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Bien définir l’organigramme dans son entreprise

Publié le mardi 27 juin 2017, mis à jour le mardi 30 octobre 2018
L’organigramme d’entreprise n’a rien d’un instrument technocratique réservé aux grandes multinationales ! Dès que les effectifs d’une société commencent à se compter par dizaines, il devient souvent vital d’encadrer le rôle et la nature des rapports entre chacun. L’organigramme, par son format synthétique, est la première pierre de ce chantier de rationalisation.

L’organigramme d’entreprise : pourquoi est-il essentiel ?

Un « organigramme » désigne un schéma ou un graphique qui a pour objectif de présenter l’ensemble des différents éléments composant une entreprise, ainsi que l’ensemble des liens qui les unissent. Ces dernières peuvent être bien sûr de nature hiérarchique (format pyramidal intégrant le dirigeant, les cadres, les salariés…), mais aussi fonctionnelles ou organisationnelles.

Fondamentalement, l’organigramme est utile pour deux raisons essentielles. D’une part, il renseigne son lecteur sur les caractéristiques principales de chaque service : nom officiel du service (accompagné de son acronyme le cas échéant), nom du responsable, identité de l’ensemble des personnels composant le service, etc… D’autre part, il permet une totale transparence sur les liens hiérarchiques et fonctionnels qui existent au sein de l’entreprise. Il peut ainsi être intéressant, par exemple, de faire apparaître que le service marketing est placé sous la tutelle spécifique du directeur adjoint tandis que le responsable comptabilité a pour interlocuteur direct le président de la société.

Avantages et inconvénients de l’organigramme

L’organigramme a ses partisans mais aussi ses détracteurs ! Certains chefs d’entreprise déplorent ainsi le côté rigide, voire simpliste de cette présentation schématique. De fait, l’entreprise est une entité vivante et en mouvement permanent, dans lequel les rapports – de travail ou de pouvoir – évoluent rapidement, ce que l’organigramme peine à restituer. Un organigramme, notamment dans les petites structures, peut ainsi échouer à donner la véritable dimension et importance au sein de l’entreprise d’un employé multicarte ou « homme à tout faire ».

Pour autant, le document constitue le meilleur format envisageable pour bien schématiser les rouages les plus fondamentaux de l’entreprise. Il ne tient qu’à son dirigeant de le mettre à jour aussi régulièrement que nécessaire pour qu’il reflète bien la réalité de son mode de fonctionnement.

Comment élaborer un organigramme ?

L’élaboration d’un bon organigramme d’entreprise ne s’improvise pas. Dès que le besoin de formaliser la structure de l’entreprise se fait ressentir – généralement à partir d’une vingtaine ou d’une trentaine de salariés – il appartient au chef d’entreprise de suivre les étapes suivantes :

  • Désigner un référent unique en charge de l’élaboration de l’organigramme. Ce dernier devra cumuler de préférence une excellente connaissance de l’organisation interne de l’entreprise (donc avoir une certaine ancienneté) et un minimum de compétence pour la création graphique du document. A défaut, le dirigeant peut aussi bien sûr assurer cette tâche lui-même.
  • Réaliser l’inventaire intégral des collaborateurs, des services et des fonctions au sein de l’entreprise.
  • Identifier la nature des relations fonctionnelles et hiérarchiques entre services. C’est à cette étape que les cas les plus problématiques doivent être tranchés : à quel service doit être rattaché tel ou tel salarié polyvalent ? Auprès de qui doit-il prendre ses instructions ?
  • Procéder à la représentation schématique et graphique de l’ensemble.

Comment procéder à la création graphique de l’organigramme ?

La plupart des organigrammes respectent les mêmes codes de lecture : l’idée est en effet de proposer un schéma facile à lire et à interpréter par tous, y compris et surtout par vos principaux clients et fournisseurs ! On retiendra donc une présentation géométrique à base de rectangles pour chaque service, reliés par des lignes horizontales et verticales. Une ligne continue entre deux rectangles représente généralement un lien hiérarchique, tandis qu’une ligne discontinue signifie le plus souvent que le lien est uniquement fonctionnel.

Des logiciels professionnels spécialisés existent bien sûr pour réaliser les organigrammes des entreprises et structures les plus complexes, pour un résultat élégant et de toute beauté. A défaut, sachez que les tableurs et traitements de texte des suites LibreOffice et Microsoft Office peuvent tout aussi bien faire l’affaire avec un minimum de maîtrise !


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