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Une fiche de paie, est un document remis obligatoirement au salarié par son employeur au moment des versements de salaires. Il est délivré mensuellement, ou selon les intervalles des paiements. La remise se fait en main propre, par voie postale ou, si les conditions assurent l’intégrité des données, par voie électronique.
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Document régi par le code du travail, la fiche de paie n’est tenue par aucune contrainte de forme. Elle doit permettre d’indiquer explicitement qui attribue la rémunération en question, à qui elle est due, dans quels délais et comment son montant a été calculé (en définissant tous les montants qui y figurent).
La fiche de paie doit donc comporter les détails de toutes ces informations. Cependant, l’employeur peut en simplifier certaines, notamment celles qui se rapportent aux prélèvements sociaux et fiscaux, en les regroupant en un certain nombre de catégories.
Les cotisations patronales et salariales peuvent également ne pas être spécifiées dans chaque fiche de paie. Un document doit cependant être remis une fois par an, dans lequel figure un récapitulatif de ces cotisations.
Une mention concernant la conservation des fiches de paie sans limitation par l’employé doit également être indiquée. Celle-ci permettra de faire valoir ses droits en cas de besoin. L’employeur, quant à lui, doit en conserver une copie pour une durée de cinq ans.
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