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Frais kilométriques : des frais professionnels pas comme les autres

Mis à jour le 21 novembre 2021
Lorsque les salariés ou le dirigeant d’entreprise disposent d’un véhicule pour leurs déplacements professionnels, ils peuvent déduire les frais liés à cette utilisation (carburant, assurance, usure…). Le calcul des indemnités kilométriques le permet. Parfois complexes, il existe des solutions pour faciliter les calculs de ces frais professionnels à part.
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Définition : que sont les frais professionnels ?

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par l’entreprise dans le cadre de son activité. Ce sont des charges dont l’entreprise doit supporter le « poids ». Quand le statut juridique le permet, ces charges sont déductibles du bénéfice imposable.

Quand les dépenses dépassent les 500 euros ( € ) , il est possible de les amortir, c’est-à-dire de répartir leur charge comptable sur plusieurs années, si et seulement si l’utilisation du bien ou service est prévue pour cette durée. Dans ce cas, la trésorerie demeure identique

Recevabilité : que peut-on « passer en frais professionnels » ?

Les exemples de frais professionnels peuvent se classer dans plusieurs catégories : 

  • Frais de restauration (repas), hôtellerie (nuitées d’hôtel), les tickets de péage ou de stationnement
  • Dépenses administratives (papeterie, timbres, cartouches d’impression)
  • Frais publicitaires (aussi bien les supports que la diffusion publicitaire)
  • Honoraires (comptable, avocat, etc.)

Pour être recevables, les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise et leur montant ne doit pas être jugé excessif en regard du bénéfice espéré, ce qui pourrait causer une « faute de gestion ».

Formalisme : pièces comptables

Pour l’ensemble des dépenses vues ci-dessus, l’entreprise doit être en mesure de produire des justificatifs. Ces pièces comptables doivent comporter, comme pour toute facture, la raison sociale du fournisseur et du client, la prestation ou les produits, le prix et la TVA.

Les indemnités kilométriques sont différentes

Contrairement aux factures dont nous venons de parler, les indemnités kilométriques sont « déclaratives » : on ne part pas d’une facture pour les passer en comptabilité. 
Souvent considérées par les professionnels comme une variable d’ajustement des frais ou un bonus financier, les IK doivent être traitées avec soin pour ne pas se transformer en Bérézina fiscale. Cependant, les indemnités kilométriques sont bien souvent un des premiers moyens de rémunération des jeunes dirigeants d’entreprises. En effet, les IK ne supportent pas de cotisations sociales, ne sont pas imposables, peuvent être versées immédiatement ou en compte-courant d’associé… Que des avantages !

Les entreprises qui déclarent des indemnités kilométriques remboursent ainsi l’utilisation professionnelle du véhicule personnel d’un salarié ou dirigeant. Comme pour toute autre dépense, les frais kilométriques doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise (pas de voyage personnel), et à ce titre le motif du déplacement doit être conservé, de même que l’adresse et la distance parcourue.

En cas de contrôle fiscal, il est indispensable de fournir à l’agent contrôleur la liste des déplacements donnant droit à indemnités kilométriques, ainsi que les informations nécessaires à vérifier les distances.

Les experts-comptables recommandent de conserver un tableau récapitulatif avec les informations suivantes :

  • Motif du rendez-vous (pour vérifier son adéquation avec l’objet social)
  • Adresse du rendez-vous (permettant d’établir la distance parcourue)
  • Distance du rendez-vous
  • Véhicule utilisé
  • Optionnellement : date et heure du rendez-vous

Il existe une solution de gestion automatique des indemnités kilométriques qui utilise les rendez-vous de presque tous les agendas en ligne et répond aux normes fiscales et comptables, vous pouvez l’essayer sur https://izika.com et nous faire vos retours en commentaires !

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