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Le remboursement des frais professionnels

Publié le 7 avril 2015

Selon l’URSSAF, les frais professionnels sont les « dépenses inhérentes à la fonction ou à l’emploi que le salarié est amené à supporter ». En tant qu’employeur, vous devez les prendre à votre charge. Aussi, la loi fiscale prévoit des exonérations de charges sociales sur ces indemnisations. Explications.

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Quelles sont les modalités pour le remboursement des frais professionnels ?

Il existe 3 modalités différentes pour l’indemnisation des frais professionnels :

  • Frais réels

  • Déduction supplémentaire

  • Allocation forfaitaire (dispensée de cotisations sociales jusqu’à 7 600€)

L’indemnisation des frais professionnels ne donne pas lieu à des cotisations sociales (on dit qu’elle est exclue de l’assiette des cotisations) si elle se fait aux frais réels ou par le procédé de déduction supplémentaire.

La déduction supplémentaire est applicable quand les frais professionnels sont supérieurs au plafond de 7 600€. L’allocation forfaitaire quant à elle s’applique généralement quand les frais professionnels sont régulièrement engagés par les salariés. Mais attention : cette indemnisation forfaitaire ne peut pas :

  • Constituer une forme de complément de salaire déguisé et exonéré de charges ;

  • Ne doit pas être « excessivement inférieure » aux frais réellement engagés par le salarié.

En d’autres termes, si indemnisation forfaitaire il y a, elle doit être très légèrement inférieure ou égale aux frais réellement engagés par le salarié.

Quels sont les plafonds d’exonération de charges sociales pour les frais professionnels ?

Attention, l’exclusion de l’assiette des cotisations est soumise à des plafonds. La part de frais dépassant ces plafonds est soumise à cotisations sociales. Les plafonds sont les suivants :

  • Indemnité de restauration sur le lieu de travail : 6,20€

  • Dans les cas de déplacements :

    • Repas au restaurant obligatoire : 18,10€

    • Indemnité de collation hors des locaux (si le salarié n’est pas obligé de prendre ses repas dans un restaurant ; par exemple, repas sur chantier) : 8,80€

  • Dans les cas de grands déplacements :

    • Pendant les 3 premiers mois : 18,10€

    • Entre le 3ème et le 24ème mois : 15,30€

    • Au-delà du 24ème mois : 12,70€

  • Pour les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner :

    • Pendant les 3 premiers mois : 64,70€ (pour les départements de Paris, des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne) ; 48,00€ (pour les autres départements) ;

    • Entre le 3ème et le 24ème mois : 55,00€ (pour les départements de Paris, des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne) ; 40,90€ (pour les autres départements) ;

    • Au-delà du 24ème mois : 45,30€ (pour les départements de Paris, des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne) ; 33,60€ (pour les autres départements).

  • Concernant la mobilité professionnelle :

    • Indemnité journalière pour dépenses d’hébergement provisoire et frais de nourriture dans l’attente d’un logement définitif : 71,90€ (attention, cette exclusion est limitée à 9 mois… c’est bel et bien du provisoire) ;

    • Indemnité de compensation des dépenses inhérentes à l’installation dans un nouveau logement : 1 440,20€ + 120e par enfant à charge ;

    • Frais de déménagement : dépenses réelles non plafonnées (sur facture, évidemment…) ;

    • Mobilité internationale : idem ;

    • Mobilité de la métropole vers les DOM-TOM : idem.

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