AccueilComment bien utiliser un progiciel de gestion commerciale

Comment bien utiliser un progiciel de gestion commerciale

Publié le 7 avril 2015

Afin de correctement utiliser le logiciel de gestion commerciale, il faut tout d’abord l’installer puis le paramétrer de manière à ce qu’il puisse convenir aux fonctions et aux nécessités de l’entreprise.

Besoin de client pour faire cartonner votre boite ?
Appelez-moi !
Elodie SPITZ
Prendre rendez-vous

Qu’est ce que l’un logiciel de gestion commerciale ?

Le logiciel de gestion commerciale est un outil informatique permettant de traiter et d’organiser les différentes données d’une société. Ce genre de programmes donne à l’utilisateur la possibilité de consulter l’ensemble de données stockées en temps réel.

Le logiciel de gestion commerciale autorise également l’utilisation de la base « articles » en collectant les données relatives aux tarifs généraux, aux conditions tarifaires spécifiques, aux caractéristiques du produit, aux données logistiques, aux prix d’achat fixés…

Cet outil permet en plus la gestion de la base des clients et prospects en recensant différentes données telles que les adresses (de facturation et de livraison), les coordonnées, etc.

L’utilisateur pourra à partir de ces informations organiser facilement de véritables campagnes de prospection à travers par exemple, une automatisation des mailings et des e-mailings. De plus, grâce à ce logiciel, il devient possible d’automatiser la production de plusieurs documents commerciaux tels que les bons de commande, les devis, les factures, les bons de livraisons ou de réduction, les bons de commande fournisseur…

Le logiciel de gestion permet l’accès à d’autres fonctions au-delà de la gestion des paramètres fonctionnels. À noter par exemple les fonctionnalités de pilotage dont il dispose, qui permettent à la société d’accéder à des outils d’analyse sophistiqués qui déterminent les décisions à prendre et les meilleurs moments pour les prendre.

Quel budget pour un logiciel de gestion commerciale et sa mise en place ?

Le budget nécessaire à l’acquisition d’un système de gestion commerciale est divisé en deux parties.

Une première part de ce budget est consacrée à l’achat des licences et des maintenances techniques. Le montant nécessaire sera ici fonction de la marque, des fonctionnalités à acquérir et du nombre de licences nécessaires.

La deuxième portion du budget est surtout en rapport avec la prestation d’implémentation.

La prestation d’implémentation est le travail effectué par l’intégrateur certifié. Cette prestation concerne l’installation des logiciels, la configuration (standard ou avancée), éventuellement le transfert des données avec réintégration, le développement (si nécessaire) ou encore la formation des futurs usagers.

La durée de cette prestation est tributaire du cahier de charge de la société ainsi que du nombre de personnes à former. Il est cela dit impossible d’assurer en 24 ou 48 heures une implémentation complète et correctement effectuée, quel que soit le logiciel utilisé.

Il faut en effet éviter de chasser le prestataire au bout d’un ou deux jours de formation. Si c’est le formateur lui-même qui vous propose une formation de très courte durée, sachez qu’il n’est probablement pas compétent. En règle générale, l’installation complète avec paramétrage et la formation des futurs usagers dure environ 5 à 6 jours.

Paramétrer un logiciel de gestion commerciale

Suite à une commande de logiciel de gestion commerciale, un modèle standard vous sera livré. En d’autres termes, vous ne recevrez pas de logiciel adapté et préréglé, mais bien une version standard qu’il faudra modifier.
 
Les modifications et le paramétrage doivent nécessairement être effectués par des professionnels. Ceci est également valable pour l’installation du logiciel, surtout si ce dernier est en réseau (local) ou même en réseau via une connexion à distance (type TSE par exemple).
 
Ainsi, le paramétrage d’un logiciel de gestion commerciale est une étape fondamentale à laquelle il faut faire très attention, car un mauvais réglage aura des conséquences difficiles à gérer au bout d’un certain temps d’utilisation. En effet, le moindre changement nécessite une reprise complète de l’opération ce qui risque de vous faire perdre des données.
 
Exemple de la structure de la base articles : Lorsque vous ne fractionnez pas dès le début votre base en familles et en sous-familles, les informations statistiques que vous aurez plus tard seront imprécises voire inutilisables.
 
Le seul recourt sera alors de tout supprimer et de refaire toute la programmation.
 

Former sur le logiciel de gestion commerciale

 
Afin d’utiliser correctement votre prologiciel de gestion commerciale, il est primordial d’être bien formé. La formation est en effet une étape fondamentale. Celle-ci permet aux utilisateurs d’acquérir les bons gestes d’utilisation et l’indépendance nécessaire afin de pouvoir faire un usage correct de toutes les applications du logiciel.
 
Une bonne formation permettra normalement une utilisation sans encombre du logiciel et surtout sans toucher aux paramètres initialement mis en place.
 
Citons à titre d’exemple l’opération de création d’un article. Cette procédure nécessite un ensemble de manipulations et de réglages pour que celui-ci soit affecté, sur le plan statistique, aux achats, à la gestion des stocks, à la gestion des prix, au nomenclatures, etc.
 
Ainsi, toute manipulation ou tout changement réalisé au niveau du logiciel de gestion commerciale aura une répercussion sur la totalité du système de gestion. Il faut donc que l’utilisateur du logiciel soit correctement formé et qu’il possède une maîtrise suffisante des fonctionnalités pour maintenir les paramètres en place et ne pas les détériorer.
 
 
Besoin de client pour faire cartonner votre boite ?
Appelez-moi !
Elodie SPITZ
Prendre rendez-vous
En savoir plus sur cette thématique

Vous y êtes presque. Laissez-nous vos coordonnées, nous vous appelons sous 48H !

Les actualités de Petite-Entreprise.net

Facebook
Petite-Entreprise.net
23-11-2021
[Métier] Zoom sur les commerçants de proximité🤝 Comme vous l'avez surement remarqué, petite-entreprise.net s'est refait une beauté et pas que...il y aussi de nouvelles rubriques. …
Facebook
Petite-Entreprise.net
22-11-2021
🚨 Ça y est, le nouveau site est sorti ! 🥳 Nouveau design, des contenus aérés, des couleurs pleines de pep's, des nouvelles catégorie de fiches pratiques, des nouvelles rubriques métiers …
Fiche pratique
Fiscalité 26.11.2021
Projets Outre-Mer : comment disposer d'aides fiscales ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
22-11-2021
[Maintenance] Le site est actuellement en maintenance ! Il est en train de se refaire une beauté ! 🎉 Prospérine vous donne rendez-vous d'ici quelques minutes pour découvrir les nouveautés ! …
Conseiller
Xavier ANNE
Conseil en développement d’entreprise
BELBEUF
(76) Seine Maritime
Facebook
Petite-Entreprise.net
19-11-2021
[Infos TPE] Les TPE doivent ouvrir un compte AT/MP en ligne avant le 1er décembre 2021. 📅 Dirigeants d'entreprises de moins de 10 salariés, vous devez inscrire votre entreprise sur le site …
Facebook
Petite-Entreprise.net
15-11-2021
[Fiche pratique] Devenir trader : comment se lancer dans le trading ? 🧐 Devenir trader est un rêve pour beaucoup d’entrepreneurs qui veulent être libres financièrement. Mais ce secteur n'est …
Facebook
Petite-Entreprise.net
09-11-2021
Une fois n'est pas coutume, le nouveau site a raté son réveil ! 😴 Je travaille d'arrache-pied avec mon équipe pour qu'il soit prêt et en pleine forme ! 💪 En attendant, son prédécesseur …
Fiche pratique
Accompagnement entrepreneur 10.11.2021
Devenir trader : comment se lancer dans le trading ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
07-11-2021
[Lancement] C'est demain ! 🎇🎊 Êtes-vous prêts à découvrir le nouveau site internet ? Rendez-vous demain sur petite-entreprise.net ! #lancement #siteinternet #nouveauté #conseils …
Conseiller
Nicolas PHAM
Conseil en pilotage d’entreprise
Vaulnaveys-le-Haut
(38) Isère
Facebook
Petite-Entreprise.net
06-11-2021
[Lancement] Plus que 2 jours ! 🎉 Prospérine et toute l'équipe ne tiennent plus en place ! Vous vous souvenez de l'apparence du site il y a quelques années ? Il a déjà bien évolué depuis …
Facebook
Petite-Entreprise.net
05-11-2021
[Lancement] Tic-Tac Tic-Tac ! ⏰ Le Jour-J approche à grand pas ! Dans 3 jours, le nouveau site petite-entreprise.net sera en ligne ! 🥳 On a hâte que vous puissiez découvrir toutes les …
Facebook
Petite-Entreprise.net
05-11-2021
[Webinaire] 🚨 Notre partenaire Rivalis anime un nouveau webinaire mardi 9 novembre à 17h. 🚨 👉 Comment soigner sa première impression face au client ? 👉 Comment recevoir vos clients …
Fiche pratique
Accompagnement entrepreneur 28.10.2021
Quels sont les 3 points essentiels pour comprendre une fiche de paie ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
04-11-2021
[LANCEMENT] Ne manquez pas la mise en ligne de votre nouveau site petite-entreprise.net ! 🎉 Plus que 4 jours à attendre... ⏱ Êtes-vous curieux d'en voir plus ? 😎 Alors commentez …
Conseiller
Jérôme LASSALLE
Conseil en gestion d’entreprise
GRAZAC
(43) Haute Loire
Facebook
Petite-Entreprise.net
03-11-2021
[LANCEMENT] Vous êtes impatients de découvrir notre nouveau site internet ? 🧐 Je suis contente de vous annoncer sa mise en ligne ce Lundi 8 Novembre ! 🎉 C'est une grande étape pour moi et …
Facebook
Petite-Entreprise.net
29-10-2021
📣[NOUVEAUTÉ]📣 Je ne tiens plus en place… 🥳 Je peux enfin vous annoncer que … je vous prépare un nouveau site internet flambant neuf ! 🎁 Mon équipe est à fond pour que …
Facebook
Petite-Entreprise.net
28-10-2021
[Fiche pratique] Quels sont les 3 points essentiels pour comprendre une fiche de paie ? 📄 Nous avons déjà tous eu une fiche de paie entre les mains. Mais combien d’entre nous savent …
Fiche pratique
Accompagnement entrepreneur 19.10.2021
Restauration professionnelle : tout l'équipement au meilleur rapport qualité/prix !
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
27-10-2021
📣[NOUVEAUTÉ]📣 Je vous en parlais hier, je vous prépare une grande nouveauté avec mon équipe qui va décoiffer ! 🔥 Voici un nouvel indice (rébus) qui vous mettra encore plus sur la …
Conseiller
Emilie DEMOULIN
Conseil en pilotage d’entreprise
MONTAINVILLE
(78) Yvelines
Facebook
Petite-Entreprise.net
26-10-2021
📣[NOUVEAUTÉ]📣 Hello c'est Prospérine, en direct de nos bureaux avec mon équipe.🔥 Je suis contente de vous annoncer une grande nouveauté mais je ne vais pas vous en dire plus ... …
Facebook
Petite-Entreprise.net
21-10-2021
[Fiche pratique] Comment créer sa micro-entreprise ? 🧐 Le nombre de créations de micro-entreprises a explosé au premier trimestre de 2021 ! Vous aussi, vous voulez sauter le pas de …
Facebook
Petite-Entreprise.net
20-10-2021
[Webinaire] Créateurs d'entreprise : Augmentez vos chances d'obtenir votre financement ! 🔥 Notre partenaire @Rivalis vous donne des conseils pour faire un bilan prévisionnel efficace ! …
Fiche pratique
Accompagnement entrepreneur 19.10.2021
Comment créer sa micro-entreprise ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
19-10-2021
[Fiche pratique] Pourquoi est - il primordial de ne pas passer outre ce document prévisionnel ? ✅ Construire un prévisionnel financier, c'est déterminer précisément ce dont vous avez besoin …
Conseiller
Martial PAGUE
Conseil en pilotage d’entreprise
SAINT-ETIENNE
(42) Loire
Facebook
Petite-Entreprise.net
14-10-2021
[Webinaire] Vous n'étiez pas disponible pour le webinaire sur la hausse des matières premières réalisé par notre partenaire Rivalis mardi soir ? Voici le replay ! 😁 👉 …
Charger plus d'actualités
Suivez-nous
sur les réseaux sociaux
Vous avez soif d'informations ?
En vous inscrivant à notre newsletter, vous serez abreuvés de connaissances tous les vendredis soirs !
Voir un exemple de newsletter

La société Valpolis traite les données recueillies afin de faire suite à votre demande d’inscription à la newsletter.
En savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits.