Définition de l’externalisation

Généralités sur l’externalisation

Pour pouvoir déléguer certaines de ses activités en toute confiance, l’entreprise qui externalise a besoin de cultiver un lien fort avec le prestataire choisi pour la qualité de ses services. L’entreprise garde en effet un œil sur le pilotage des missions, qui sont le plus souvent inscrites sur le long terme.

Les activités concernées par l’externalisation sont aussi diverses que l’informatique (externalisation du service), les ressources humaines (paie), la finance (comptabilité, facturation) ou le marketing et la communication (externalisation commerciale).

De la même manière, l’externalisation dépend également de la zone géographique concernée. On peut donc distinguer l’externalisation onshore (au sein du même pays) et l’externalisation offshore (destinée à un autre pays).

Le choix du recours à une société de services spécialisés concerne généralement des activités considérées comme non stratégiques et qui sont traitées à moindre coût chez les sous-traitants et surtout avec une meilleure flexibilité. L’entreprise peut de la sorte se centrer sur ses compétences de base et son propre corps de métier.

Comment externaliser efficacement ? 

Avant d’opter pour l’externalisation, l’entreprise doit établir une feuille de route afin de définir les objectifs, les conditions et les moyens de contrôle de cette démarche. Ainsi il est nécessaire de :

• Stipuler précisément sa part de compétence de celle du prestataire choisi pour déterminer les responsabilités de chacun. Il est possible de s’inspirer des contrats types des prestataires.

• Bien choisir vos prestataires en instaurant une vraie relation de confiance pérenne. Outre le coût, le prestataire sélectionné doit présenter d’autres avantages tels qu’une proximité géographique et un haut niveau technique.

• Piloter conjointement les missions en mettant en place des comités de représentants de l’entreprise et du prestataire, car il est important de ne pas renoncer au contrôle sur la qualité. 

• Ne jamais omettre de mettre en place un tableau de bord reposant sur des indicateurs efficaces et rigoureux, pour mener à bien vos missions, même externalisées.  La démarche qualité doit de préférence y figurer.

L’externalisation repose de plus en plus sur les nouvelles technologies qui facilitent tellement la gestion au quotidien. Intranet, centre de relation client multicanal et plateforme d’archivage sont autant d’initiateurs d’une démarche d’externalisation.