/articles/Gerer-son-entreprise/3-conseils-pour-mieux-gerer-la-paperasse.html
Accueil3 conseils pour mieux gérer la paperasse

3 conseils pour mieux gérer la paperasse

Mis à jour le 21 novembre 2021

Avec 132 heures par an en moyenne passées à gérer les tâches administratives, les entreprises ont besoin de simplification et d’accompagnement pour être délestées de certaines de ces tâches : voilà ce que révèle une étude American Express-Ipsos. Mais en attendant que cela évolue, il faut encore s’occuper de tout soi-même… et donc apprendre à mieux gérer son temps et les tâches administratives. Voici 3 conseils pour mieux gérer la paperasse.

Besoin d'aide pour piloter votre entreprise ?
Appelez-moi !
Khadija AKHENKHAM
Prendre rendez-vous

Bien organiser les documents

Cela paraît simple et évident et pourtant c’est bien la première étape pour ne pas se laisser submerger par la paperasse. Car on ne compte plus le nombre de patrons de TPE qui, concentrés sur leur métier et sur le développement de leur entreprise, sont perdus dans l’amoncellement de documents, de papiers, de courriers qu’ils reçoivent. Le temps qu’ils passent alors ensuite à rechercher les bonnes pièces comptables, les bons justificatifs, les éléments pour remplir les déclarations sociales, etc. est autant de temps qui n’est pas consacré à son activité.

Il est donc important de s’équiper d’un placard/d’une étagère/d’un élément de bureau quelconque dédié à la paperasse, de dossiers cartonnés, de chemises et d’étiquettes pour classer, ordonner et ranger ses documents.

Il ne faut d’ailleurs pas hésiter à imprimer certains documents en double ou à les photocopier pour pouvoir les ranger dans les différents dossiers les concernant : par exemple, les factures que vous éditez doivent trouver leur place à la fois dans le dossier dédié à chaque client (pour assurer le suivi commercial) mais aussi dans la pochette concernant la comptabilité du mois concerné (de même que les factures de vos fournisseurs/prestataires).

Un bon classement des pièces est pour vous le gage d’un moindre temps passé à gérer les tâches administratives.

Astuce : il est capital de ranger la paperasse au fur et à mesure qu’elle tombe ! Trop de petits patrons la laissent s’accumuler jusqu’à ne plus avoir le choix de s’en occuper. La perte de temps est alors encore pire !

Planifier un agenda des tâches administratives

C’est bien sûr l’autre grand problème rencontré par les petits patrons en particulier : l’organisation du temps. La gestion de la paperasse est tellement pénible que bien des entrepreneurs la laissent traîner jusqu’au dernier moment. Et gérer la paperasse dans l’urgence est encore plus pénible, rageant et fatiguant que la gérer en temps et en heure… et cela fait perdre en efficacité.

Bien entendu, on parle surtout des déclarations sociales, mais aussi des déclarations de TVA. Ici, vous avez plusieurs options : les déclarations mensuelles ou trimestrielles. Et notre conseil va vous surprendre : si la paperasse n’est pas votre fort, optez plutôt pour une déclaration mensuelle ! Vous devez certes vous y coller plus souvent… mais moins longtemps et de façon moins pénible ! Car il est plus facile de traiter les données d’une courte période que celles d’une longue période. En outre, en ce qui concerne la TVA en particulier, il y a moins de chances de perdre des justificatifs dans le mois que dans le trimestre !

Prévoyez donc, en fin de mois, et chaque mois (ou chaque trimestre) une journée que vous bloquez pour ces tâches administratives. Si vos papiers sont bien rangés préalablement, alors vous n’aurez pas trop de problèmes.

Également, pour les différentes déclarations annuelles, pensez à vous créer une alerte sur votre smartphone et votre ordinateur pour effectuer ces déclarations, sur une journée, au moins 2 semaines avant la date limite.


Déléguer : opter pour une secrétaire de direction freelance ou en temps partagé

Le dernier conseil, si vraiment vous n’y arrivez pas et que la paperasse, ça n’est pas pour vous, est de prendre une secrétaire de direction en freelance ou en temps partagé ! Cela vous permet de « doser » : dans une TPE, il n’y a pas forcément assez de travail pour une personne à temps plein. Et cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Il vous suffit d’établir au préalable les modalités de travail : vous devrez alors tout de même vous rendre disponible au moins une pleine journée, mais votre secrétaire de direction à temps partiel vous indiquera ce dont elle a besoin pour gérer la paperasse et effectuer les tâches administratives dans les règles de l’art.

Trouvez-vous cette fiche utile ?
9/10
Besoin d'aide pour piloter votre entreprise ?
Appelez-moi !
Khadija AKHENKHAM
Prendre rendez-vous
En savoir plus sur cette thématique

Vous y êtes presque. Laissez-nous vos coordonnées, nous vous appelons sous 48H !

Oups ! Nos conseillers sont situés uniquement en France et DOM/TOM. Nous vous invitons à trouver votre réponse dans nos fiches pratiques.
Me lancer et créer ma boite
Statut juridique 07-04-2015
Choisir le bon montage juridique et administratif pour son entreprise
Lire la suite
Me lancer et créer ma boite
Conseils dirigeant 07-04-2015
Conseils d’expert pour rédiger son business plan
Lire la suite

Les actualités de Petite-Entreprise.net

Facebook
Petite-Entreprise.net
28-09-2022
[Fiche pratique] Classement : quelles sont les meilleurs SCPI du marché ? 🥇 Les SCPI sont des placements locatifs intéressants. Elles se présentent comme les alternatives idéales à …
Facebook
Petite-Entreprise.net
26-09-2022
[On fait le point sur...] Vos investissements ! 📋 Une décision d'investissement doit se préparer pour ne pas fragiliser votre entreprise. 👀 ✅La durabilité ✅La rentabilité ✅Quel …
Fiche pratique
Management / ressources humaines 20-09-2022
Embauches : Comment créer une annonce efficace ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
24-09-2022
Vous êtes à la recherche du meilleur co-pilote pour votre entreprise ? 🏆 Laissez le volant à votre conseiller le temps d'une démo. 🦸‍♂️ Notre but ? augmenter votre CA, améliorer …
Conseiller
Romain DANIEL
Conseil en ressources humaines
AIX-EN-PROVENCE
(13) Bouches du Rhône
Facebook
Petite-Entreprise.net
22-09-2022
[Fiche pratique] Comment utiliser un logiciel de recouvrement ? ⚙ La plupart des entreprises peinent le plus souvent à recouvrir les factures impayées de la part de leurs clients. 🤑 C’est …
Facebook
Petite-Entreprise.net
20-09-2022
[Coiffeurs] Vos coupes sont-elles rentables ? 💇‍♀️ Répondez à cette question importante avec votre conseiller 👉 https://bit.ly/34nBRLI . . #coiffeur #gestion #rentabilité #conseil …
Facebook
Petite-Entreprise.net
18-09-2022
[On fait le point sur...] Vos projets de création d'entreprise et leur faisabilité ! 📋 L'une des premières étapes de la création votre projet est le prévisionnel. Confiez-en la réalisation …
Fiche pratique
Accompagnement du dirigeant 16-09-2022
Les essentiels à maîtriser pour créer son entreprise
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
16-09-2022
[On recrute] Vous êtes dirigeants ou créateurs d'entreprise, vous souhaitez être plus serein, avoir plus de résultat, de trésorerie ou tout simplement vous développer ? 📈 Ne cherchez plus ! …
Conseiller
Laurent CAVIGLIA
Conseil en pilotage d’entreprise
FRANCHEVILLE
(69) Rhône-Alpes
Facebook
Petite-Entreprise.net
14-09-2022
[Fiche pratique] Entreprises : des solutions innovantes pour une gestion de la paie simplifiée ! 👀 Pour les PME comme pour les grandes entreprises, la gestion des salaires constitue une …
Facebook
Petite-Entreprise.net
27-08-2022
[Nouvelles] FAIT N°3 : Les très petites entreprises ont un avenir prometteur ! Les très petites entreprises ont un avenir prometteur en France. Avec des chiffres en hausse, elles sont bien …
Facebook
Petite-Entreprise.net
27-08-2022
[Fiche pratique] Réseaux sociaux : que faire en cas de bad buzz ? Depuis l’explosion de l’usage des réseaux sociaux par les consommateurs, toutes les entreprises ont désormais également leur …
Fiche pratique
Trésorerie 12-09-2022
Classement : quelles sont les meilleures SCPI du marché ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
26-08-2022
[Nouvelles] FAIT N°2 : Les très petites entreprises ont un impact positif sur l'emploi ! Selon une étude réalisée en 2017, les très petites entreprises (TPE) représentent 99,8% des …
Conseiller
Anthony CARDOT
Conseil en pilotage d’entreprise
GEISPOLSHEIM
(67) Bas Rhin
Facebook
Petite-Entreprise.net
24-08-2022
[Nouvelles] FAIT N°1 : Les très petites entreprises ont besoin d'un soutien pour se développer ! Selon une étude de la BPI, près de la moitié (48%) des TPE françaises ont déclaré que le …
Facebook
Petite-Entreprise.net
22-08-2022
[Nouvelles] Cette semaine, Petite-entreprise vous présente les 3 faits à connaître sur les TPE en France. Restez connecté !😁 #conseiller #entrepreneur #dirigeants #artisanat #artisan …
Facebook
Petite-Entreprise.net
19-08-2022
[Fiche pratique] Vous êtes entrepreneur et souhaitez ouvrir un compte professionnel dédié à votre activité ? Quelles sont les meilleures offres sur le marché et quels sont les frais à …
Fiche pratique
Impayés 06-09-2022
Comment utiliser un logiciel de recouvrement ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
18-08-2022
[Artisans] Tous vos chantiers sont-ils rentables ? 🤔 Répondez à cette question importante avec votre conseiller 👉 https://bit.ly/34nBRLI . . #conseiller #Rentabilité #Prix #clients #reponse …
Conseiller
Stéphane DEFONTAINE
Conseil en pilotage d’entreprise
AMBONNAY
(51) Marne
Facebook
Petite-Entreprise.net
16-08-2022
[Fiche pratique] Le label EPV (Entreprise du Patrimoine Vivant) est un label décerné par le ministère français de l'Économie. Véritable gage de reconnaissance de l'excellence à la française …
Facebook
Petite-Entreprise.net
04-08-2022
[Fiche pratique] Répondre aux avis clients est primordial pour instaurer de la confiance dans la relation et pour cause 95 % des clients ayant réglé un problème rapidement sont fidèles à …
Facebook
Petite-Entreprise.net
23-07-2022
[ANNIVERSAIRE] Beaucoup de choses ont changées en 15 ans... notre logo, notre site, Prospérine... 😮 MAIS notre objectif reste le même, vous accompagner au quotidien, VOUS, dirigeants/ …
Fiche pratique
Impayés 26-08-2022
Entreprises : des solutions innovantes pour une gestion de la paie simplifiée !
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
23-07-2022
[ANNIVERSAIRE] Aujourd'hui est un grand jour pour Petite-entreprise.net, nous fêtons nos 15 ans ! 🎉 Nous vivons quotidiennement à vos cotés une expérience unique et tout ça c'est grâce à …
Conseiller
Judith ROUGIER
Conseil en gestion d’entreprise
CAEN
(14) Calvados
Facebook
Petite-Entreprise.net
21-07-2022
[Fiche pratique] L’éthique correspond à des codes que ne peuvent formaliser ni la loi, ni les règlements. Purement moral, l’éthique a néanmoins plusieurs incidences sur la gestion …
Charger plus d'actualités
Suivez-nous
sur les réseaux sociaux
Vous avez soif d'informations ?
En vous inscrivant à notre newsletter, vous serez abreuvés de connaissances tous les vendredis soirs !
Voir un exemple de newsletter

La société Valpolis traite les données recueillies afin de faire suite à votre demande d’inscription à la newsletter.
En savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits.