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Business case : principe et utilité

Publié le 7 avril 2015

Le business case est un terme issu du jargon professionnel anglais pour désigner l’ensemble des arguments visant à justifier un projet, une action ou une décision. Cet outil de gestion de projet intervient donc en amont de toute prise de décision d’investissement technologique. Quels sont donc les acteurs concernés et quelles sont les conditions optimales pour cette étape incontournable dans tout projet ?

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Sur quoi repose le business case 

Cet outil incontournable d’aide à la décision permet ainsi de décider du lancement ou non d’un projet système d’information. Il offre aussi la possibilité d’évaluer l’impact des investissements sur l’activité d’où une évaluation et une validation économique. Quelle que soit la nature de votre projet, le business case s’avère indispensable pour estimer si l’approche processus a un sens. Un diagnostic des processus permet de déterminer les coûts et d’identifier les gains possibles. Les trois dimensions majeures de tout business case sont donc les coûts, les gains et les délais. Sachez cependant qu’il peut y avoir des bénéfices non chiffrables mais hautement profitables et donc stratégiques pour l’entreprise. C’est par exemple le cas d’une satisfaction clients optimale, d’une motivation des salariés au beau fixe ou d’une traçabilité bien maîtrisée. Les coûts, quant à eux, sont loin de se limiter aux seuls investissements technologiques. Si vous avez affaire à un gros projet, le business case doit focaliser sur l’analyse des risques en plus des coûts/bénéfices classiques. En cas de couac au niveau d’un projet, le business case doit mettre le doigt sur les raisons exactes du problème suite à une analyse poussée et détaillée de la situation. Il est ensuite possible de proposer différents scénarii pour une alternative de changement. Dans certains cas, il sera même exigé de déterminer les bénéfices à long terme en fonction des coûts inhérents à la transformation.

Outils et moyen pour réaliser un business case 

Pour l’évaluation des coûts et des bénéfices, le classique tableau excel fait largement l’affaire. Le plus important n’étant pas tant le support que les données à y inclure. Attention donc aux répercussions d’une sous-évaluation des coûts qui peut générer de véritables problèmes. Hormis les outils, une équipe ad hoc est requise pour la réalisation d’un business case. Divers profils sont requis pour cela. Il faut compter sur des architectes métier (qui sont capables d’éplucher les composantes de chaque métier) et des financiers entre autres.
Pour que la mayonnaise prenne, il faut que le business case soit approuvé et validé par le client. Toutes les personnes impliquées ou concernées par le management doivent donc y adhérer. 

En somme, pour qu’une démarche business case soit réussie, il faudrait qu’elle ne néglige aucun des 4 axes principaux de la performance. Client, finance, processus, organisation/personnel sont donc les paramètres clés de cet outil de gestion de projet.

Et vous, avez-vous eu recours à un business case et cela a-t-il été perspicace pour votre entreprise ?

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