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La facture électronique est la version numérique d’une facture traditionnelle, elle est émise, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Contrairement aux factures papier, les factures électroniques sont créées et échangées au format numérique, généralement structuré selon des normes spécifiques, telles que XML ou PDF.
Une facture numérique contient exactement les mêmes informations qu’une facture papier, telles que les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, la description des biens ou services fournis, les prix, les taxes applicables, les conditions de paiement, etc.
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La dématérialisation des factures, en plus d’être obligatoire* à partir de 2024, possède de nombreux avantages pour les entreprises :
Il existe de véritables enjeux autour de la facturation électronique, notamment à cause du délai pour les entreprises. En effet, dans un peu plus d’un an, toutes les entreprises devront être capables de recevoir ce type de factures. L’enjeu est tout aussi important pour les cabinets d’expertise comptable ou pour les administrations financières car ces derniers devront se préparer à un risque de désorganisation de la part des entreprises.
A partir de 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA seront concernées par la dématérialisation des factures, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
La facturation électronique à pour but de lutter contre les fraudes fiscales, et notamment la fraude à la TVA.
La dématérialisation des factures concerne donc l’ensemble des opérations commerciales, d’achat et de vente de biens et services entre les entreprises (B2B). Il s’agit de l’e-invoicing.
Pour ce qui est des transactions avec les clients (B2C), les entreprises assujetties à TVA ne sont pas dans l’obligation d’utiliser la e-facturation mais sont concernées par le e-reporting de leurs données de transactions.
L’e-reporting consiste à transmettre l’intégralité de ses données de transaction à l’administration fiscale de manière intégralement électronique. Il permet aux entreprises de présenter des rapports précis, cohérents et normalisés, ce qui facilite l’analyse des données et la prise de décision. Le e-reporting concerne l’intégralité des transactions “business to clients” (BtoC).
En ce qui concerne les associations, si elles ont un but non lucratif et que leurs recettes annuelles sont inférieures à 62.250 euros, alors elles sont considérées comme non assujetties à la TVA. Par conséquent, elles seront uniquement soumises au e-reporting des données. En revanche, si l’association est à but lucratif, alors elle sera soumise à l’e-invoicing.
Il y a plusieurs autres exclusions à l’obligation d’utiliser la facture électronique :
Si vous êtes concernés par les nouvelles réglementations concernant l’e-facturation, alors il est nécessaire de bien vous préparer d’ici juillet 2024.
Premièrement, il est nécessaire de bien choisir son logiciel de facturation en ligne. En effet, ce dernier sera l’intermédiaire entre votre entreprise et les plateformes de dématérialisation ou le portail public. Il paraît donc normal de choisir un logiciel prêt pour cette transition digitale.
Le logiciel de facturation en ligne gratuit Henrri vous permettra de maîtriser au mieux cette transition.
Deuxièmement, nous vous recommandons de vous renseigner un maximum sur les réglementations en vigueur. Vous disposez de plusieurs articles disponibles sur Pe.Net pour bien comprendre la facturation numérique. Renseignez vous sur les obligations légales, les formats de facturation acceptés et les règles de conservation des documents.
Pour finir, vous devez préparer vos équipes à la transition. Fournissez une formation adéquate à votre équipe sur les nouvelles procédures et les outils liés à la facturation électronique. Assurez-vous que tous les membres du personnel concernés comprennent le processus et soient en mesure de l’exécuter correctement.
Premièrement, vos factures devront respecter un format spécial. Il y a 3 types de formats qui seront acceptés :
Pour facturer de manière électronique, l’entreprise aura le choix entre 2 méthodes :
Le portail public de facturation est mis à disposition par les autorités publiques afin de faciliter l’échange de facture électronique. Il agit comme une interface centralisée qui permet aux entreprises de soumettre leurs factures dématérialisées aux organismes publics et de suivre leurs statuts.
L’administration fiscale à mis en place le PFF de manière à simplifier la gestion financière des entreprises, faciliter leurs déclarations de TVA et pour se battre contre la fraude fiscale.
Il permet à toutes les entreprises de disposer d’un outil gratuit permettant d’émettre et de réceptionner les e-factures.
Le PFF est totalement gratuit, il permet un gain de temps et d’argent pour les entreprises.
La Pdp est un partenaire privé de l’État. Elle joue le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale.
La pdp possède plusieurs rôles distincts :
En résumé, le portail public de facturation est une plateforme mise à disposition par une entité publique pour recevoir les factures électroniques des fournisseurs, tandis que les plateformes de dématérialisation partenaires sont des solutions privées fournies par des prestataires spécialisés pour aider les entreprises à gérer l’ensemble du processus de facturation électronique.
Malheureusement, nous n’avons pas encore d’informations précises concernant le coût d’une facture électronique. La liste des plateformes privées sera disponible à partir de septembre 2023, par conséquent, aucun prix réel n’est encore disponible. Selon les informations de l’état, le prix devrait être d’environ 40 à 50 centimes d’euro.
Si vous ne respectez pas les obligations de facturation électronique, vous serez soumis à une amende :
En résumé, l’e-facturation est une évolution significative dans le domaine de la facturation, offrant des avantages en termes d’efficacité, de précision et de conformité. Il existe de nombreuses lois avec beaucoup de spécificités en fonction du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise… Nous ne pouvons pas résumer l’ensemble des spécificités de l’e-facturation en un seul article mais nous essayons de vous livrer le maximum d’informations.
Si vous êtes entrepreneur, tenez-vous prêt rapidement car la réception obligatoire fera son arrivée dès juillet 2024.
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Voici en bonus une infographie qui résume tout ce qu’on vient de se dire 😉
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