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Définition d'une Assistante

Publié le mardi 8 octobre 2013

Que serait un chef d’entreprise sans son assistante ? En vrai bras droit, elle l’assiste sur toutes ses missions. Elle l’accompagne, lui rappelle, l’assiste, lui organise ses tâches… et son efficacité ne peut que garantir le succès de son dirigeant.

Même si de plus en plus d’assistantes prennent en charge la gestion d’une organisation avec plusieurs collaborateurs et travailleront avec eux, il n’empêche que l’assistante reste rattachée à son principal interlocuteur, le dirigeant.

Les missions de l’assistante

L’assistante s’occupe du chef d’entreprise dans toutes ses tâches. Elle doit mettre en place et gérer ses rendez-vous. Ainsi elle s’occupe de son emploi du temps et gère son planning dans les moindres détails.  

Suite à la mise en place de ses rendez-vous, elle doit organiser ses déplacements, ses réunions pour que tout soit au point. C’est donc à elle que revient la responsabilité de réserver son vol, de lui louer une voiture, de rédiger les courriers… il faut savoir qua dans les grandes structures, elle peut avoir des secrétaires sous ses ordres.

Les compétences nécessaires

Son rôle étant assez différent de la secrétaire, on lui demandera beaucoup d’autonomie et d’avoir le sens de l’initiative. Elle doit pouvoir tout gérer même en l’absence de son dirigeant.

Une assistante étant en contact direct avec les clients et les collaborateurs doit avoir une présentation impeccable. Elle assiste souvent à des discussions confidentielles, tape des courriers top secrets et doit donc se montrer discrète et respecter une totale confidentialité.

Tout comme les postes de secrétariat, elle doit être organisée, méthodique et savoir gérer les urgences et les priorités.

Une maîtrise de l'outil informatique est indispensable. Si l’entreprise a installé un logiciel de gestion, elle sera certainement initiée à son utilisation.

La formation pour y accéder

Pour devenir assistante, il faut absolument avoir un diplôme avec niveau Bac + 2. En général, la formation la plus appropriée reste le BTS Assistant de direction mais aussi celui d’ Assistant secrétaire trilingue. Il est aussi possible pour une secrétaire d’évoluer en quelques années d’expérience au poste d’assistante.

Les petits – du métier

C’est un métier très stressant où l’assistante s’habitue à travailler sous la pression de son chef. il arrive aussi que le directeur soit trop absent ce qui l’oblige à gérer seule des situations assez délicates. Sans oublier que dans certaine structures, l’assistante se retrouve à gérer des projets qui lui demandent aussi de gérer le personnel comme si elle était sous la responsabilité de la fonction des Ressources humaines.

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