/articles/Gerer-son-entreprise/3-conseils-pour-mieux-gerer-la-paperasse.html
Fiche
21250 --- Etre bien organisé pour bien gérer votre entreprise ? 3 conseils pour ranger votre paperasse.
Accueil3 conseils pour mieux gérer la paperasse

3 conseils pour mieux gérer la paperasse

Mis à jour le 21 novembre 2021

Avec 132 heures par an en moyenne passées à gérer les tâches administratives, les entreprises ont besoin de simplification et d’accompagnement pour être délestées de certaines de ces tâches : voilà ce que révèle une étude American Express-Ipsos. Mais en attendant que cela évolue, il faut encore s’occuper de tout soi-même… et donc apprendre à mieux gérer son temps et les tâches administratives. Voici 3 conseils pour mieux gérer la paperasse.

3 conseils pour mieux gérer la paperasse
Gagnez en efficacité et productivité
on en parle !

Bien organiser les documents

Cela paraît simple et évident et pourtant c’est bien la première étape pour ne pas se laisser submerger par la paperasse. Car on ne compte plus le nombre de patrons de TPE qui, concentrés sur leur métier et sur le développement de leur entreprise, sont perdus dans l’amoncellement de documents, de papiers, de courriers qu’ils reçoivent. Le temps qu’ils passent alors ensuite à rechercher les bonnes pièces comptables, les bons justificatifs, les éléments pour remplir les déclarations sociales, etc. est autant de temps qui n’est pas consacré à son activité.

Il est donc important de s’équiper d’un placard/d’une étagère/d’un élément de bureau quelconque dédié à la paperasse, de dossiers cartonnés, de chemises et d’étiquettes pour classer, ordonner et ranger ses documents.

Il ne faut d’ailleurs pas hésiter à imprimer certains documents en double ou à les photocopier pour pouvoir les ranger dans les différents dossiers les concernant : par exemple, les factures que vous éditez doivent trouver leur place à la fois dans le dossier dédié à chaque client (pour assurer le suivi commercial) mais aussi dans la pochette concernant la comptabilité du mois concerné (de même que les factures de vos fournisseurs/prestataires).

Un bon classement des pièces est pour vous le gage d’un moindre temps passé à gérer les tâches administratives.

Astuce : il est capital de ranger la paperasse au fur et à mesure qu’elle tombe ! Trop de petits patrons la laissent s’accumuler jusqu’à ne plus avoir le choix de s’en occuper. La perte de temps est alors encore pire !

Planifier un agenda des tâches administratives

C’est bien sûr l’autre grand problème rencontré par les petits patrons en particulier : l’organisation du temps. La gestion de la paperasse est tellement pénible que bien des entrepreneurs la laissent traîner jusqu’au dernier moment. Et gérer la paperasse dans l’urgence est encore plus pénible, rageant et fatiguant que la gérer en temps et en heure… et cela fait perdre en efficacité.

Bien entendu, on parle surtout des déclarations sociales, mais aussi des déclarations de TVA. Ici, vous avez plusieurs options : les déclarations mensuelles ou trimestrielles. Et notre conseil va vous surprendre : si la paperasse n’est pas votre fort, optez plutôt pour une déclaration mensuelle ! Vous devez certes vous y coller plus souvent… mais moins longtemps et de façon moins pénible ! Car il est plus facile de traiter les données d’une courte période que celles d’une longue période. En outre, en ce qui concerne la TVA en particulier, il y a moins de chances de perdre des justificatifs dans le mois que dans le trimestre !

Prévoyez donc, en fin de mois, et chaque mois (ou chaque trimestre) une journée que vous bloquez pour ces tâches administratives. Si vos papiers sont bien rangés préalablement, alors vous n’aurez pas trop de problèmes.

Également, pour les différentes déclarations annuelles, pensez à vous créer une alerte sur votre smartphone et votre ordinateur pour effectuer ces déclarations, sur une journée, au moins 2 semaines avant la date limite.


Déléguer : opter pour une secrétaire de direction freelance ou en temps partagé

Le dernier conseil, si vraiment vous n’y arrivez pas et que la paperasse, ça n’est pas pour vous, est de prendre une secrétaire de direction en freelance ou en temps partagé ! Cela vous permet de « doser » : dans une TPE, il n’y a pas forcément assez de travail pour une personne à temps plein. Et cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Il vous suffit d’établir au préalable les modalités de travail : vous devrez alors tout de même vous rendre disponible au moins une pleine journée, mais votre secrétaire de direction à temps partiel vous indiquera ce dont elle a besoin pour gérer la paperasse et effectuer les tâches administratives dans les règles de l’art.

Trouvez-vous cette fiche utile ?
9/10
Gagnez en efficacité et productivité
on en parle !
3 conseils pour mieux gérer la paperasse
En savoir plus sur cette thématique

Vous y êtes presque. Laissez-nous vos coordonnées, nous vous appelons sous 48H !

    Choisir le bon montage juridique et administratif pour son entreprise
    Me lancer et créer ma boite
    Statut juridique 07-04-2015
    Choisir le bon montage juridique et administratif pour son entreprise
    Lire la suite
    Les bonnes pratiques sur les visioconférences professionnelles
    Être mieux organisé
    Management / ressources humaines 19-05-2020
    Les bonnes pratiques sur les visioconférences professionnelles
    Lire la suite

    Les actualités de Petite-Entreprise.net

    Facebook
    Petite-Entreprise.net
    15-03-2024
    🌟✨ Ne laissez pas le destin passer à côté de vous ! Si vous tombez sur cette publication, c'est un signe que vous devez poursuivre votre rêve. Ne laissez pas la peur ou les doutes vous ...
    🌟✨ Ne laissez pas le...
    Facebook
    Petite-Entreprise.net
    14-03-2024
    🎨 Envie de perfectionner votre art du pitch ? Voici 3 conseils incontournables pour vous aider à briller lors de vos présentations : 1️⃣ Soyez concis et clair : Gardez votre pitch simple ...
    🎨 Envie de perfectionner votre...
    Mobilité interne : un levier de fidélisation et de développement de talents
    Fiche pratique
    Recrutement 15-11-2024
    Mobilité interne : un levier de fidélisation et de développement de talents
    Lire la suite
    Facebook
    Petite-Entreprise.net
    12-03-2024
    Découvrez notre nouvelle fiche pratique sur la gestion des flux en entreprises! 📊💼 Apprenez comment optimiser vos processus pour une meilleure productivité et rentabilité. 💡 Cliquez ...
    Découvrez notre nouvelle fiche pratique...
    Conseiller
    Marc COMOLLI
    Marc COMOLLI
    Conseil en gestion d’entreprise
    BURNHAUPT-LE-BAS
    (68) Haut Rhin
    Facebook
    Petite-Entreprise.net
    11-03-2024
    Facebook
    Petite-Entreprise.net
    08-03-2024
    🌸 A l'occasion de la Journée Internationale des Droits de la Femme, mettons en lumière les femmes entrepreneures qui font bouger les lignes et inspirent le monde entier. 💪🏼 De la création ...
    🌸 A l'occasion de la...
    Facebook
    Petite-Entreprise.net
    08-03-2024
    Petite-entreprise.net soutient l'entrepreneuriat au féminin et passe son logo en violet pour la Journée des Droits de la Femme ! Très belle journée à toutes 💪 #8mars ...
    Petite-entreprise.net soutient l'entrepreneuriat au féminin...
    Gérer son flux de production à la demande : l'approche Kanban
    Fiche pratique
    Conseils dirigeant 23-10-2024
    Gérer son flux de production à la demande : l'approche Kanban
    Lire la suite
    Charger plus d'actualités
    Suivez-nous
    sur les réseaux sociaux
    Vous avez soif d'information ?
    En vous inscrivant à notre newsletter, vous serez abreuvés de connaissances tous les mercredis !
    Voir un exemple de newsletter

    La société Valpolis traite les données recueillies afin de faire suite à votre demande d’inscription à la newsletter.
    En savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits.