Services B2B : Comment réorganiser son entreprise avec succès ?

Cas pratiqueConsulting, coaching, audit, autres conseils aux entreprises • 13 Bouches-du-Rhône
Publié le jeudi 5 décembre 2019 par Philippe CAVANNE
Philippe CAVANNE
Par Philippe CAVANNE
Conseiller(e) Local(e) Rivalis dans le 13 Bouches-du-Rhône

Croyez-vous qu'un sportif de haut niveau attende d'être le meilleur pour faire appel à un coach ? Ne lui faut-il pas plutôt un coach pour être le meilleur ? Pour le dirigeant, c'est la même chose.

C'est grâce à cette phrase que j'ai attiré l'attention de Jean-Philippe Aqué, lors d'une réunion du groupe BNI-SYNAPS Marseille. Dirigeant d'entreprise et passionné de sport, Jean-Philippe est venu à ma rencontre en fin de réunion car il s'était rendu compte qu'il lui fallait un regard extérieur pour améliorer la situation de son entreprise.

Le Constat : une organisation à revoir

L'entreprise GIC-PMT administre des biens professionnels. Elle a un effectif de 6 personnes, pour un chiffre d'affaires annuel de 600 000€ par an. En 2018, du fait du départ d'un salarié clé dans l'entreprise, la situation au sein des équipes s'est dégradée, allant jusqu'à fragiliser l'entreprise. Jean-Philippe Aqué a alors remis en cause son organisation et son management : il fallait réagir vite, et il m'a demandé d'effectuer un audit de son entreprise.

Les objectifs

Pour améliorer le bien-être des salariés et l'organisation générale de l'entreprise, nous avons fixé 3 objectifs avec le dirigeant :

  • Clarifier le rôle de chaque salarié dans l'entreprise
  • Améliorer la chaîne de commandement
  • Repositionner le dirigeant comme un vrai manager

Le dispositif

Faites un premier constat réaliste

La première mission de ce type d'audit est d'établir un constat de la situation et de récolter les attentes du dirigeant et des équipes. Ce n'est qu'à partir d'un constat complet et réaliste que l'on peut apporter les meilleures réponses. Savoir dégager l'essentiel, l'important et le futile est également important lors de cette phase.

Concernant ce client, j'ai organisé des entretiens personnalisés avec le dirigeant et chaque membre salarié. Un compte-rendu des points saillants a été fait au dirigeant :

1) Organigramme pas assez explicite. Qui fait quoi ? 
2) Chaîne de commandement et diffusion de l'information interne à revoir
3) Management trop informel et irrégulier

Mettez en place des "fiches de poste"

Cette étape répond à la question "Qui fait quoi ?" et indique précisément à chaque salarié quel est son rôle. Dans ces fiches de poste, on peut aussi indiquer "ce qu'on ne fait pas" et qui est responsable de telle ou telle tâche. Les fiches de poste peuvent évoluer dans le temps, elles ne sont pas figées. Elles peuvent contenir aussi les compétences nécessaires et les formations qu'il faut prévoir le cas échéant. Dans le cas de l'entreprise GIC-PMT, chaque salarié a reçu et validé sa fiche de poste. 

Mettez à jour l'organigramme de l'entreprise

Lorsque le management est flou, remettre à chacun l'organigramme de l'entreprise permet de clarifier les rôles et responsabiliser chacun dans ses tâches, décrites dans la fiche de poste. Chacun comprend où il se situe et se sent ainsi intégré dans un ensemble. L'organigramme est un véritable outil pour le Manager. Dans ce cas pratique, l'organigramme a été remis à chaque salarié et a été très utile pour structurer la chaîne de commandement.

Organisez des réunions hebdomadaires

Les informations doivent être connues de tous, au même moment : c'est à ça que servent les réunions. Elles sont également utiles pour résoudre un problème entre les concernés, ou d'apporter de nouvelles idées ("brain storming"). Dans le cas de GIC-PMT, nous avons bien défini les "règles du jeu" de chaque réunion, avec un ordre du jour bien précis à chaque réunion : chacun arrive ainsi avec les éléments préparés. Cette organisation simple a permis au dirigeant et à chaque salarié de valider les avancées, dénouer les problèmes rencontrés et repositionner le dirigeant en tant que Manager de l'équipe.

Les résultats

Autant sur le plan fonctionnel que pour les aspects relationnels au sein de l’équipe. L'ensemble de l’entreprise a fait l’objet de changements positifs !

  • Chacun sait aujourd'hui ce qu'il a à faire, et se sent mieux dans l'entreprise.
  • Les salariés peuvent proposer leurs idées en réunion hebdomadaires, et sont impliqués dans la vie de l'entreprise
  • Le dirigeant a retrouvé sa place de manager, dans les process et dans le quotidien

Jean-Philippe a su se remettre en question, faire son auto-critique et ouvrir la porte à un conseil extérieur qui l'a aidé à avancer. Même si chaque entreprise est unique, appliquer ce qui a fonctionné ailleurs en l'adaptant peut aussi servir !

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Prosperine

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