4 conseils pour le traitement des appels d’offres

Sélectionnez les appels d’offres

C’est la première des choses à faire pour ne pas perdre d’argent dans le traitement des marchés publics. En effet, vous ne pouvez pas gagner tous les appels d’offres et vous allez probablement en perdre un certain nombre. Le but est de limiter ce nombre.

Il y a les marchés où, manifestement, l’acheteur public a déjà repéré une entreprise et ne passe l’appel d’offres que par obligation légale. Il y a les cas également où les attentes de l’acheteur public sont trop élevées et ne correspondent pas à votre expertise. Il y a enfin les marchés publics où les attentes du donneur d’ordres ne correspondent pas à vos capacités : durée de chantier trop courte pour votre effectif, types de travaux inaccessibles avec votre matériel, etc.

Pour maximiser vos chances de gagner et optimiser l’investissement dans les réponses aux appels d’offres, il est donc impératif de ne sélectionner que ceux que vous avez des chances de remporter !

Rédigez une réponse personnalisée

Le plus gros travers des TPE et petites PME quand elles répondent aux appels d’offres est de faire du copier-coller en ne modifiant que les données concernant le donneur d’ordres et les caractéristiques du marché. C’est une grave erreur ! En effet, il faut considérer la réponse à l’appel d’offres comme un entretien commercial : votre réponse doit mettre en regard les attentes du donneur d’ordres et les réponses de votre entreprise. Vous devez également adapter les exemples de chantiers déjà réalisés à chaque appel d’offres. De même, la présentation de votre matériel et moyens techniques disponibles valorisera tel ou tel aspect, selon l’appel d’offres.

Vous pouvez donc créer une trame, mais vous devez impérativement ajuster avec précision vos réponses à chaque appel d’offres.

Préparez les documents indispensables

La partie la plus pénible, longue et délicate de la réponse aux appels d’offres, c’est celle qui concerne les documents techniques, attestations d’assurances, attestations URSSAF, différents DC, etc. L’idéal est donc de préparer les documents qui sont communs à tous les appels d’offres dans un dossier numérique, d’en pré-remplir une partie et, surtout, de signer ceux qui doivent l’être. Ainsi, au moment de la constitution du dossier de réponse, vous gagnez du temps et vous évitez les erreurs. Car, quand on répond à un appel d’offres, le formalisme est capital : la moindre erreur peut vous mettre hors circuit, même si votre proposition est la meilleure !

Sous-traitez les réponses aux appels d’offres

Il existe enfin une solution pour maximiser ses chances de réussite tout en gagnant du temps : la sous-traitance. En faisant appel à un prestataire extérieur pour élaborer vos réponses aux appels d’offres, vous vous mettez au niveau des grandes entreprises qui ont des services dédiés ou a minima du personnel dédié à cette tâche, vous vous dotez de compétences pointues dans le domaine et vous profitez de l’expérience et de l’expertise de professionnels spécialisés dans le traitement des appels d’offres.

Et justement, chez Petite-Entreprise.net, nous aidons les entrepreneurs dans leurs démarches pour des marchés publics, nous pouvons prendre en charge le traitement des appels d’offres, profitez-en !