/P-3280-136-G1-comment-bien-utiliser-un-progiciel-de-gestion-commerciale.html
AccueilComment bien utiliser un progiciel de gestion commerciale

Comment bien utiliser un progiciel de gestion commerciale

Publié le 7 avril 2015

Afin de correctement utiliser le logiciel de gestion commerciale, il faut tout d’abord l’installer puis le paramétrer de manière à ce qu’il puisse convenir aux fonctions et aux nécessités de l’entreprise.

Besoin d'aide pour piloter votre entreprise ?
Appelez-moi !
Patrice RAMBAUD
Prendre rendez-vous

Qu’est ce que l’un logiciel de gestion commerciale ?

Le logiciel de gestion commerciale est un outil informatique permettant de traiter et d’organiser les différentes données d’une société. Ce genre de programmes donne à l’utilisateur la possibilité de consulter l’ensemble de données stockées en temps réel.

Le logiciel de gestion commerciale autorise également l’utilisation de la base « articles » en collectant les données relatives aux tarifs généraux, aux conditions tarifaires spécifiques, aux caractéristiques du produit, aux données logistiques, aux prix d’achat fixés…

Cet outil permet en plus la gestion de la base des clients et prospects en recensant différentes données telles que les adresses (de facturation et de livraison), les coordonnées, etc.

L’utilisateur pourra à partir de ces informations organiser facilement de véritables campagnes de prospection à travers par exemple, une automatisation des mailings et des e-mailings. De plus, grâce à ce logiciel, il devient possible d’automatiser la production de plusieurs documents commerciaux tels que les bons de commande, les devis, les factures, les bons de livraisons ou de réduction, les bons de commande fournisseur…

Le logiciel de gestion permet l’accès à d’autres fonctions au-delà de la gestion des paramètres fonctionnels. À noter par exemple les fonctionnalités de pilotage dont il dispose, qui permettent à la société d’accéder à des outils d’analyse sophistiqués qui déterminent les décisions à prendre et les meilleurs moments pour les prendre.

Quel budget pour un logiciel de gestion commerciale et sa mise en place ?

Le budget nécessaire à l’acquisition d’un système de gestion commerciale est divisé en deux parties.

Une première part de ce budget est consacrée à l’achat des licences et des maintenances techniques. Le montant nécessaire sera ici fonction de la marque, des fonctionnalités à acquérir et du nombre de licences nécessaires.

La deuxième portion du budget est surtout en rapport avec la prestation d’implémentation.

La prestation d’implémentation est le travail effectué par l’intégrateur certifié. Cette prestation concerne l’installation des logiciels, la configuration (standard ou avancée), éventuellement le transfert des données avec réintégration, le développement (si nécessaire) ou encore la formation des futurs usagers.

La durée de cette prestation est tributaire du cahier de charge de la société ainsi que du nombre de personnes à former. Il est cela dit impossible d’assurer en 24 ou 48 heures une implémentation complète et correctement effectuée, quel que soit le logiciel utilisé.

Il faut en effet éviter de chasser le prestataire au bout d’un ou deux jours de formation. Si c’est le formateur lui-même qui vous propose une formation de très courte durée, sachez qu’il n’est probablement pas compétent. En règle générale, l’installation complète avec paramétrage et la formation des futurs usagers dure environ 5 à 6 jours.

Paramétrer un logiciel de gestion commerciale

Suite à une commande de logiciel de gestion commerciale, un modèle standard vous sera livré. En d’autres termes, vous ne recevrez pas de logiciel adapté et préréglé, mais bien une version standard qu’il faudra modifier.
 
Les modifications et le paramétrage doivent nécessairement être effectués par des professionnels. Ceci est également valable pour l’installation du logiciel, surtout si ce dernier est en réseau (local) ou même en réseau via une connexion à distance (type TSE par exemple).
 
Ainsi, le paramétrage d’un logiciel de gestion commerciale est une étape fondamentale à laquelle il faut faire très attention, car un mauvais réglage aura des conséquences difficiles à gérer au bout d’un certain temps d’utilisation. En effet, le moindre changement nécessite une reprise complète de l’opération ce qui risque de vous faire perdre des données.
 
Exemple de la structure de la base articles : Lorsque vous ne fractionnez pas dès le début votre base en familles et en sous-familles, les informations statistiques que vous aurez plus tard seront imprécises voire inutilisables.
 
Le seul recourt sera alors de tout supprimer et de refaire toute la programmation.
 

Former sur le logiciel de gestion commerciale

 
Afin d’utiliser correctement votre prologiciel de gestion commerciale, il est primordial d’être bien formé. La formation est en effet une étape fondamentale. Celle-ci permet aux utilisateurs d’acquérir les bons gestes d’utilisation et l’indépendance nécessaire afin de pouvoir faire un usage correct de toutes les applications du logiciel.
 
Une bonne formation permettra normalement une utilisation sans encombre du logiciel et surtout sans toucher aux paramètres initialement mis en place.
 
Citons à titre d’exemple l’opération de création d’un article. Cette procédure nécessite un ensemble de manipulations et de réglages pour que celui-ci soit affecté, sur le plan statistique, aux achats, à la gestion des stocks, à la gestion des prix, au nomenclatures, etc.
 
Ainsi, toute manipulation ou tout changement réalisé au niveau du logiciel de gestion commerciale aura une répercussion sur la totalité du système de gestion. Il faut donc que l’utilisateur du logiciel soit correctement formé et qu’il possède une maîtrise suffisante des fonctionnalités pour maintenir les paramètres en place et ne pas les détériorer.
 
 
Trouvez-vous cette fiche utile ?
8/10
Besoin d'aide pour piloter votre entreprise ?
Appelez-moi !
Patrice RAMBAUD
Prendre rendez-vous
En savoir plus sur cette thématique

Vous y êtes presque. Laissez-nous vos coordonnées, nous vous appelons sous 48H !

Oups ! Nos conseillers sont situés uniquement en France et DOM/TOM. Nous vous invitons à trouver votre réponse dans nos fiches pratiques.
Être mieux organisé
Conseils dirigeant 07-04-2015
La réglementation des frais professionnels des employeurs et dirigeants
Lire la suite
Être mieux organisé
Développer son entreprise 07-04-2015
Participer à un salon professionnel : est-ce une bonne idée ?
Lire la suite
Être mieux organisé
Management / ressources humaines 07-04-2015
Le cloud computing : les avantages et les inconvénients
Lire la suite

Les actualités de Petite-Entreprise.net

Facebook
Petite-Entreprise.net
06-10-2022
[Plombiers] Besoin de bons tuyaux pour piloter votre entreprise ? 👨‍🔧 Faites le point avec un expert en entreprise 👉 https://bit.ly/34nBRLI . . #plombier #conseil #entreprise #dirigeant
Facebook
Petite-Entreprise.net
03-10-2022
[Fiche pratique] Embauches : comment créer une annonce efficace ? 💪 Quels dirigeants n’a pas eu des difficultés à recruter ? Quand tout le monde cherche les mêmes profils : Comment se …
Fiche pratique
Management / ressources humaines 20-09-2022
Embauches : Comment créer une annonce efficace ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
30-09-2022
[Prospérine en parle] Le recrutement 🚀 Eh oui, le recrutement est devenu une grande difficulté pour vous les dirigeants... 👀 Les points importants pour un recrutement qui déchire …
Conseiller
Thierry POITEVIN
Conseil en création d’entreprise
Sucé sur Erdre
(44) Loire Atlantique
Facebook
Petite-Entreprise.net
28-09-2022
[Fiche pratique] Classement : quelles sont les meilleurs SCPI du marché ? 🥇 Les SCPI sont des placements locatifs intéressants. Elles se présentent comme les alternatives idéales à …
Facebook
Petite-Entreprise.net
26-09-2022
[On fait le point sur...] Vos investissements ! 📋 Une décision d'investissement doit se préparer pour ne pas fragiliser votre entreprise. 👀 ✅La durabilité ✅La rentabilité ✅Quel …
Facebook
Petite-Entreprise.net
24-09-2022
Vous êtes à la recherche du meilleur co-pilote pour votre entreprise ? 🏆 Laissez le volant à votre conseiller le temps d'une démo. 🦸‍♂️ Notre but ? augmenter votre CA, améliorer …
Fiche pratique
Accompagnement du dirigeant 16-09-2022
Les essentiels à maîtriser pour créer son entreprise
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
22-09-2022
[Fiche pratique] Comment utiliser un logiciel de recouvrement ? ⚙ La plupart des entreprises peinent le plus souvent à recouvrir les factures impayées de la part de leurs clients. 🤑 C’est …
Conseiller
Franck ARNOULD
Conseil en gestion d’entreprise
MONTAUBAN DE BRETAGNE
(35) Ille et Vilaine
Facebook
Petite-Entreprise.net
20-09-2022
[Coiffeurs] Vos coupes sont-elles rentables ? 💇‍♀️ Répondez à cette question importante avec votre conseiller 👉 https://bit.ly/34nBRLI . . #coiffeur #gestion #rentabilité #conseil …
Facebook
Petite-Entreprise.net
18-09-2022
[On fait le point sur...] Vos projets de création d'entreprise et leur faisabilité ! 📋 L'une des premières étapes de la création votre projet est le prévisionnel. Confiez-en la réalisation …
Facebook
Petite-Entreprise.net
16-09-2022
[On recrute] Vous êtes dirigeants ou créateurs d'entreprise, vous souhaitez être plus serein, avoir plus de résultat, de trésorerie ou tout simplement vous développer ? 📈 Ne cherchez plus ! …
Fiche pratique
Trésorerie 12-09-2022
Classement : quelles sont les meilleures SCPI du marché ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
14-09-2022
[Fiche pratique] Entreprises : des solutions innovantes pour une gestion de la paie simplifiée ! 👀 Pour les PME comme pour les grandes entreprises, la gestion des salaires constitue une …
Conseiller
Nadia OMAR
Conseil en gestion d’entreprise
BAGNEUX
(92) Hauts de Seine
Facebook
Petite-Entreprise.net
27-08-2022
[Nouvelles] FAIT N°3 : Les très petites entreprises ont un avenir prometteur ! Les très petites entreprises ont un avenir prometteur en France. Avec des chiffres en hausse, elles sont bien …
Facebook
Petite-Entreprise.net
27-08-2022
[Fiche pratique] Réseaux sociaux : que faire en cas de bad buzz ? Depuis l’explosion de l’usage des réseaux sociaux par les consommateurs, toutes les entreprises ont désormais également leur …
Facebook
Petite-Entreprise.net
26-08-2022
[Nouvelles] FAIT N°2 : Les très petites entreprises ont un impact positif sur l'emploi ! Selon une étude réalisée en 2017, les très petites entreprises (TPE) représentent 99,8% des …
Fiche pratique
Impayés 06-09-2022
Comment utiliser un logiciel de recouvrement ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
24-08-2022
[Nouvelles] FAIT N°1 : Les très petites entreprises ont besoin d'un soutien pour se développer ! Selon une étude de la BPI, près de la moitié (48%) des TPE françaises ont déclaré que le …
Conseiller
Isabelle VIGNERON
Conseil en gestion d’entreprise
RABASTENS-DE-BIGORRE
(65) Hautes Pyrénées
Facebook
Petite-Entreprise.net
22-08-2022
[Nouvelles] Cette semaine, Petite-entreprise vous présente les 3 faits à connaître sur les TPE en France. Restez connecté !😁 #conseiller #entrepreneur #dirigeants #artisanat #artisan …
Facebook
Petite-Entreprise.net
19-08-2022
[Fiche pratique] Vous êtes entrepreneur et souhaitez ouvrir un compte professionnel dédié à votre activité ? Quelles sont les meilleures offres sur le marché et quels sont les frais à …
Facebook
Petite-Entreprise.net
18-08-2022
[Artisans] Tous vos chantiers sont-ils rentables ? 🤔 Répondez à cette question importante avec votre conseiller 👉 https://bit.ly/34nBRLI . . #conseiller #Rentabilité #Prix #clients #reponse …
Fiche pratique
Impayés 26-08-2022
Entreprises : des solutions innovantes pour une gestion de la paie simplifiée !
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
16-08-2022
[Fiche pratique] Le label EPV (Entreprise du Patrimoine Vivant) est un label décerné par le ministère français de l'Économie. Véritable gage de reconnaissance de l'excellence à la française …
Conseiller
Francis BECAMEL
Conseil en pilotage d’entreprise
SAINT-CHRISTOL
(34) Hérault
Facebook
Petite-Entreprise.net
04-08-2022
[Fiche pratique] Répondre aux avis clients est primordial pour instaurer de la confiance dans la relation et pour cause 95 % des clients ayant réglé un problème rapidement sont fidèles à …
Charger plus d'actualités
Suivez-nous
sur les réseaux sociaux
Vous avez soif d'informations ?
En vous inscrivant à notre newsletter, vous serez abreuvés de connaissances tous les vendredis soirs !
Voir un exemple de newsletter

La société Valpolis traite les données recueillies afin de faire suite à votre demande d’inscription à la newsletter.
En savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits.