Conseil en entreprise, PME & TPE : business plan, trésorerie, rentabilité, développement & gestion d’entreprise
Le classement de documents n’est pas une activité particulièrement réjouissante. Chez petite-entreprise.net, nous savons qu’en tant que patron, vous préférez vous consacrer à la production ou à la prospection. Pourtant le classement est une nécessité absolue. Avec un peu d’astuce et de méthode, vous obtiendrez un résultat tout à fait étonnant dont vous ne serez pas peu fier.
 | Faisons le point ensemble | |
Partez du principe que chaque document doit être à une place précise. Factures, devis, plans, copies de déclarations, documents administratifs, échéanciers, relevés de banque, livres et revues, et même vos matériels et consommables informatiques. Pour commencer, nous vous conseillons de hiérarchiser vos classements sur 3 niveaux différents :
Nous vous conseillons de donner un intitulé à chaque document selon leur nature. Ce ne sont ici que des suggestions que vous pourrez adapter à votre situation et à votre secteur d’activité:
Cette nomenclature peut être suivie d’une numérotation ou d’un système de datation. Par exemple, un devis datant du 03 avril 2009, pourrait être classé « dev03042009 ».
Conserver ses documents papier présente des avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grande dimensions. Cependant, n’écartez pas l’éventualité de numériser systématiquement tout ou partie de vos documents. Classer vos documents sur informatique permet une recherche facilitée par mots clés et référence. Très important : pensez à sauvegarder toutes vos données sur des supports durables et sécurisés.
Le mobilier de rangement disponible sur le marché est très varié. Vous pouvez en avoir une idée en compulsant les catalogues spécialisés sur papier ou sur internet. Le mobilier de rangement est un investissement indispensable, relativement peu coûteux et durable.
A l’intérieur de ce mobilier, placez les accessoires les plus appropriés.
Sachez profiter des couleurs disponibles pour pouvoir identifier visuellement le type de contenu sans même devoir lire l’étiquette. Vous pouvez par exemple réserver le vert pour les projets, le jaune pour la documentation technique, le bleu pour l’administratif et le rouge pour les rappels de facture…
Plutôt que de classer une fois par mois, réservez-vous une heure par semaine. Avec l’habitude, ce ne sera plus qu’une question de 20 à 30 minutes, pas davantage. Attention à ne pas céder aux tentations de report dans le genre « je ferai ça la semaine prochaine ». La tâche épreuve n’en sera que plus difficile !
Si vous avez besoin de conseil ou d’assistance dans cette tâche ou toute autre tâche administrative, n’hésitez pas à faire appel à un PRO du réseau petite-entreprise.net près de chez vous.
Accident de travail : toute la vie
Baux de location : 5 ans après le départ du logement
Certificat de travail : jusqu’à la retraite
Contrat de travail : jusqu’à la retraite
Devis : jusqu’à à l’établissement de la facture
Facture : ERF : 5 ans
Notes d’hôtel et de restaurant : 6 mois
Souches de chèque et relevés de comptes bancaires : 10 ans
Cotisations de Sécurité Sociale : 5 ans
Vous avez une méthode de rangement que vous voulez partager avec Petite-entreprise.net et tous ses internautes ? Vous avez découverts des mobiliers et des accessoires tendances et pratiques pour classer et ranger ? Alors n’hésitez pas à nous faire partager vos conseils et trouvailles !
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