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21583 --- Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises doivent recourir à un logiciel de facturation agréé, sous peine de sanctions. Explications...
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Vérifiez que votre logiciel de facturation est agréé

Mis à jour le 3 janvier 2023

Afin de renforcer les garanties de sécurité et d’intégrité de leurs données de facturation, notamment en cas de contrôle fiscal, les entreprises doivent pouvoir justifier de l’utilisation d’un logiciel de facturation agréé depuis 2018. A défaut, une attestation du concepteur du logiciel pourra cependant suffire, en principe, à dégager votre responsabilité.

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Logiciels de facturation agréés : un indispensable obligatoire !

L’article 38 de la loi de Finance pour 2016 a introduit une nouvelle norme, passée relativement inaperçue à l’époque, en matière de logiciel de facturation à l’usage des entreprises et des professionnels. Retranscrit dans le nouvel article 286, I, 3° bis du code général des impôts, le texte impose à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA de recourir à un logiciel de facturation ou à un système de caisse agréé depuis le 1er janvier 2018. L’agrément vise à garantir les « conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage » de l’ensemble des informations de facturation du professionnel.

Cette nouvelle obligation ne vient pas de nulle part, et constitue la dernière initiative des autorités pour lutter contre le problème des recettes dissimulées, encaissées en espèces afin d’échapper au paiement de la TVA et/ou de l’impôt sur les bénéfices. Le ministère des Finances, dans un avis BOFIP en date du 3 août 2016, a même pointé une aggravation récente du phénomène, du fait de la diffusion des nouveaux logiciels « frauduleux ou permissifs » proposant des fonctionnalités illégales, comme par exemple l’effacement de certaines recettes ou même la reconstitution fictive de tickets de caisse.

Comme indiqué plus haut, l’obligation ne s’applique que pour les entreprises assujetties à la TVA. Les professionnels bénéficiant d’un régime en franchise de TVA, et notamment tous ceux qui relèvent du régime de la micro-entreprise, ne sont donc pas concernés.

Quelle forme pourra prendre l’agrément ?

En pratique, la loi prévoit que le chef d’entreprise a la possibilité de présenter deux formes d’agréments de son logiciel de facturation en cas de contrôle de l’administration fiscale :

  • Le logiciel peut tout d’abord avoir reçu un « certificat ». Ce certificat ne peut être délivré, après contrôle, que par un organisme tiers et dûment accrédité pour le faire, conformément aux dispositions de l’article L115-28 du code de la consommation. Dans ces conditions, l’utilisateur du logiciel doit simplement s’assurer de l’existence d’un tel certificat auprès de l’éditeur, et ne pourra pas être inquiété.
  • A défaut, vous devrez solliciter a minima auprès de l’éditeur du logiciel une « attestation ». Par cette attestation, l’éditeur engage formellement sa responsabilité sur le respect des normes légales en matière d’intégrité, de sécurisation et d’archivage des données de facturation.
  • Dans un premier temps, les logiciels certifiés seront sans doute peu nombreux. C’est la raison pour laquelle l’administration fiscale met à la disposition des éditeurs de logiciels un modèle d’attestation individuelle, librement accessible.

Quelles sanctions en cas de non-respect de l’obligation ?

Si le chef d’une entreprise assujettie à la TVA est incapable de justifier de l’agrément du logiciel de facturation ou du système de caisse qu’il utilise, il encourt une peine d’amende pouvant aller jusqu’à 7500€. Attention toutefois : cette somme, déjà très conséquente, s’entend « par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse ». Si vous utilisez plusieurs logiciels non conformes, attendez-vous donc à une peine d’amende multipliée en conséquence ! Un exemple peut être le recours à un système de caisse non agréé en magasin, doublé d’un logiciel de facturation non agréé pour vos ventes par correspondance : dans une telle situation, vous encourez jusqu’à 15 000€ d’amende au total.

Ne comptez pas sur le préavis avant un contrôle pour vous mettre en conformité à la dernière minute. Les agents de l’administration fiscale sont libres de se présenter de manière inopinée pour vérifier le respect de vos obligations en la matière (article L80-O du livre des procédures fiscales).

Dès le 1er janvier 2018, en cas de défaut de l’utilisation d’un logiciel de facturation, le montant de l’amende est fixé à 7500 € et le chef d’entreprise dispose de 60 jours pour se mettre en conformité.

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