Réagir aux perturbations pendant une réunion

 Si la préparation de la réunion est une étape primordiale pour assurer sa réussite, le déroulement de la séance peut connaître des perturbations qui compromettent sérieusement cette issue tant espérée.

 
En effet, l’efficacité de la réunion se ressent fortement des divers incidents qui peuvent altérer son bon déroulement. La vigilance du manager qui anime la réunion et sa présence d’esprit sont autant d’atouts qui lui permettront de dépasser ce genre de désagréments, sans dévier de l’objectif de la réunion.
 
Sur le plan pratique, les perturbations qui peuvent survenir pendant une réunion sont multiples mais peuvent être répertoriées en quatre catégories :
 
Les perturbations temporelles : elles se concrétisent, souvent, par une perturbation horaire, c’est-à-dire, le retard d’un ou plusieurs participants. Véritable source d’appréhension pour le manager qui organise la réunion, le retard des participants touche le point le plus sensible de la préparation de la réunion : le temps. En effet, les minutes passées à attendre ne constituent pas seulement une perte de temps préjudiciable pour le bon déroulement de la réunion, dont la durée est déterminée, mais sont également un facteur compromettant pour la réussite de la séance, étant donné l’impatience, voire la nervosité, causée par cette attente forcée sur le manager et l’ensemble des participants présents à l’heure.
 
Face au retard de l’un des participants, le dirigeant - qui ne souhaite pas voir l’efficacité de sa réunion compromise – doit réagir rapidement, avant que l’impatience ne gagne les autres assistants :
 
Pour éviter les désagréments des perturbations horaires et préserver la réussite de sa réunion, le manager ne doit pas se contenter d’une simple remarque ironique, adressée au retardataire dès son arrivée. Il doit bien lui faire comprendre qu’un tel comportement n’est pas admis et qu’il ne doit pas recommencer. A ce titre, le dirigeant peut commencer la réunion à l’heure, quitte à faire un petit récapitulatif au participant retardataire, en lui faisant remarquer que sa défaillance n’a pas perturbé le déroulement normal de la réunion. Le message implicite adressé, en fait, à tous les participants est que les perturbations horaires ne seront plus tolérées, à l’avenir, afin d’éviter que les mauvaises habitudes ne s’installent.
Les perturbations de fond : dans ce cas, les perturbations naissent d’un désaccord ou d’un malentendu concernant la compréhension de l’objet de la réunion ou la détermination des objectifs à atteindre. Ce type de perturbations surgit lorsque l’un des participants n’appartient pas à l’équipe du manager qui anime la réunion et qu’il n’est pas informé, préalablement, du but de la réunion et surtout, de sa présence. D’où la nécessité de le briefer, avant la réunion, et de s’assurer de son implication dans la réunion à laquelle il a été convié.
 
D’autres perturbations peuvent altérer le bon déroulement d’une réunion ; le plus important est de savoir gérer les désagréments qu’elles génèrent et d'éviter qu’une atmosphère tendue ne règne durant la réunion :
 
Les perturbations comportementales : elles peuvent intervenir au cours de la réunion et parfois, dès le début. Le dirigeant remarquera, ainsi, l’attitude passive d’un ou plusieurs participants qui donnent des signes évidents de désintérêt, auxquels le manager doit, immédiatement, remédier. En effet, le silence, synonyme de désengagement, est nuisible pour la réunion dans la mesure où ce type d’attitude appauvrit le débat et limite les horizons, en réduisant le nombre de suggestions et d’idées à étudier. Par conséquent, le manager doit interpeller les participants passifs pour les inciter à plus de réactivité, avec le concours des autres participants.
 
Les perturbations matérielles : ce genre de perturbations peut paraître dérisoire. Pourtant, un équipement défaillant ou incomplet est très handicapant et peut se révéler très ennuyeux pour le déroulement de la séance, surtout si les complications surviennent au début de la réunion. Par ailleurs, prévoir le matériel nécessaire et vérifier son fonctionnement, avant de commencer, empêche le recours à ce type d’arguments pour justifier un malaise ou une mauvaise ambiance qui se développe et s’installe, au cours de la réunion. Cela obligera les participants à aller au fond du problème pour essayer de trouver des solutions.

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