Jongler avec les plannings pour gérer son entreprise

Un planning d’équipe d’entreprise, à quoi ça sert ?

Etablir un planning, c’est créer un chemin entre un point A et un point B. Qu’il s’agisse d’un projet, d’un objectif de production ou d’une prévision financière, le principe reste globalement le même, puisqu’il vous faudra :

• Fixer un objectif;
• Evaluer le temps nécessaire à la réalisation de cet objectif;
• Mettre au point la stratégie qui vous permettra de mettre les deux premiers points en adéquation.

Puisqu’un planning définit dans une période donnée la réalisation d’un ou plusieurs objectifs, l’idée de temps est toujours omniprésente, bien sûr, mais l’aspect temporel n’est pas le seul qui doit être pris en compte. Que vous souhaitiez définir un plan marketing ou simplement organiser l’emploi du temps de vos équipes, vous devez maîtriser certains éléments, parmi lesquels :

• Les contraintes et les difficultés qui peuvent remettre en cause la réalisation d’un objectif ;
• Les réalités budgétaires de votre entreprise ;
• Les différentes tâches à accomplir qui, combinées, forment la concrétisation de l’ensemble de votre projet.

D’autres points peuvent entrer en considération, en fonction du type d’objectif que vous souhaitez atteindre, et donc du type de planning à établir.

Des plannings pour piloter le présent et l’avenir

Une entreprise qui souhaite maîtriser son évolution aussi bien que son fonctionnement au jour le jour se verra tôt ou tard (et plutôt tôt que tard) confrontée à l’obligation d’organiser des plannings d’équipe ou l’organisation de planning de travail. Ceux-ci peuvent donc être de plusieurs sortes, nous vous les présentons ici classés du plus court terme au plus long terme :

• Les plannings « au jour le jour » : il peut s’agit par exemple du planning de présence de vos employés. Si celui-ci peut (et doit) être établi à l’avance, il est soumis aux impondérables de la vie humaine : retards, maladies, absences, heures supplémentaires ou rattrapages, ce type d’emploi du temps peut devenir un vrai casse-tête si vous ne suivez pas dès le départ un planning à la fois cohérent, lisible et adaptable.
• Les plannings de projets ou de production : Pour respecter un délai imposé par un client, il vous faudra mettre en œuvre des stratégies qui permettront à votre outil de production de s’adapter aux contraintes imposées (contrainte de temps, de budget, humaines, etc.). Chaque membre de l’équipe concerné par cet objectif se voit attribuer une tâche précise, en lien avec l’organigramme établi en amont. Dites-vous bien que plus vos collaborateurs auront une vision précise de l’objectif à atteindre, mieux ils réaliseront l’ensemble des tâches fixées.
• Les plans d’affaire ou plans d’entreprise : ici, il s’agit de mettre au point les objectifs globaux de votre entreprise, en termes de résultats financiers, de notoriété, de rythme de production. Ce type de planning vous permet donc de dessiner votre vision de l’entreprise d’ici un an, trois ans, cinq ans ou plus, et d’imaginer les différentes étapes à réaliser pour concrétiser cette vision. Ce planning plus vaste peut alors vous donner les jalons nécessaires à l’évolution de votre entreprise : accroissement du nombre de salariés, amélioration de l’outil de production, entrée de nouveaux clients dans votre portefeuille… Autant d’actions qui nécessiteront une réflexion préalable et la mise au point de stratégies.

De nombreux outils informatiques et méthodologiques peuvent vous aider à venir à bout de vos plannings : renseignez-vous sur les logiciels qui peuvent vous aider à vous organiser (Planisware, Primavera…), et n’hésitez pas à faire un tour du côté des outils en ligne (tels que le site Tom’s Planner) pour mettre au point un véritable travail de collaboration pour vos équipes.

Et pour les plannings du quotidien, il existe de nombreux types de tableaux (magnétiques, perforés, à gouttières) qui, s’ils ne sont plus à la pointe de la tendance, vous permettent au moins de repérer d’un seul coup d’œil où vous en êtes, et ce qui vous sépare encore du but final.

Pour aller plus loin :

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