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Quels sont les documents qu’une entreprise doit obligatoirement posséder ?

Publié le 23 décembre 2022

Pour satisfaire les exigences légales, chaque société se doit de présenter certains documents qui attestent de son existence. Dans le cas des professionnels se livrant à une activité commerciale, la preuve de l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est l’extrait K ou Kbis.

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L’extrait K et l’extrait Kbis

Pour un dirigeant, le fait d’immatriculer son entreprise permet de recevoir un document attestant de sa nouvelle identité juridique. L’extrait Kbis est une preuve d’existence légale obligatoire pour les personnes morales, alors que l’extrait K est destiné quant à lui aux personnes physiques. Ces documents se révèlent d’une importance capitale puisqu’une entreprise devra les fournir dans de nombreux cas de figure. Les trois situations les plus courantes dans lesquelles l’extrait K ou Kbis sera demandé sont la candidature à un appel d’offres public, l’ouverture d’un compte en banque d’entreprise et l’achat de matériel professionnel.

Sur le plan légal, une société ayant une activité commerciale se doit d’être inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés. L’extrait Kbis constitue alors le document officiel qui sert à attester de cette inscription. Son caractère obligatoire pour les entreprises est évoqué dans les articles 123-152 du Code du commerce. Dans le cas où une société ne relèverait pas du Registre du Commerce et des Sociétés, l’extrait Kbis n’aura pas besoin d’être fourni. En revanche, d’autres documents obligatoires seront nécessaires.

Pour les différents types de sociétés commerciales (SARL, SAS, SASU, EURL), l’extrait Kbis est l’un des documents les plus importants. Il est indispensable de faire des demandes d’extrait Kbis régulièrement, une version récente (de moins de trois mois) étant requise en général dans les diverses démarches pour lesquelles une société devra justifier de son existence. Dans le cas des micro-entreprises, c’est un extrait K qui sera délivré à la création de celles-ci. Ce document peut être demandé aux micro-entrepreneurs, mais il est plus fréquent pour eux de fournir leur numéro Siren.

Les documents obligatoires pour les sociétés non commerciales

S’il est essentiel pour les sociétés commerciales d’avoir un extrait Kbis pour témoigner de leur identité juridique, la situation des entreprises non commerciales est tout autre. Les professionnels qui ne sont pas affiliés au RCS ont cependant eux aussi l’obligation de prouver qu’ils sont légalement enregistrés. Dans ce but, des documents obligatoires équivalents aux extraits Kbis peuvent être délivrés en fonction des catégories d’entreprises non commerciales. Pour les artisans, il s’agit de l’extrait D1, et du numéro Siren pour les professions libérales.

Les artisans sont en effet affiliés au Répertoire des Métiers appartenant à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat. Il faudra passer par cet organisme pour obtenir l’extrait D1 après avoir inscrit sa nouvelle activité artisanale. Réunissant moins d’informations que l’extrait Kbis, ce document possède une valeur juridique similaire. Les personnes exerçant une profession libérale devront quant à elles se munir de leur avis de situation Sirene en passant par le site de l’INSEE. Ce document a l’avantage d’être délivré gratuitement.

Les risques en cas d’absence de ces documents

Ces documents possèdent un caractère obligatoire en France. Une gamme de sanctions est prévue dès lors qu’une société n’est pas en mesure de fournir une preuve de son existence juridique. Une entreprise sans extrait Kbis n’est pas immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés. Aux yeux de la loi, elle se rend donc coupable du délit de travail dissimulé. Un dirigeant d’entreprise risque une sanction pénale maximum de trois années d’emprisonnement pour un tel délit. Dans le cas d’un micro-entrepreneur, cette peine peut être assortie d’une amende de 45 000 euros, pouvant atteindre 225 000 euros pour une personne morale.

Un extrait K ou Kbis est valable à vie. Pour autant, il est courant que l’on demande aux entreprises des documents datant de moins de trois mois, permettant d’être à jour quant aux derniers évènements ayant marqué la vie de la société. Pour répondre à un appel d’offres public ou à un partenariat, un extrait Kbis de plus de trois mois ne sera généralement pas accepté.

 

En fonction de leur activité, les professionnels ont besoin de différents documents démontrant l’existence juridique de leur société. Les extraits K, Kbis et D1, tout comme le numéro Siren, vont devoir être fournis tout au long de la vie de l’entreprise, pour des démarches administratives notamment. Le fait de pouvoir disposer à tout moment de ces documents à jour est un atout certain pour les dirigeants d’entreprise.

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