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L’organisation dans une TPE : quels bénéfices ?

Publié le 29 novembre 2019

Toutes les TPE devraient être munies d’une organisation papier et informatique et équipées d’une note d’organisation; j’ai en souvenir le temps nécessaire pour sortir les documents comptables : jusqu’à une demi-journée ! Un temps durant lequel le patron n’était pas disponible pour le développement de sa société !

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Franchir la porte d’une société permet instantanément de se rendre compte que l’organisation, à la fois papier, et informatique, est … fondamentale, et que, dans la grande majorité, le patron n’a jamais établi une note d’organisation.

Le constat : Perte de temps et stress du dirigeant

Après avoir passé quelque temps avec le patron, j’en viens à lui demander quelques pièces administratives ; j’ai toujours la même réponse : « oui, j’ai tout ce que vous me demandez ; mais, je ne sais plus où j’ai pu les mettre », et il me montre quelques méga piles de feuilles superposées, dont il n’a plus idée de la façon dont il les a constituées.
Généralement, le Patron me les envoie sous quelques jours ; ouf !

Lorsque je retourne voir ce même patron, je le fais réfléchir sur le temps nécessaire pour sortir ces informations, et conclure sur le fait qu’il n’a pas été disponible pour le développement de son entreprise ; j’associe à cette démarche le fait qu’il est nécessaire qu’il rédige une note d’organisation.

Être organisé améliore son temps « vendable » au quotidien

Une bonne organisation a un objectif simple : faire gagner du temps au dirigeant. Dans toutes les TPE que je rencontre, je mets en place une organisation papier et informatique grâce à laquelle le patron peut localiser facilement tous ses documents, les scanner, les enregistrer sous format informatique, et les retrouver en un instant, puis les imprimer si nécessaire.

En parallèle, je lui propose de rédiger une note d’organisation que nous travaillons ensemble ; c’est l’unique façon de le faire réfléchir à son organisation.

De la rigueur naît l’amélioration des performances de l’entreprise

Sans en dire trop, cette organisation couvre 16 têtes de chapitres, décomposés eux-mêmes en une dizaine de sous chapitres, sous-décomposés par deux à cinq parties, sous-décomposés eux-mêmes par année éventuellement, etc …

Voici le début de l’organisation que j’utilise régulièrement :

  • Des têtes de chapitres : contractuel, comptabilité, devis, …
  • Des sous-chapitres : expert-comptable, DUERP, note d’organisation, 
  • Etc.

Avec une bonne organisation, le patron est plus serein

L’organisation informatique se retrouve dans l’organisation papier pour les documents à conserver ; le même principe d’intercalaires est mis en place dans les deux cas. Le patron sait immédiatement là où aller. Les classeurs constitués permettent de recevoir les contrôleurs éventuels (IT, URSSAF, impôts, …) en toute sérénité.

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