Comprendre et calculer les indemnités kilométriques

Indemnités kilométriques : de quoi s’agit-il ?

Les indemnités kilométriques vous permettent d’être dédommagé financièrement lorsque vous consentez à utiliser votre propre véhicule personnel (immatriculé à votre nom) pour effectuer des déplacements de nature professionnelle pour le compte de votre entreprise, qu’il s’agisse par exemple de rencontrer un client, d’effectuer une livraison ou encore d’aller assister à un séminaire. Le trajet quotidien domicile-travail, en revanche, n’entre pas en ligne de compte.

Le dispositif peut bénéficier non seulement au dirigeant de l’entreprise lui-même mais aussi à n’importe lequel des salariés. Il est en revanche exclu d’en faire profiter un associé qui n’exercerait aucune fonction réelle et effective au sein de l’entreprise. Le remboursement des indemnités kilométriques suppose la tenue soigneuse, pour chaque bénéficiaire, d’un carnet de bord ou d’un registre détaillant les différents parcours effectués, le nombre de kilomètres et la destination.

Quels avantages et inconvénients ?

Les indemnités kilométriques présentent des avantages tant pour l’employeur que pour le personnel. Du côté des salariés, l’utilisation du véhicule personnel constitue certes une contrainte, avec un risque d’usure prématurée en cas de kilométrage élevé. En contrepartie, les sommes remboursées sont entièrement exonérées d’impôt sur le revenu.

L’employeur, en ce qui le concerne, pourra trouver cette option plus intéressante que l’achat d’un véhicule au nom de la société, qui implique alors des frais d’entretien, de réparation, de carburant et d’assurance.

Les indemnités kilométriques versées au dirigeant ou au salarié sont censées compenser le carburant, l’assurance, l’entretien et le coût d’achat, à due proportion de l’utilisation qui est faite du véhicule pour le compte de l’entreprise. A l’inverse, d’autres frais comme le stationnement en ville ou le péage autoroutier ne sont pas inclus. Cette distinction n’est pas seulement théorique : elle implique que l’entreprise n’a pas le droit de proposer des indemnités allant au-delà du barème pour la première catégorie, tandis qu’elle peut tout à fait se le permettre pour la seconde.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Le montant de l’indemnisation, calculé sur la base d’un barème mis à jour tous les ans par l’administration fiscale, dépend du nombre de kilomètres parcourus dans l’année et de la puissance fiscale (en chevaux) de la voiture. Il est donc strictement forfaitaire.

A titre d’exemple, la formule applicable pour un véhicule d’une puissance de 5 CV ayant parcouru jusqu’à 5000 kilomètres dans l’année pour le compte de l’entreprise était, en 2017, la suivante : distance parcourue x 0,543. Une distance annuelle de 4000 kilomètres équivaut alors à un remboursement de 2172€. Si la même voiture a parcouru entre 5001 et 20000 kilomètres dans l’année, la formule devient la suivante : (distance parcourue x 0,305) + 1188. Soit par exemple un total de 4238€ remboursés pour 10000 kilomètres.

Attention : à la différence de l’impôt sur le revenu, le calcul du barème kilométrique ne doit pas être réalisé par tranche. La formule applicable, une fois déterminée, vaut pour la totalité des kilomètres parcourus.

Indemnités kilométriques ou véhicule de société ?

De nombreux entrepreneurs hésitent entre l’achat d’un ou plusieurs véhicules de société et le recours au dispositif des indemnités kilométriques. De manière générale, vous serez largement gagnant en vous contentant de verser des indemnités à vos salariés si les besoins de déplacement au sein de votre entreprise sont rares ou sporadiques, et/ou si les distances à parcourir sont courtes. L’achat d’un véhicule en propre représente en effet une charge fixe importante, qu’il convient de rentabiliser. Le véhicule de société, toutefois, présente tout de même l’avantage de pouvoir s’amortir sur le plan comptable.