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Comment classer ses documents ?

Publié le 7 avril 2015

Le classement de documents n’est pas une activité particulièrement réjouissante. Chez petite-entreprise.net, nous savons qu’en tant que patron, vous préférez vous consacrer à la production ou à la prospection. Pourtant le classement est une nécessité absolue. Avec un peu d’astuce et de méthode, vous obtiendrez un résultat tout à fait étonnant dont vous ne serez pas peu fier.

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Classer ses documents : une place précise pour chaque document

Partez du principe que chaque document doit être à une place précise. Factures, devis, plans, copies de déclarations, documents administratifs, échéanciers, relevés de banque, livres et revues, et même vos matériels et consommables informatiques. Pour commencer, nous vous conseillons de hiérarchiser vos classements sur 3 niveaux différents :

  1. Votre bureau où ne prennent place que les documents en cours d’utilisation,
  2. Une pièce ou un rangement spécifique réservé aux documents de références,
  3. Un endroit plus éloigné dédié aux archives.

Référencer un document

Nous vous conseillons de donner un intitulé à chaque document selon leur nature. Ce ne sont ici que des suggestions que vous pourrez adapter à votre situation et à votre secteur d’activité:

  • « réf…. » pour les documents de référence
  • « pro…. » pour les documents relatifs à un projet
  • « adm…. » pour les documents administratifs
  • etc.

Cette nomenclature peut être suivie d’une numérotation ou d’un système de datation. Par exemple, un devis datant du 03 avril 2009, pourrait être classé « dev03042009 ».

Conserver les documents sous forme papier ou les numériser ?

Conserver ses documents papier présente des avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grande dimensions. Cependant, n’écartez pas l’éventualité de numériser systématiquement tout ou partie de vos documents. Classer vos documents sur informatique permet une recherche facilitée par mots clés et référence. Très important : pensez à sauvegarder toutes vos données sur des supports durables et sécurisés.

Mobilier et accessoires

Le mobilier de rangement disponible sur le marché est très varié. Vous pouvez en avoir une idée en compulsant les catalogues spécialisés sur papier ou sur internet. Le mobilier de rangement est un investissement indispensable, relativement peu coûteux et durable.

  • Armoires à portes battantes ou coulissantes
  • Classeurs multi-tiroirs
  • Bibliothèques
  • Etagères
  • caissons mobiles

A l’intérieur de ce mobilier, placez les accessoires les plus appropriés.

  • corbeilles superposables en format A4 ou même A3 (pratique pour les plans)
  • classeurs à levier
  • dossiers suspendus
  • ranges-revues
  • intercalaires
  • protège-documents
  • chemises
  • onglets et index marque-pages
  • caisses à archives

Sachez profiter des couleurs disponibles pour pouvoir identifier visuellement le type de contenu sans même devoir lire l’étiquette. Vous pouvez par exemple réserver le vert pour les projets, le jaune pour la documentation technique, le bleu pour l’administratif et le rouge pour les rappels de facture…

Prendre le temps de classer

Plutôt que de classer une fois par mois, réservez-vous une heure par semaine. Avec l’habitude, ce ne sera plus qu’une question de 20 à 30 minutes, pas davantage. Attention à ne pas céder aux tentations de report dans le genre « je ferai ça la semaine prochaine ». La tâche épreuve n’en sera que plus difficile !

Si vous avez besoin de conseil ou d’assistance dans cette tâche ou toute autre tâche administrative, n’hésitez pas à faire appel à un PRO du réseau petite-entreprise.net près de chez vous.

Combien de temps garder vos documents

Accident de travail : toute la vie
Baux de location : 5 ans après le départ du logement
Certificat de travail : jusqu’à la retraite
Contrat de travail : jusqu’à la retraite
Devis : jusqu’à à l’établissement de la facture
Facture : ERF : 5 ans 
Notes d’hôtel et de restaurant : 6 mois
Souches de chèque et relevés de comptes bancaires : 10 ans
Cotisations de Sécurité Sociale : 5 ans

Vous avez une méthode de rangement que vous voulez partager avec Petite-entreprise.net et tous ses internautes ? Vous avez découverts des mobiliers et des accessoires tendances et pratiques pour classer et ranger ? Alors n’hésitez pas à nous faire partager vos conseils et trouvailles !

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