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Les bonnes pratiques sur les visioconférences professionnelles

Publié le 19 mai 2020

La crise sanitaire que nous vivons a pour conséquence de modifier nos habitudes et notamment en matière de relations professionnelles. Le confinement a été l’occasion d’exploiter de nouveaux outils de communication, tels que la visioconférence. Comme dans une réunion présentielle, il y a un certain nombre de bonnes pratiques à respecter pour faire une réunion à distance.

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Choisir un endroit adapté

Il a été démontré que la visio se transforme en une expérience plus chaleureuse lorsque le lieu dans lequel nous sommes correspond davantage aux messages professionnels que nous souhaitons faire passer. Il conviendra de préférer un bureau ou une pièce neutre et calme ; il est recommandé d’éviter des pièces trop intimes, telles que la cuisine ou une chambre.

Sachant que vous allez être filmé, choisissez derrière vous un fond plutôt neutre de manière à ce que l’attention soit centrée sur vous et non pas sur ce qu’il y a sur vos étagères.

Être bien équipé et bien installé

L’ordinateur doit être installé d’une manière stable et équipé avec un micro et un casque de manière à isoler des bruits. Vérifier avant de démarrer la qualité du son ; au besoin changez de micro. C’est l’une des premières règles du succès de votre webconférence !

La caméra doit être à hauteur de vos yeux. Vérifiez et optimisez la qualité de l’image en jouant sur la lumière qui éclaire votre visage et en évitant les contre-jours. N’oubliez pas de vérifier régulièrement le cadrage afin que vous soyez bien visible sur l’image.

Vous devez avoir sous la main tout ce dont vous avez besoin pour la réunion virtuelle (documents, de quoi prendre des notes, la souris, le café…).

Bien sûr le plus important reste une connexion internet qui permet un haut débit !

Utiliser un outil de visioconférence professionnel

Plusieurs outils se partagent le marché tel que Zoom, Skype, Teams, Gotomeeting, Whereby et bien d’autres. Certains outils permettent l’accès grâce à un mot de passe et sont plus sécurisés, d’autres permettent la réunion à partir d’un simple lien envoyé aux participants.

Laissez votre client choisir celui avec lequel il est à l’aise pour augmenter la qualité de son expérience.

Adopter les bonnes attitudes

Comme dans la vie normale, en visio il y a un minimum de règles à respecter !

Avant la réunion :

  • être ponctuel veut dire être prêt 10 minutes avant de démarrer la réunion afin de ne pas gêner les autres avec des problèmes de connexion au démarrage
  • fermez la porte de la pièce et prévenir que vous souhaitez ne pas être dérangé

Pendant la visio :

  • restez calme devant la caméra pour ne pas donner l’impression d’être agité
  • restez souriant et regardez bien en direction de la caméra
  • parlez calmement en faisant attention à son articulation de manière à être certain d’être bien compris
  • parler les uns après les autres pour assurer une bonne compréhension
  • vérifiez régulièrement le cadrage et votre posture
  • respectez votre timing ;

A la fin :

  • invitez à poser des questions
  • répondez aux commentaires dans le tchat
  • préparez une conclusion et n’oubliez pas de remercier.

Anticiper la préparation des supports

Tous vos documents à partager doivent être rédigés et préparés correctement avant la visioconférence.

Vous devez avoir décidé au préalable comment, avec quel outil et sous quelle forme vous allez partager vos documents.

Il peut être utile d’utiliser d’autres outils numériques pour animer de manière plus ludique les sessions, par exemple avec des quiz. Il vous faut donc apprendre à les maîtriser au préalable.

Préparer le sujet traité

Là aussi comme dans la vie de tous les jours votre sujet doit être maîtrisé : vous devez bien le connaître et soigner votre présentation.

La préparation est essentielle : un plan avec les objectifs, le déroulé et la conclusion de votre présentation doivent être rédigés et disponibles sous la main pour rappeler aux participants où vous en êtes.

La durée doit être relativement courte car l’effort de concentration est plus important en visio : il ne s’agit pas de fatiguer vos interlocuteurs.

Votre Conseiller Local peut vous aider à mettre en place les bonnes pratiques de visioconférence professionnelle : choisir l’outil adapté à vos besoins, vous entraîner à préparer les webconférences et vous conseiller pour les rendre plus professionnelles. Pour obtenir l’ensemble de ses conseils, renseignez la demande ci-dessous.

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