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Avant d’embaucher un salarié, l’employeur doit avant tout le déclarer auprès des différents organismes de protection sociale c’est-à-dire l’Urssaf ou, pour les salariés agricoles, le MSA, sans être particulièrement conditionné par la durée ou la nature du contrat de travail.
L’Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales ou l’Urssaf est l’organisme vers lequel se dirigent les employeurs pour remplir plusieurs formalités obligatoires afin de déclarer les salariés. Il est possible, toutefois, de réduire toutes ces formalités en mettant en place la déclaration unique d’embauche ou DUE. En effet cette dernière permet de condenser sept formalités administratives imposées par la loi :
• La déclaration préalable à l’embauche ou (DPAE) pour les employeurs qui pensent à recruter un salarié.
• La déclaration de première embauche dans un établissement.
• La demande d’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale.
• La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage.
• La demande d’adhésion à un service de santé au travail.
• La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.
• La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
La mise en place d’une déclaration unique d’embauche est beaucoup moins pénible car elle réduit les formalités administratives obligatoires.
Cette déclaration doit être faite quelque soit le secteur d’activité. Elle touche l’embauche de chaque futur employé, identifié comme étant salarié par le code du travail et qui se soumet au régime général de la sécurité sociale.
Elle est également établie quelles que soient les conditions dans lesquelles le salarié embauché exerce son travail et la période pour laquelle il est engagé. De cette façon, si un employeur embauche plusieurs fois le même salarié par le biais de contrats renouvelables de courtes durées, il doit à chaque reprise mettre en place une déclaration unique d’embauche.
Il y a toutefois des exceptions, telles que :
• Le cas d’un salarié à domicile, travaillant chez un particulier.
• Le cas de salariés recrutés suite à un appel effectué auprès d’une entreprise de travail temporaire, c’est alors cette dernière qui doit mettre en place la DUE.
Dans certains cas, l’employeur peut bénéficier de procédures simplifiées qui lui permettent de mettre en place des déclarations spécifiques comme c’est le cas le cas pour les emplois occasionnels où on parle de « titre emploi entreprise » (TEE) ou de « Chèque emploi »
Il est impératif pour tout employeur de mettre en place une déclaration unique d’embauche avant d’intégrer un salarié et ce quel que soit son secteur d’activité et le type de contrat. La DUE doit être établie dans un délai de huit jours avant l’embauche, puis transmise à l’URSSAF auquel est rattachée l’entreprise qui va employer le salarié embauché.
IL EST POSSIBLE D’ÉTABLIR UNE DUE DE DIFFÉRENTES FAÇONS :
• Sur internet : à travers les sites suivants http://www.due.fr/ et http://www.net-entreprises.fr/, il s’agit d’une prestation gratuite, rapide et sécurisée. Elle fait parvenir instantanément, à l’employeur, un accusé de réception en ligne.
• Par Courrier : il faut remplir le formulaire n° 10563*05 pour les salariés et n° 10562*01 pour les salariés intérimaires qui n’est autre que la déclaration unique d’embauche. Il faut ensuite l’envoyer soit par courrier soit par télécopie au service déclaration d’embauche de l’URSSAF auquel est rattachée l’entreprise.
Si l’employeur rencontre des difficultés concernant la DUE, il peut contacter l’URSSAF.
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