La mise à diposition des salariés des outils issus des NTIC

Les textes de lois concernant l’utilisation des NTIC

Plusieurs textes de loi offrent un encadrement légal précis aux cas de la mise à la disposition des salariés des outils issus des NTIC :

• Article 4 de l’arrêté du 10 décembre 2002
• Lettre circulaire N° 2003- 014 du 09/01/2003
• Lettre ministérielle du 06/01/2003
• Lettre ministérielle du 07/01/2003
• Article 31 de la loi de finances pour 2008 n°2007-1822 du 27 décembre 2007.

Qu’est-ce que les NTIC ?

Les outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication désignent les biens (ordinateurs, progiciels, logiciels, modem, téléphones mobiles…) qui permettent d’accéder au télécopieur, à l’ordinateur de l’entreprise ou à internet.

Implications fiscales :

La mise à disposition permanente des salariés de ces outils (dont l’usage est partiellement privé), dans le cadre de l’activité professionnelle, cet usage privé est légalement considéré comme un avantage en nature à inclure dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale.

Dans les cas de cession gratuite aux salariés de matériel informatique, il est possible (sous réserve de certaines conditions) de bénéficier d’une exonération de cotisations de sécurité sociale.

Les documents prouvant une utilisation personnelle des NTIC

Deux principaux moyens sont à même de constituer une preuve tangible de la réalité de l’usage privé :

Un document écrit (contrat de travail, accord d’entreprise, règlement intérieur, courrier de la direction de l’entreprise autorisant le salarié à faire un usage privé des outils)

Des factures détaillées permettant d’établir une utilisation privée.

Les NTIC sont-ils un avantage en nature ?

Il est possible d’exclure l’utilisation de ces outils de la catégorie « avantage en nature », et ce, à deux conditions :

Que cette utilisation soit à fréquence raisonnable pour la vie quotidienne d’un salarié (appels de courte durée, brèves consultations de serveurs…)

Qu’elle soit justifiée par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale dudit salarié.

Une utilisation professionnelle et privée

Dans les cas où l’utilisation du salarié de l’outil mis à sa disposition à titre gratuit par l’entreprise est à la fois professionnelle et privée, dans le cadre de l’activité professionnelle, l’employeur peut choisir entre deux modes d’évaluation :

• Une évaluation forfaitaire
• Une évaluation en fonction des dépenses réelles.

Notez également que :

L’employeur se garde le droit de revoir, modifier ou réviser son choix pour l’année entière écoulée (salarié par salarié), et ce, jusqu’à l’établissement de la DADS en fin d’année.