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Réussir l’accueil et l’intégration de ses nouveaux collaborateurs

Publié le 7 avril 2015

Être « le petit nouveau » qui débarque dans les bureaux n’est pas toujours agréable comme sensation. Arriver dans une entreprise, c’est aussi se préparer à partager le quotidien de ceux qui y travaillent. Il est donc important de mettre en place un processus d’accueil pour les salariés qui intègrent vos équipes à titre provisoire ou plus durable. Les accueillir, est non seulement une manière de ne pas les faire se sentir isolés mais également une preuve de votre professionnalisme. Comment donc s’organiser pour que vos collaborateurs perçoivent dès le départ, la politique de votre entreprise et le meilleur des valeurs que vous véhiculez ?

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Bien accueillir ses salariés, ça s’organise 

Que ce soit un stagiaire ou un collaborateur, le mot d’ordre doit être le même. Accueillir les gens comme il se doit. Ça n’est pas parce que les employés ne sont pas appelés à rester longtemps dans votre société que vous ne devez pas les accueillir convenablement.

Intégrer un salarié ou un collaborateur doit donc se faire suivant un processus établi et murement réfléchi. Il en va également de l’image de marque de votre entreprise. Elle ne saurait aspirer à une image d’ouverture si elle ne sait même pas intégrer ses propres salariés.  Sans compter qu’une intégration ratée, peut négativement influencer les équipes en place, le nouvel arrivé et le dirigeant lui-même. Que vous soyez une entreprise de grande envergure ou une petite structure, il est important de prendre conscience qu’il est avantageux de réussir cette étape. En effet, mieux un salarié est accueilli, plus vite il prendra ses repères et plus rapidement il sera opérationnel.

Les 5 étapes clés pour l’intégration des nouveaux salariés  

Un nouveau venu au sein d’une entreprise implique une certaine organisation au sein de cette  dernière. Il faut en effet veiller à :

  • Informer : il est crucial que toutes les équipes de la société soient informées de l’arrivée du nouvel arrivant, quelque soit la nature de son poste. Débarquer dans un endroit où tout le monde ignore qui vous êtes ou ce que vous êtes censé faire n’est pas très professionnel comme attitude.

  • Mettre en place des outils d’accueil : certaines entreprises optent pour ce que l’on appelle « le livret d’accueil ». Ce court document doit consigner les règles de fonctionnement de l’entreprise et tout ce qui régit son quotidien (parking, consignes de sécurité,  réunions,  lieux de rencontre et de convivialité…). En plus de l’accompagner le premier jour, ce livret permettra à la nouvelle recrue de prendre ses repères tout seul.

  • Désigner une personne pour faire la visite des lieux et fournir les explications de rigueur pour se familiariser avec l’environnement de l’entreprise.

  • Planifier l’accueil le jour J : les premiers instants dans l’entreprise sont souvent déterminants. De l’accueil, à l’arrivée, à l’accompagnement dans les différents bureaux ou départements de l’entreprise, il est important d’organiser qui et comment guider la nouvelle recrue lors de sa prise de fonction.

  • Présenter le nouvel arrivant est une étape à ne pas omettre. Il n’est pas rare de prévoir une pause café ou un déjeuner pour l’occasion pour que tous les collaborateurs fassent la rencontre du nouveau venu. Les présentations sont aussi l’occasion d’en savoir un peu plus sur les rôles et les missions du nouveau collaborateur ainsi que tous les acteurs avec lesquelles il va interagir.

Coaching d’intégration  

Certaines grosses entreprises recourent à des coachs spécialisés pour réussir l’intégration de leurs nouveaux collaborateurs. Cette solution est certes peu fréquente mais se révèle efficace. Le nouveau salarié s’entretient ainsi assez régulièrement avec son coach les premiers temps pour s’assurer qu’il prenne ses marques convenablement. Chaque entretien sera aussi l’occasion pour le nouveau salarié de faire le point sur les jours précédents et se confier sur ses appréhensions, ses ressentis, ses craintes et ses sentiments par rapport à son poste. Si la nouvelle recrue rencontre des difficultés ou des incompréhensions, le coach l’aidera à traverser sainement cette phase. Le coaching permet aussi de dresser le tableau de ses objectifs et de faire une première évaluation de son travail.

En somme, l’objectif ultime du coaching est que le nouveau collaborateur soit le plus rapidement en confiance dans son nouvel environnement professionnel et qu’il soit pris en charge par une personne de confiance. Le coach accompagne mais intervient aussi en cas de problème lors de la période d’essai par exemple. Son expertise et son observation permettent au nouveau salarié d’avoir une estimation pertinente de ses tâches et de revoir à la hausse ou à la baisse ses objectifs.

En somme, il est plus qu’évident que l’intégration des nouvelles recrues ne s’improvise pas. Bien accueillir ses collaborateurs c’est aussi par là que commence le process de fidélisation.  Une intégration réussie est donc un gage de bien être au travail et d’une implication accrue de l’employé. Et vous, comment organisez-vous l’accueil des nouveaux arrivants au sein de  votre entreprise ?

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