Comment améliorer son organisation personnelle rapidement ?

Tous les chefs d’entreprise disent la même chose : entre la gestion des équipes, les suivis de chantiers, les visites clients, les devis et factures et les tâches administratives, ils ne savent plus ou donner de la tête. Voici quelques éléments simples à mettre en place qui vous aideront.

Vous êtes trop stressé·e et manquez de temps ?

Faisons le point ensemble

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Commencez par imposer vos règles

Prévenez tous les commerciaux qui passent à l’improviste que vous ne les recevrez plus sans rendez-vous. Bloquez dans votre agenda une demi journée maximum une fois par mois pour recevoir tous vos partenaires.

Réservez-vous du temps pour les choses importantes

Prenez votre agenda et bloquez plusieurs créneaux de 1 à 2 heures toutes les semaines pour faire vos devis, préparez vos factures, faire le suivi de vos règlements et de votre trésorerie.

Placez ces blocs à des moments où vous avez le plus de chances de pouvoir les respecter. Si vos réunions de chantier sont systématiquement en début de matinée, réservez ce créneau pour ces suivis et placez plutôt la préparation des devis en fin de matinée.

Réservez-vous du temps pour les imprévus

Inutile de blinder votre agenda sur toute la semaine, vous ne le tiendrez pas : laissez exprès des espaces vides, vous les utiliserez pour les imprévus ou les visites commerciales.

Organisez les tâches récurrentes

Placez des blocs de couleurs différentes à différents moments de la semaine en utilisant l’option « répétez chaque semaine » si vous êtes adeptes de l’agenda électronique. Chaque couleur correspond à un thème : bleu pour les devis, orange pour les factures, vert pour le suivi des règlements et de la trésorerie, etc.

Ne placez pas de grosses plages horaires au risque de ne jamais les respecter.

Soyez aussi exigent avec vous qu’avec vos clients

Prenez le temps de réfléchir pour ajuster votre emploi du temps à la réalité de votre activité. Quand vous vous fixez un créneau pour travailler sur un nouveau projet, vous prenez rendez-vous avec vous-même ! Essayez d’avoir le même respect pour vous qu’avec un futur client.

En persévérant, vous allez constater que vos interlocuteurs réguliers vont prendre l’habitude : ils vous appelleront pour prendre rendez-vous, vos salariés sauront qu’à telle heure vous êtes dans vos comptes et que ce n’est pas le moment de vous appeler. Avec un peu de temps vous allez retrouver la maitrise de votre temps.

Profitez !

Une fois votre organisation sur les rails, vous appréciez le changement ! Vous vous sentez plus libre, concentré et à votre tâche quand il le faut. Vous profitez de vos amis, de votre famille et vous n’êtes plus aux ordres des autres. Vous redevenez maitre de votre emploi du temps et vous allez gagner en bonne humeur et en disponibilité pour les autres. Vous allez être beaucoup plus efficace commercialement car vos clients percevront votre disponibilité quand vous êtes avec eux.

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