Temps de travail du dirigeant : comment l’organiser ?

Rangez votre environnement de travail

Entre la compta, les factures, les devis, les commandes, les déclarations fiscales, sociales et autres, le bureau d’un patron est souvent bien encombré. Organiser son bureau, son ordinateur et ses papiers de manière à pouvoir retrouver rapidement et facilement ce que l’on cherche est donc une priorité.

Cela peut paraître ridicule, mais on peut perdre jusqu’à 10% de son temps à chercher des données ! Un poste de travail, un bureau et un ordinateur bien rangés sont donc déjà des éléments indispensables pour optimiser son temps de travail.

En outre, plus on travaille dans un environnement mal rangé, moins on travaille efficacement. Il y a donc aussi une composante psychologique indéniable au fait de ranger son environnement de travail.

Pour optimiser votre temps de travail… faites des pauses !

Ici aussi, le conseil peut sembler absurde et pourtant il n’en est rien. L’objectif n’est pas de tout enchaîner mais d’être plus productif, c’est-à-dire de faire le maximum de travail en un minimum de temps. Et pour être productifs, vos collaborateurs ont besoin de pauses… vous aussi ! Faire une pause vous permet de prendre de la distance, d’aérer votre esprit pour être mieux concentrer sur ce que vous allez faire, après. Essayez donc de faire une courte pause toutes les deux heures par exemple.

Organisez vos rendez-vous à l’extérieur. Le rendez-vous en plein milieu de matinée ou d’après-midi est typiquement le pire de tous. Il vous bloque en vous empêchant de commencer autre chose ou de terminer quelque chose et exigera des trajets inutiles et chronophages. Quand vous en avez la possibilité, regroupez donc vos rendez-vous soit en fin de période (matinée ou après-midi) soit en début de période (matinée ou après-midi).

Réservez un temps pour vos mails !

L’un des travers des dirigeants, c’est de vouloir tout gérer au moment où le problème se présente. C’est ce que nous avons évoqué dans notre fiche sur la procrastination. Et le pire sur ce point, ce sont les e-mails. Or, le temps que l’on perd à répondre immédiatement à un email est considérable. Il est donc préférable de se tenir à une certaine rigueur sur ce point :

Vérifiez vos mails le matin en arrivant et répondez à ceux qui ne vous demandent pas trop de temps ;

Réservez-vous un créneau en fin de matinée pour revérifier vos mails et répondre à ceux qui demandent un peu de temps ;
Prenez un dernier créneau le soir avant de partir pour régler les derniers mails.
Si jamais certains sujets sont importants, vos interlocuteurs vous solliciteront de toute façon autrement (téléphone par exemple), inutile donc de vérifier sa boîte mail toutes les heures ou de répondre immédiatement à la réception d’un courrier.

Organisez vos relations avec vos collaborateurs

Les collaborateurs peuvent vite devenir aussi envahissants que les e-mails. D’où l’importance de structurer semaines et journées de manière à ménager des créneaux dédiés pour recevoir vos collaborateurs et/ou faire le point avec eux. En plus des réunions hebdomadaires, vous pouvez tout à fait, comme à l’URSSAF, dédier une demi-journée au cours de laquelle vous allez recevoir vos salariés qui souhaitent faire le point directement avec vous. Cela peut être un bon outil de management et vous permet de vous concentrer, le reste du temps, sur vos autres tâches.