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Une réunion peut être une chose très positive pour synchroniser toute une équipe autour d’un projet, à condition qu’elle soit bien préparée. Il est donc essentiel de faire une bonne préparation préalable. Pour vous y aider, voici le secret d’une réunion réussie en 5 points.
En d’autres termes, établissez d’avance le principal sujet de la réunion (résolution d’un problème, établissement d’un bilan, mise en place d’une stratégique commerciale, etc.) et veillez à ne pas en déroger.
Pour le choix de la date, si vous voulez que tous les participants soient présents, vous allez devoir prendre en considération leurs plannings respectifs. La tâche est délicate mais elle garantira la présence et l’implication de chacun.
De l’objet même de la réunion, dépendra ce choix là. Décidez à l’avance du nombre de vos participants, et surtout de leurs fonctions/positions (hiérarchie, champs de compétences…) afin d’éviter les éventuels conflits. Notez que, à ce niveau, vous êtes également sensé avoir une idée plus ou moins précise des différents désaccords internes.
Choisissez le lieu et assurez-vous de le réserver au bon moment (ni trop tard, ni trop tôt). Pour la disposition spatiale des participants, optez pour une disposition en fer à cheval afin de pouvoir voir tout le monde à la fois et favoriser ainsi les éventuels échanges. Et n’oubliez pas enfin de vérifier la bonne marche du matériel à utiliser durant la réunion.
Les convocations doivent inclure certaines mentions essentielles telles que l’ordre du jour, l’objet et le but de la réunion, l’heure et la durée, le lieu, la liste complète des participants attendu, ainsi que le plan de déroulement planifié.
