Qu’est ce qu’un ERP ? A quoi ça sert dans l'entreprise?
Un ERP (pour Enterprise Ressource Planning) est une solution logicielle visant à unifier le système d’information d’une entreprise en intégrant les différentes composantes fonctionnelles autour notamment d’une base de données unique. Vous n’avez rien compris ? C’est normal : un ERP est un système complexe qui demande du temps à appréhender et mettre en place mais qui peut être extrêmement profitable à la rentabilité d’une entreprise. Quelques explications pour que vous compreniez ce qu’est un ERP.
Eléments de définition : ERP et PGI
Les ERP nous viennent des Etats-Unis. C’est pourquoi ils sont souvent désignés par leur acronyme anglophone : ERP. Pour autant, il s’agit exactement de la même chose qu’un PGI, qui signifie Progiciel de Gestion Intégré. Donc PGI = ERP = logiciel planification des ressources de l’entreprise. Un ERP a vocation à traiter différents pôles de l’entreprise :
- la gestion des achats,
- la gestion des stocks,
- la gestion commerciales/des ventes,
- la gestion de la production,
- etc.
Comment fonctionne un ERP ?
Le principe d’un ERP est de centraliser la base de données de l’entreprise. C’est-à-dire que le fait d’entrer ou de modifier une donnée dans l’un ou l’autre des modules (gestion des ventes, des stocks, de la production, etc.) impacte tous les autres modules : la base de données est mise à jour et applique la modification à toute l’entreprise.
Par exemple, si un commercial/vendeur entre une vente sur son terminal (qui peut être mobile), l’ERP va immédiatement et automatiquement appliquer cette vente sur le stock, le journal des ventes, le grand livre (comptabilité) et le compte de résultat. Et ce, en temps réel !
Pourquoi mettre en place un PGI ?
Avant l’arrivée des ERP, les données devaient entrées manuellement par les différents services. Le résultat :
- Perte de temps (la même donnée doit être entrée par différentes personnes)
- Duplication des données (certaines données peuvent être entrées en double)
- Perte de données (liée à des bugs informatiques ou à des erreurs humaines)
- « Falsification » des données (liée à des erreurs humaines)
De fait, dans les grandes entreprises, avant l’arrivée des ERP/PGI, des contrôleurs de gestion étaient souvent affectés à la vérification de ces éléments ! La perte de rentabilité était considérable.
Un ERP/PGI permet donc une optimisation des processus, une réduction du temps de gestion des données de l’entreprise et une centralisation de ces données qui sont dès lors, selon les autorisations accordées, accessibles à tous les utilisateurs sous la forme qui les intéresse.
L'objectif de l'ERP est d'augmenter la performance globale de l'entreprise.
Combien coûte l’implémentation d’un ERP
C’est aujourd’hui le principal frein rencontré par les entreprises qui souhaitent intégrer un ERP : le coût. De fait, non seulement le coût de la licence d’un progiciel de gestion intégré coûte cher, mais en plus :
- Sa mise en place doit être faite par des professionnels
- Tout le système d’information doit être revu
- Le PGI doit d’abord être mis en place dans un environnement de test
- L’ERP doit être adapté aux exigences métiers de l’entreprise
- Les collaborateurs/utilisateurs de l’ERP doivent être accompagnés à moyen terme
- Etc.
Extrêmement performants pour optimiser la gestion des processus et des données d’une entreprise, un ERP n’en reste pas moins une solution très coûteuse au départ. L’implémentation d’un PGI doit donc être pensée très en amont pour que le rapport coût/bénéfice soit justement pesé.
La question qui se pose également de nos jours est : "installe-t-on le logiciel en dur, ou peut-on utiliser une version cloud ou en mode SaaS?". Tout cela évolue rapidement. Pour l'instant, l'entreprise a le choix.
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Vous avez envie des questions ? Fabrice vous répond !
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