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Diagnostiquer les dysfonctionnements au sein de mon entreprise artisanale

Publié le 7 avril 2015
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Répondre à mes  clients, établir les devis, visiter mes chantiers, prospecter, recevoir mes fournisseurs, relancer mes devis, faire mes factures, relancer mes impayés, répondre à mon banquier, préparer la paye de mes ouvriers…….

Vous vous êtes tous posé la question à un certain moment :

Comment caser toutes ces tâches qui doivent être faites au quotidien dans mon entreprise ?

Certains y ont réussis, bon an mal an, mais quand ils ont fini leur journée, ils ont l’impression d’en avoir fait trois d’un coup.

D’autres, au contraire, sont totalement débordés, et l’ensemble de leur activité en pâtit :

  • C’est des retards dans les chantiers,
  • c’est la perte de clients mécontents,
  • c’est des erreurs dans la comptabilité
  • Mais, et c’est encore plus grave, c’est aussi la mauvaise rentabilité de votre entreprise que vous ne constatez souvent qu’avec votre bilan soit malheureusement trop tard le plus souvent.

En général, passionné par votre boulot, les très fortes pressions de tous les jours et un agenda trop rempli vous font oublier que votre entreprise n’est qu’un élément de votre vie et non votre vie tout entière.

Dans ce cas, c’est toute l’organisation qui doit être revue : la votre, celle de vos équipes, et celle de votre entreprise.

En effet, mieux organisé, vous pourriez consacrer plus de temps à vous former, visiter des salons, prospecter et ou passer du temps avec les vôtres.

Il vous que vous sachiez que cela ne peut s’improviser et que mettre de nouvelles règles d’organisation en place demande méthode et rigueur.

Avant de bouleverser l’organisation de votre entreprise pour devenir plus efficace, il vous faudra passer au crible l’état actuel de votre organisation : en bref :

Qui fait quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Et pourquoi ?

Commencez d’abord par faire un état des lieux des tâches :

Et commencez par vous, vous avez une position particulière, même si vous avez un ou deux salariés, votre fonction de patron est à part, et les tâches de patron doivent être définies séparément.

Faites une liste de tout ce que vous faites et ensuite posez-vous la question : puis-je déléguer ou non cette tâche et à qui?

Exemples :

  • Est-ce à moi de faire les courses pour ravitailler les ruptures de matériaux sur les chantiers ?
  • Est-ce à moi d’aller déposer les chèques à la banque ?
  • Est-ce à moi d’aller à la poste ?

Soyez objectif dans vos réponses, car vous trouverez toujours une bonne excuse pour dire oui…

Impliquez le reste de l’équipe, faites une réunion pour expliquer ce que vous êtes en train de faire et dans quel but.

Vos salariés n’interpréteront pas cela comme une volonté d’accroître leur charge de travail, et chacun pourra émettre son avis et apporter des idées.

Souvenez-vous : vos nouvelles dispositions doivent conforter trois notions primordiales pour votre affaire :

  • La satisfaction de vos clients
  • Le confort de vos salariés
  • La sécurité et la pérennité de votre entreprise.

Après l’état des lieux des tâches il vous faut faire l’analyse du temps :

  • Savez vous gérer vos priorités ?
  • Savez vous distinguer l’essentiel du superflu ?
  • Savez vous distinguer l’important de l’urgent ?
  • Savez vous distinguer l’indispensable de l’utile ?

 

Il est essentiel de pouvoir faire la différence entre ces notions pour hiérarchiser vos priorités.

Exemple :

  • Prendre du temps pour réaliser et analyser un devis est indispensable.
  • Si un salarié vient vous déranger pour une question technique, c’est utile.
  • En revanche, quitter une réunion de chantier pour appeler un copain pour un motif indépendant du boulot c’est inutile car pas urgent.

Il faut savoir distinguer :

  • Le temps programmé : tout ce qui est obligatoire :
  • Le temps planifié : visite client, réunion de chantier, relance des devis
  • L’imprévu : appel d’un client, accident du travail, problème de livraison de matériaux

Un patron performant doit s’organiser pour avoir :

  • 25% de temps programmé
  • 50% de temps planifié
  • 25% de temps imprévu

D’après vous quelle a été votre répartition la semaine dernière ?

Beaucoup d’imprévus n’est-ce pas ?

On peut les appeler les « voleurs de temps ».

Maintenant il faut les détecter :

  • Mauvaise gestion des trajets
  • Mauvais classement
  • Manque de coordinations avec les salariés
  • Manque de préparation d’une réunion de chantier
  • Mauvaise transmission des informations
  • Transmissions d’informations erronées
  • Mauvaise coordination des différents corps de métier
  • Panne d’outil mal entretenu
  • Absence des outils adéquats sur un chantier
  • Rupture de stock de matériaux prévisible
  • Erreur de commande dans les dimensions des matériaux livrés
  • Malfaçon due à un manque de formation du salarié
  • Livraison en retard
  • Panne de véhicule
  • Absence de source d’énergie pour faire fonctionner les outils ( courant électrique, essence pour groupe électrogène, pour la grue)

Eh! oui vous travaillez essentiellement à flux tendu, ce qui laisse que très peu de marge de manœuvre et peu de place à l’imprévu.

Des conseils succincts :

  • Planifier,
  • Anticiper
  • Déplacer des chantiers
  • Se réserver des plages horaires

La tâche peut vous sembler insurmontable lorsqu’on est constamment débordé de travail.

Mais de votre capacité d’organisation de votre entreprise dépend largement l’image que vous donnerez de celle-ci à vos clients et vos fournisseurs. Pour eux, une organisation efficace est bien souvent perçu comme un gage de qualité.

Souvenez-vous : vos nouvelles dispositions doivent conforter trois notions primordiales pour votre affaire :

  • La satisfaction de vos clients
  • Le confort de vos salariés
  • La sécurité et la pérennité de votre entreprise.
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