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Logiciels de gestion et comptabilité : Pourquoi investir ?

Publié le 7 avril 2015

Logiciel de gestion et de comptéabilitéLe monde de l’entreprise est assez complexe et dynamique, et ce, même si votre structure est relativement petite ! Vous ne pouvez nier que les tâches d’administration ou de gestion sont très contraignantes si vous désirez vous concentrer sur votre exploitation.

Sans oublier, qu’entre la saisie des chiffres et des données, la perte éventuelle de documents… l’administration devient vite un fardeau lourd à porter.
 
Il faut savoir qu’il est tout à fait possible d’externaliser ce genre de tâches pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous pouvez également investir dans un logiciel de gestion et comptabilité. Quelles sont leurs utilités ? Quel type de logiciel est le mieux adapté à votre activité ? Nous vous proposons de faire le point…
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Les logiciels de gestion et comptabilité : pour quoi faire ?  

Aujourd’hui, Il est nécessaire pour une entreprise, quelle que soit sa taille, d’avoir un logiciel de gestion ou de comptabilité. En effet, ces derniers vous permettent d’être certains des chiffres que vous avez et ces données vous permettent de planifier et d’envisager certaines stratégies pour votre entreprise.

Le logiciel fonctionne comme un système d’information et permet donc un gain considérable, et par la suite, de vraies économies pour l’entreprise.

Plusieurs logiciels de gestion et de comptabilité sont disponibles sur le marché. Ils répondent à des besoins différents :

  • La gestion commerciale : stock, vente,… :

  • La gestion de la trésorerie avec recouvrement des échéances ;

  • La facturation ;

  • Les ressources humaines, la paie… ;

  • La gestion comptable : préparation du bilan, compte de résultats, …

  • etc

Les Logiciels de comptabilité 

Un logiciel de comptabilité, comme son nom l’indique, vous permettra d’automatiser toutes les tâches comptables afin d’avoir toutes les données importantes, centralisées et accessibles à tous les acteurs du système. Cela permet d’éviter les erreurs, sans oublier que ces logiciels vous permettent une tenue de comptabilité conforme aux exigences des normes comptables.

Avant de décider d’investir dans un logiciel, il faut bien étudier votre besoin, notamment si vous n’avez pas un comptable en interne, car pour les utiliser, vous devez avoir quelques notions de base en comptabilité.

Mais il faut dire, qu’adopter un logiciel de comptabilité vous permettra d’avoir toutes vos déclarations obligatoires prêtes et d’éviter ainsi toutes pénalités de retard. Toutefois, le système comptable étant évolutif, vérifiez bien auprès du revendeur que des mises à jours sont prévues (et qu’elles ne soient pas payantes).

Les Logiciels de facturation 

Un logiciel de facturation permet d’enregistrer toutes les opérations financières, achat, vente… mais aussi un suivi du stock pour établir bon de commande, facture et état ou suivi des transactions.

Avec ce type de logiciel on peut centraliser toutes les informations en rapport avec l’activité commerciale. Toutefois, veillez au moment de l’achat à bien identifier votre besoin, inutile d’investir dans un logiciel qui vous offre des fonctions que vous n’utiliserez pas.

Pour être satisfait de votre logiciel, commencez par vérifier le paramétrage des dossiers des clients. Tous les logiciels de facturation contiennent ce type de dossiers. Mais, tous, n’offrent pas les mêmes fonctions.

Quel type de renseignements avez-vous besoin d’enregistrer au sujet de vos clients ? Car n’oubliez pas, que c’est à partir de ces données que vous allez renseigner minutieusement, que vous pourrez par la suite, établir des suivis et des rapports.

Le logiciel de facturation est une solution adaptée pour les entreprises dont le service achat et vente est important. Si vous êtes une petite entreprise de conseil, la décision d’investir ne se pose même pas. Par contre, si vous trouvez que la saisie des informations relatives à vos fournisseurs et clients vous prend trop de temps, c’est clair, cette solution est faite pour vous.

Logiciel de gestion commerciale 

Le logiciel de gestion commerciale est destiné aux entreprises dont l’activité se concentre sur la vente. Quand on est une PME, il nous arrive souvent de perdre du temps mais aussi de la productivité en se concentrant sur des tâches administratives.

Pourtant, on ne peut nier l’importance d’avoir un état de stock tenu à jour; une rupture de stock peut vous faire rater le jackpot durant des périodes d’activité importante.

C’est pour cette raison que certains dirigeants de TPE ont malgré tout décidé d’investir dans un logiciel de gestion commerciale.

Avec ce type de logiciel, vous pourrez automatiser les ventes, éditer les bons de commande, avoir un historique client… et toutes les informations nécessaires pour établir des rapports pertinents.

Logiciel de paie 

Un logiciel de paie permet d’automatiser la gestion de la paie jusqu’à l’établissement du bulletin de paie. C’est une solution informatique destinée aux entreprises de plus de 20 salariés, en général, afin de standardiser cette gestion parfois contraignante.

Un logiciel de paie est une solution intéressante car il permet d’avoir une visibilité importante sur la masse salariale. Sans oublier qu’il permet d’établir tous les documents officiels destinés à l’administration fiscale.

Toutefois, il ne faudra pas oublier de vérifier que le pack de votre logiciel comprend bien des mises à jour, car la législation fiscale évolue et tout manquement de votre part pourrait entraîner des sanctions souvent assez lourdes.

Le logiciel de recouvrement de créances

Si vous commencez à être fatigué de relancer vos clients pour qu’ils vous payent, de vérifier tous les matins les différentes échéances de vos créances… un conseil : investissez dans un logiciel de gestion de recouvrement.

Cette solution va vous permettre de classer de façon automatique vos créances, par dates, clients… de créer des alertes pour vous mettre au courant de tout manquement. Ainsi cela vous évite de mauvaises surprises et vous permet de juger de la solvabilité de chaque client.

C’est une solution intéressante si votre gestion de recouvrement des créances est un peu débordée et que vous n’arrivez plus à suivre. Par contre pour une ou deux créances par mois, il est inutile de sortir les gros moyens.

Il existe d’autres types de logiciels de gestion sur le marché et il serait difficile d’en faire une liste exhaustive car il est tout à fait possible de faire évoluer un produit standard pour un besoin spécifique. Le mieux est, en interne, d’identifier votre besoin réel puis d’estimer le coût de ce type de déploiement. 

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