Comment faire le choix du meilleur logiciel de facturation ?

Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne

Dans les entreprises de toutes les tailles, la tendance est aujourd’hui à l’adoption d’un logiciel de facturation en ligne, en mode « SAAS » (software as a service). Concrètement, le logiciel n’a plus à être installé physiquement sur les postes de travail des différents personnels en charge de la facturation, ni même sur le réseau intranet de l’entreprise : il suffit de se connecter sur une interface en ligne et de s’identifier, le plus souvent à partir d’un simple navigateur Internet, pour générer en quelques clics vos nouveaux devis et factures.

Les logiciels de facturation en ligne comportent d’énormes avantages. Mis à jour automatiquement, ils intègrent les dernières évolutions réglementaires et fiscales à prendre en compte pour votre secteur d’activité, comme par exemple un changement du taux de TVA applicable ou encore l’ajout automatique de certaines mentions légales (dispense d’immatriculation pour un micro-entrepreneur en activité libérale, franchise de TVA, etc…).

Les logiciels en ligne peuvent inclure de nombreuses fonctionnalités utiles comme la relance automatique des factures non honorées. Ils sont accessibles depuis n’importe quel poste de travail à l’intérieur de l’entreprise ou en extérieur (l’idéal pour un VRP en déplacement, par exemple), et alimentent une base de données commune à laquelle peuvent accéder tous les salariés concernés, mais aussi par exemple votre expert-comptable !

Agrément, sécurité des données : une priorité

Contrairement à une idée répandue, le recours à un logiciel en ligne est en réalité un choix plus sûr qu’un logiciel classique pour l’intégrité de vos données de facturation. Grâce à une sauvegarde automatique sur le cloud, vous ne courez plus le risque de perdre ces informations en cas d’incident sérieux touchant l’entreprise, comme une inondation, un incendie, un cambriolage… Même si votre parc informatique est détruit, vous n’aurez aucun mal à retrouver vos données après la reprise d’activité.

Gardez néanmoins un œil attentif sur la façon dont vos données sont stockées et sécurisées. Mieux vaut privilégier un hébergement sur un serveur situé sur le territoire français, afin de limiter les complications possibles en cas de contentieux. Renseignez-vous, de même, sur la fiabilité, l’ancienneté et la solidité de l’éditeur du logiciel : si ce dernier venait à disparaître ou à fermer, votre fonctionnement pourrait être douloureusement impacté.

Rappelons enfin qu’à compter du 1er janvier 2018, les entreprises auront l’obligation de choisir un système de facturation agréé. Cet agrément peut prendre la forme d’un certificat délivré au logiciel par un organisme accréditeur, ou éventuellement celle d’une simple attestation fournie par l’éditeur du logiciel.

Quel budget pour un bon logiciel de facturation ?

Autrefois trop basiques et peu fiables, les logiciels gratuits de facturation en ligne ont parcouru bien du chemin, au point que la différence de performance entre le gratuit et le payant à tendance aujourd’hui à se resserrer.

Le recours à un logiciel payant peut néanmoins toujours s’avérer utile si vous souhaitez profiter de fonctionnalités avancées, comme par exemple le suivi du paiement des factures (via une interconnexion avec votre banque) ou encore l’intégration automatique des factures dans votre bilan comptable. Le payant vous offre également l’avantage d’un accompagnement plus poussé, avec un service client disponible à toute heure. D’une manière générale, les logiciels payants sont aujourd’hui très bon marché et fonctionnent pour la plupart sur le principe de l’abonnement mensuel : comptez 10 à 50€ par mois.

Vos besoins sont plus basiques ? N’ayez pas peur de vous tourner vers un logiciel libre et 100% gratuit, mais uniquement s’il présente une ergonomie qui répond à vos besoins. Une phase de test pourra vous aider à déterminer et choisir le logiciel le plus intuitif et le plus convivial au quotidien.