Comment organiser des réunions réussies ?

Pour réussir une réunion, il s’agit beaucoup plus d’une question d’organisation et de préparation que de nécessité ou de besoin. Soumise à la libre appréciation du manager, la pertinence d’une réunion est, parfois, contestable mais cela ne l’empêche pas d’être réussie, si elle est bien préparée.

 
En fait, la relation entre l’organisation et l’efficacité est une relation de cause à effet : une réunion bien organisée est une réunion qui donne des résultats efficaces et utiles pour l’ensemble des collaborateurs.
 
Dans cette optique, les spécialistes du management préconisent de suivre un plan d’action constitué de plusieurs étapes qui permettent de réaliser l’objectif fixé :
 
Apprécier la pertinence de la réunion : le critère principal de la réussite d’une réunion est, assurément, d’en évaluer l’utilité. Globalement, la réunion doit répondre à un besoin collectif qui inclut tous les participants. Pouvant couvrir plusieurs objectifs, une réunion ne doit être planifiée que si elle est jugée nécessaire. Même lorsqu’elle vise à informer les collaborateurs d’un changement ou à modifier l’organisation d’un service, la réunion ne doit être prévue que si le dirigeant estime que ces nouvelles dispositions risquent de provoquer des réactions chez les salariés et qu’il désire leur donner l’occasion de formuler leurs remarques ou leurs objections et d’y répondre, sans délais et sans intermédiaires.
 
Consacrer du temps à préparer sa réunion est essentiel pour le manager qui souhaite assurer le suivi auprès de son équipe, tout en maintenant un contact direct avec ses collaborateurs :
 
Fixer la durée de la réunion et la respecter : les réunions qui n’en finissent plus sont cauchemardesques aussi bien pour les assistants qui ne voient plus le bout du tunnel, que pour le manager pris dans une spirale infernale de discussions sans fin. Voilà pourquoi il est primordial de déterminer à l’avance la durée de la réunion et de respecter ce délai, quoi qu’il en coûte. En effet, le dirigeant doit savoir limiter les débordements et s’en tenir à l’ordre du jour. Si d’autres questions pertinentes sont soulevées au cours de cette réunion, il doit les reporter à un rendez-vous ultérieur auquel toutes les parties concernées seront convoquées.
En plus d’assurer son efficacité, cette méthode rend la perspective d’une nouvelle réunion nettement moins rebutante pour les participants qui ne la considéreront plus comme une corvée, voire une perte de temps préjudiciable à leur rendement, mais plutôt comme un outil de travail qui entretient la communication entre le dirigeant et ses collaborateurs dont l’avis compte pour assurer la bonne marche du travail au sein de l’entreprise.
 
Après avoir jugé de sa pertinence et préparé l’ordre du jour duquel on ne doit pas dévier, le dirigeant continue la préparation de la réunion en veillant à respecter les critères suivants :
 
Bien déterminer le nombre des assistants : le manager doit convoquer les membres de son équipe qui sont directement concernés par l’objet de la réunion organisée. Plus le sujet est pointu, plus le nombre de participants doit être limité au strict nécessaire. Cela leur laisse l’occasion de discuter plus longuement d’un sujet qui touche directement leur service ou leurs fonctions, sans interruptions de la part de collègues qui ne comprennent pas forcément l’utilité d’une telle réunion ou l’importance du thème abordé.
 
Assurer le rôle d’animateur : le dirigeant doit animer la réunion en récapitulant les points abordés et en les reliant avec l’ordre du jour afin d’orienter la discussion vers les objectifs visés. Dans le même ordre d’idée, il doit souligner les lacunes qui n’ont pas été traitées et inciter les participants à émettre des suggestions ou à proposer des solutions pour y remédier. Limiter le temps de paroles de certaines personnes beaucoup plus prolixes que d’autres, fait également partie du rôle du manager qui doit veiller à accorder la parole à tous les participants, réduits à leur nombre minimal.
 
D’autres éléments, non moins importants, doivent être pris en considération pour assurer la réussite d’une réunion de travail ou d’information :
 
Adapter le discours à l’objectif de la réunion : chargé d’animer la réunion tout en en assumant la direction, le manager doit savoir adapter le style de son discours au but de chaque réunion. Pour une réunion à but informatif, le dirigeant adoptera un discours directif, visant à faire parvenir l’information aux membres de l’équipe. En revanche, une réunion qui vise à résoudre un problème donné ou qui tend à glaner des informations de la part des collaborateurs présents, revêt un style participatif par lequel le manager cherche à faire remonter l’information, en impliquant ses collaborateurs.
 
Savoir gérer les personnalités difficiles : au sein d’un groupe, on trouvera toujours quelqu’un qui ne se tient à l’écart, qui observe en silence sans intervenir dans la discussion. Si pareille situation est anodine dans le cadre de relations amicales, elle est pleine de sens dans le cadre d’une réunion de travail. En effet, le collaborateur qui manifeste des signes d’impatience ou d’ennui ne doit pas être ignoré. Au contraire, l’importance de détecter ces signes de désintérêt est capitale car chaque participant doit apporter une plus-value à la réunion, que ce soit par les remarques qu’il émet ou par ses suggestions.
 
Gérer les collaborateurs récalcitrants est une mission doublement difficile pour le manager qui dirige la réunion car il doit déceler la cause du problème et y remédier sur le champ. En effet, une fois détecté, le collaborateur récalcitrant doit être amené à exprimer son opinion sur l’objet de la réunion et à expliquer la raison de son attitude :
 
Si l’ennui qu’il éprouve provient d’un sentiment de mise à l’écart et de non implication à la discussion, le manager doit y remédier tout de suite en invitant le participant délaissé à prendre la parole et en le sollicitant régulièrement, au cours de la réunion.
 
Si le malaise du participant est dû à un problème qu’il soulève tout le temps et qui n’a aucun rapport avec l’objet de la réunion, le dirigeant doit amener le collaborateur qui se désintéresse de la discussion à y prendre part car si sa présence a été jugée nécessaire à cette réunion, c’est parce que sa participation y est utile.
En cas de conflit direct avec la personne concernée, le dirigeant doit proposer de régler le problème hors du cadre de la réunion. Le tout étant de ne pas transformer une réunion de travail ou d’information en un terrain de guerre ou de règlement de comptes entre collègues.
 
Un dernier élément – et non des moindres – doit être pris en considération par le manager, lors de la préparation de sa réunion, et estimé à sa juste valeur, à savoir :
 
Bien gérer les différentes hiérarchies : il peut arriver qu’une réunion regroupe des collaborateurs ayant des niveaux hiérarchiques différents (des chefs de services et des subalternes) ou même, que le manager qui anime la réunion ne soit pas le plus gradé. Dans ce cas, celui-ci doit savoir mettre en valeur ses supérieurs, tout en ménageant les collaborateurs de grade inférieur pour qu’ils ne se sentent pas « écrasés » par la présence de la direction.
 
L'organisation d’une telle réunion nécessite une préparation minutieuse et particulière dans la mesure où elle tient compte de la pertinence de la contribution possible de chaque participant (justifiant ainsi sa présence), des conflits éventuels - de pouvoirs ou d’intérêts - entre les différents participants et de l’impact psychologique d’une pareille réunion sur chacun d’entre eux.
En tout état de cause, le manager qui soupçonne un problème potentiel avec l’un des participants, doit lui en parler à l’avance, afin d’éviter les conflits et les débordements pendant la réunion.

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