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Pour organiser un salon, il faut essentiellement prévoir sa préparation, le coût de l’opération ainsi que la mise en place de l’animation et du suivi. Ces procédures doivent être bien coordonnées afin d’assurer le bon déroulement de l’évènement. Tous nos conseils pour organiser un salon dans cet article.
En effet, dans un premier temps, il faut préparer le salon. Cette organisation se base schématiquement sur 3 étapes : veille concurrentielle, recherche des exposants, communication autour de l’évènement.
Avant de préparer son propre salon, il est préférable d’en visiter un en amont. Effectivement, le but étant de s’informer sur les nouvelles technologies, les tendances récentes et les originalités en terme de produits et ceci offre la possibilité d’établir des contacts.
Une fois les contacts établis, il est nécessaire de promouvoir le salon. Donc en vue de le commercialiser, il faut faire une première recherche à partir de publicités via internet et téléprospection. L’investigation doit rechercher le maximum d’entreprises qui pourraient être intéressées dans le cadre de l’évènement commercial organisé.
Puis, après avoir inscrit les participants dans une base de données, il suffit de leur envoyer le dossier exposant. Il précise le montant des stands ainsi que les conditions de présentation du salon et le visuel.
Il s’agit d’un élément majeur dans l’organisation de la manifestation. En effet, l’affichage prend une place importance dans le cadre de la préparation de la communication. Le visuel doit être attractif, correctement positionné et bien lisible.
Il ne faut pas oublier que la campagne de communication peut également se faire par le biais de partenaires. Il est possible d’opter pour les annonces faites sur les ondes radio ou grâce à la presse régionale.
Dans un deuxième temps, il faut couvrir les frais du salon. En effet, organiser une opération de ce genre est assez onéreux et il faut prévoir de ce fait un investissement conséquent. Les différentes dépenses à prévoir sont essentiellement :
Les frais d’aménagement tel que le montage et le démontage.
Les frais de nettoyage des stands (matériel, ouvriers…).
Le mobilier et la décoration du salon (moquette, papier peint…).
Les frais de communication tels que les invitations et les brochures.
Les frais de location du local prévu pour le déroulement de la manifestation.
Enfin, il faut s’assurer de la bonne présentation des animations et un déroulement correct du suivi du salon. En effet, durant l’évènement plusieurs actions peuvent être mises en place pour mieux connaître les impressions de chacun (qu’il soit exposant ou visiteur).
Il est possible dans un premier temps de créer des questionnaires et de les distribuer avant le début de la manifestation. Ces formulaires seront remplis par les exposants et les visiteurs pendant le déroulement du salon.
Il est également possible de mettre en place des jeux concours pour rendre le salon plus attrayant en proposant des lots de récompense intéressants et attractifs (des cadeaux en rapport avec le thème du salon par exemple).
A la fin de l’exposition, il est impératif d’établir un bilan de participation au salon.
Il s’agit d’un suivi stratégique très avantageux, qui consiste à envoyer dans la semaine qui succède à la manifestation, une lettre de remerciement ainsi que les résultats des sondages exposants (la synthèse des informations qui ont été tirées des questionnaires remplis pendant l’exposition).
Il faut préciser qu’un bon suivi est un élément qui atteste du sérieux et de la crédibilité de l’organisateur et permet d’entreprendre des négociations avec de nouveaux clients intéressés. Enfin, il est important de fidéliser ses clients car cela permet sur le long terme de traiter de nouveaux projets et de se pencher sur des perspectives plus ambitieuses.
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