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3 conseils pour mieux gérer la paperasse

Publié le 24 juillet 2015

Avec 132 heures par an en moyenne passées à gérer les tâches administratives, les entreprises ont besoin de simplification et d’accompagnement pour être délestées de certaines de ces tâches : voilà ce que révèle une étude American Express-Ipsos. Mais en attendant que cela évolue, il faut encore s’occuper de tout soi-même… et donc apprendre à mieux gérer son temps et les tâches administratives. Voici 3 conseils pour mieux gérer la paperasse.

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Bien organiser les documents

Cela paraît simple et évident et pourtant c’est bien la première étape pour ne pas se laisser submerger par la paperasse. Car on ne compte plus le nombre de patrons de TPE qui, concentrés sur leur métier et sur le développement de leur entreprise, sont perdus dans l’amoncellement de documents, de papiers, de courriers qu’ils reçoivent. Le temps qu’ils passent alors ensuite à rechercher les bonnes pièces comptables, les bons justificatifs, les éléments pour remplir les déclarations sociales, etc. est autant de temps qui n’est pas consacré à son activité.

Il est donc important de s’équiper d’un placard/d’une étagère/d’un élément de bureau quelconque dédié à la paperasse, de dossiers cartonnés, de chemises et d’étiquettes pour classer, ordonner et ranger ses documents.

Il ne faut d’ailleurs pas hésiter à imprimer certains documents en double ou à les photocopier pour pouvoir les ranger dans les différents dossiers les concernant : par exemple, les factures que vous éditez doivent trouver leur place à la fois dans le dossier dédié à chaque client (pour assurer le suivi commercial) mais aussi dans la pochette concernant la comptabilité du mois concerné (de même que les factures de vos fournisseurs/prestataires).

Un bon classement des pièces est pour vous le gage d’un moindre temps passé à gérer les tâches administratives.

Astuce : il est capital de ranger la paperasse au fur et à mesure qu’elle tombe ! Trop de petits patrons la laissent s’accumuler jusqu’à ne plus avoir le choix de s’en occuper. La perte de temps est alors encore pire !

Planifier un agenda des tâches administratives

C’est bien sûr l’autre grand problème rencontré par les petits patrons en particulier : l’organisation du temps. La gestion de la paperasse est tellement pénible que bien des entrepreneurs la laissent traîner jusqu’au dernier moment. Et gérer la paperasse dans l’urgence est encore plus pénible, rageant et fatiguant que la gérer en temps et en heure… et cela fait perdre en efficacité.

Bien entendu, on parle surtout des déclarations sociales, mais aussi des déclarations de TVA. Ici, vous avez plusieurs options : les déclarations mensuelles ou trimestrielles. Et notre conseil va vous surprendre : si la paperasse n’est pas votre fort, optez plutôt pour une déclaration mensuelle ! Vous devez certes vous y coller plus souvent… mais moins longtemps et de façon moins pénible ! Car il est plus facile de traiter les données d’une courte période que celles d’une longue période. En outre, en ce qui concerne la TVA en particulier, il y a moins de chances de perdre des justificatifs dans le mois que dans le trimestre !

Prévoyez donc, en fin de mois, et chaque mois (ou chaque trimestre) une journée que vous bloquez pour ces tâches administratives. Si vos papiers sont bien rangés préalablement, alors vous n’aurez pas trop de problèmes.

Également, pour les différentes déclarations annuelles, pensez à vous créer une alerte sur votre smartphone et votre ordinateur pour effectuer ces déclarations, sur une journée, au moins 2 semaines avant la date limite.


Déléguer : opter pour une secrétaire de direction freelance ou en temps partagé

Le dernier conseil, si vraiment vous n’y arrivez pas et que la paperasse, ça n’est pas pour vous, est de prendre une secrétaire de direction en freelance ou en temps partagé ! Cela vous permet de « doser » : dans une TPE, il n’y a pas forcément assez de travail pour une personne à temps plein. Et cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Il vous suffit d’établir au préalable les modalités de travail : vous devrez alors tout de même vous rendre disponible au moins une pleine journée, mais votre secrétaire de direction à temps partiel vous indiquera ce dont elle a besoin pour gérer la paperasse et effectuer les tâches administratives dans les règles de l’art.

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