Définition registre unique du personnel

Registre unique du personnel : Ce qu’il faut savoir

• Toute entreprise ou établissement qui emploie des salariés doit tenir un registre unique du personnel.

• Tous les salariés doivent y être inscrits dans l’ordre de leur embauche, y compris les salariés intérimaires.

• Lors de son recrutement, chaque salarié doit être porté sur le registre à l’aide d’un procédé indélébile pour éviter toute fraude.

• Doivent figurer ses nom et prénoms, sa nationalité, sa date de naissance et son sexe ainsi que son emploi, sa qualification, et la date de son entrée dans l’entreprise ou l’établissement et pour les étrangers le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

• Les copies de ces titres doivent être annexées au registre unique du personnel.

• Ces informations doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date de départ du salarié de l’entreprise.

L’employeur est dans l’obligation légale de tenir un registre unique du personnel par établissement affilié à son entreprise. En d’autres termes, dans le cas où l’entreprise comporte 3 différents établissements, 3 registres uniques du personnel doivent être établis indépendamment.

Registre unique du personnel : les obligations

Les employeurs :

Les employeurs/chefs d’entreprise sont tous dans l’obligation légale de tenir un registre unique du personnel. N’échappent à cette règle que les particuliers employeurs, ainsi que les associations utilisant le chèque emploi associatif.

Les salariés :

Tous les salariés d’une entreprise donnée sont concernés par le registre unique du personnel, incluant les employés embauchés par l’intermédiaire des entreprises de travail temporaire, ainsi que les travailleurs à domicile.

La même règle s’applique aux salariés étrangers ; ils doivent nécessairement figurer dans le registre unique du personnel.

Les mentions obligatoires du registre unique du personnel

Tout d’abord, sachez que les mentions obligatoires à citer dans le cadre d’un registre unique du personnel représentent une obligation légale qui incombe à l’employeur.

Ces mentions doivent permettre d’identifier le salarié et elles incluent : le nom et prénom du salarié, sa nationalité, sa date de naissance, son sexe, sa position/fonction, sa qualification, ainsi que les dates précises de son entrée et (le cas échéant) de sortie de l’établissement.

Quelques autres mentions obligatoires :

• Dans le cas où une autorisation d’embauche ou de licenciement s’impose, la date de cette autorisation et/ou la date de la demande d’autorisation doit être mentionnée dans le registre unique du personnel.

• Une mention « salarié à temps partiel » est à ajouter, dans le cas des salariés à temps partiel.

• Une mention « contrat à durée déterminée » est à ajouter, dans le cas des travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée.

• Une mention « salarié temporaire » est à ajouter, dans le cas des travailleurs temporaires, (mais aussi le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire concernée).