Gérer le temps de réunion : 5 conseils

Si votre entreprise est atteinte de la maladie typique des entreprises françaises, la réunionite chronique, alors ces 5 conseils vont vous être particulièrement utiles. En effet, le symptôme principal de la réunionite, ce sont des réunions qui s’éternisent et se dispersent, faute d’organisation. Le résultat : un coût important pour des bénéfices faibles. Améliorer la rentabilité de son entreprise peut aussi passer par l’optimisation des performances de vos réunions. Voici 5 conseils pour gérer le temps de réunion.

Vous êtes trop stressé·e et manquez de temps ?

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Etablissez un ordre du jour…

… pour qu’il soit respecté ! Le principe est finalement assez simple : à l’avance, établissez un ordre du jour précis qui détaillera tous les points qui doivent être abordés lors de la réunion. Une fois ce travail effectué, envoyez l’ordre du jour à tous les participants de la réunion en précisant le cas échéant qui doit préparer son intervention sur un point précis de cet ordre du jour. Egalement, profitez-en pour demander aux participants s’ils souhaitent ajouter un point à l’ordre du jour.
Cela permet de faire deux choses :

D’une part l’ordre du jour devient la feuille de route de la réunion. Puisque les participants ont eu leur mot à dire avant la réunion, il n’y a plus de discussion possible une fois la réunion commencée. Tout point qui n’est pas à l’ordre du jour sera abordé la réunion suivante.
D’autre part en demandant aux participants de se préparer, cela évite l’improvisation, grande spécialité de nos réunions à la française (contrairement aux réunions à l’américaine, comme nous l’évoquions dans notre billet sur le management américain). Si la réunion est préparée par les participants, elle a plus de chances d’être efficace.

Désignez un animateur de réunion

Idéalement, il faut éviter que cet animateur soit le dirigeant ou même, d’une manière générale, un supérieur hiérarchique. L’idée est que l’animateur soit plus ou moins extérieur aux intérêts de la réunion. De cette manière, il peut rester impartial et concentré sur sa tâche : l’organisation de la réunion. C’est lui qui rappellera l’ordre du jour en début de réunion, distribuera les tours de parole, rappellera à l’ordre les participants trop bavards ou trop diserts, synthétisera les décisions prises, etc.

Désignez un secrétaire de réunion

Le secrétaire de réunion est chargé de prendre des notes pendant la réunion. C’est lui qui aura la charge de la rédaction d’une synthèse finale, qu’il devra faire valider par l’animateur de la réunion, sorte de président de séance. Cela permet d’une part de laisser les autres participants se concentrer sur les points qu’ils doivent aborder et cela permet de créer ensuite un document de référence, un procès-verbal auquel on pourra se référer plus tard.

Fixez des temps rigoureux

En début de réunion, quand l’animateur rappellera l’ordre du jour, il devra également préciser combien de temps est imparti à chaque point de l’ordre du jour. Ensuite, au cours de la réunion, il devra faire respecter ces temps. C’est un aspect capital pour optimiser la performance. Si vous disposez d’un vidéoprojecteur, il est tout à fait envisageable de projeter le compte à rebours pour chaque point. Cela permet aux participants de ne pas être pris de court et de garder en tête les règles du jeu.
Cela implique également que si certains participants se lancent dans un débat qui risque de faire allonger le temps de la réunion et qui n’est pas forcément en accord avec l’ordre du jour, l’animateur doit les arrêter et les inviter à se réunir en petit comité, par ailleurs, pour terminer ce débat. L’objectif est qu’ensuite les participants doivent rendre compte, à la prochaine réunion, des fruits de leur réflexion.

Sélectionner les participants

On se rend compte qu’en réalité, dans les réunions des entreprises françaises, il y a souvent au moins 1 ou 2 participants qui n’ont rien à y faire. Ils ont été invités car on s’est dit que cela pourrait les intéresser, qu’ils pourraient avoir quelque chose à dire. Mais le résultat c’est que cela nuit à la performance de la réunion. Le procès-verbal sert justement à transmettre les fruits de la réunion aux autres collaborateurs que cela pourrait intéresser. Choisissez avec soin les participants, c’est en dernier lieu le meilleur moyen de gérer le temps de réunion.

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