Comment fonctionne le Registre Unique du Personnel (RUP) ?

Support papier ou informatique ?

La manière légale, bien que « classique », de tenir le registre est de le mettre sur support papier. Formalisme peu pratique, risqué (incendie, détérioration…) et surtout obsolète.

Ces inconvénients, combinés à l’avènement de l’ère de l’informatisation administrative, ont poussé le législateur à autoriser que les registres soient tenus sous forme informatique.

Sachez aussi que…

– Il est obligatoire (Code de Travail) que les DP (délégués du personnel) soient tenus informés de ce fait (à titre consultatif).

– L’inspection du travail doit être informée de l’avis résultant de cette consultation

– L’usage de la forme informatisée du registre dispense l’entreprise de la déclaration à faire auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés)

Durée de conservation et mise à jour du registre unique du personnel

– Le RUP doit obligatoirement être conservé 5 ans après le départ des salariés qui y sont cités. En d’autres termes, il est vivement conseillé de conserver le registre indéfiniment.

– Concernant les mises à jour, elles sont obligatoires à chaque :

* Embauche de nouveau salarié (date précise à l’appui). Et ce, au moment de son recrutement

* Sortie de chaque salarié (date précise à l’appui). Et ce, au moment de la rupture de son contrat de travail, peu importe la forme de ladite rupture : démission, licenciement, retraite, fin de contrat CDD, rupture conventionnelle…