Comment bien utiliser un progiciel de gestion commerciale

Afin de correctement utiliser le logiciel de gestion commerciale, il faut tout d’abord l’installer puis le paramétrer de manière à ce qu’il puisse convenir aux fonctions et aux nécessités de l’entreprise.

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Qu’est ce que l’un logiciel de gestion commerciale ?

Le logiciel de gestion commerciale est un outil informatique permettant de traiter et d’organiser les différentes données d’une société. Ce genre de programmes donne à l’utilisateur la possibilité de consulter l’ensemble de données stockées en temps réel.

Le logiciel de gestion commerciale autorise également l’utilisation de la base « articles » en collectant les données relatives aux tarifs généraux, aux conditions tarifaires spécifiques, aux caractéristiques du produit, aux données logistiques, aux prix d’achat fixés…

Cet outil permet en plus la gestion de la base des clients et prospects en recensant différentes données telles que les adresses (de facturation et de livraison), les coordonnées, etc.

L’utilisateur pourra à partir de ces informations organiser facilement de véritables campagnes de prospection à travers par exemple, une automatisation des mailings et des e-mailings. De plus, grâce à ce logiciel, il devient possible d’automatiser la production de plusieurs documents commerciaux tels que les bons de commande, les devis, les factures, les bons de livraisons ou de réduction, les bons de commande fournisseur…

Le logiciel de gestion permet l’accès à d’autres fonctions au-delà de la gestion des paramètres fonctionnels. À noter par exemple les fonctionnalités de pilotage dont il dispose, qui permettent à la société d’accéder à des outils d’analyse sophistiqués qui déterminent les décisions à prendre et les meilleurs moments pour les prendre.

Quel budget pour un logiciel de gestion commerciale et sa mise en place ?

Le budget nécessaire à l’acquisition d’un système de gestion commerciale est divisé en deux parties.

Une première part de ce budget est consacrée à l’achat des licences et des maintenances techniques. Le montant nécessaire sera ici fonction de la marque, des fonctionnalités à acquérir et du nombre de licences nécessaires.

La deuxième portion du budget est surtout en rapport avec la prestation d’implémentation.

La prestation d’implémentation est le travail effectué par l’intégrateur certifié. Cette prestation concerne l’installation des logiciels, la configuration (standard ou avancée), éventuellement le transfert des données avec réintégration, le développement (si nécessaire) ou encore la formation des futurs usagers.

La durée de cette prestation est tributaire du cahier de charge de la société ainsi que du nombre de personnes à former. Il est cela dit impossible d’assurer en 24 ou 48 heures une implémentation complète et correctement effectuée, quel que soit le logiciel utilisé.

Il faut en effet éviter de chasser le prestataire au bout d’un ou deux jours de formation. Si c’est le formateur lui-même qui vous propose une formation de très courte durée, sachez qu’il n’est probablement pas compétent. En règle générale, l’installation complète avec paramétrage et la formation des futurs usagers dure environ 5 à 6 jours.

Paramétrer un logiciel de gestion commerciale

Suite à une commande de logiciel de gestion commerciale, un modèle standard vous sera livré. En d’autres termes, vous ne recevrez pas de logiciel adapté et préréglé, mais bien une version standard qu’il faudra modifier.

Les modifications et le paramétrage doivent nécessairement être effectués par des professionnels. Ceci est également valable pour l’installation du logiciel, surtout si ce dernier est en réseau (local) ou même en réseau via une connexion à distance (type TSE par exemple).

Ainsi, le paramétrage d’un logiciel de gestion commerciale est une étape fondamentale à laquelle il faut faire très attention, car un mauvais réglage aura des conséquences difficiles à gérer au bout d’un certain temps d’utilisation. En effet, le moindre changement nécessite une reprise complète de l’opération ce qui risque de vous faire perdre des données.

Exemple de la structure de la base articles : Lorsque vous ne fractionnez pas dès le début votre base en familles et en sous-familles, les informations statistiques que vous aurez plus tard seront imprécises voire inutilisables.

Le seul recourt sera alors de tout supprimer et de refaire toute la programmation.

Former sur le logiciel de gestion commerciale

Afin d’utiliser correctement votre prologiciel de gestion commerciale, il est primordial d’être bien formé. La formation est en effet une étape fondamentale. Celle-ci permet aux utilisateurs d’acquérir les bons gestes d’utilisation et l’indépendance nécessaire afin de pouvoir faire un usage correct de toutes les applications du logiciel.

Une bonne formation permettra normalement une utilisation sans encombre du logiciel et surtout sans toucher aux paramètres initialement mis en place.

Citons à titre d’exemple l’opération de création d’un article. Cette procédure nécessite un ensemble de manipulations et de réglages pour que celui-ci soit affecté, sur le plan statistique, aux achats, à la gestion des stocks, à la gestion des prix, au nomenclatures, etc.

Ainsi, toute manipulation ou tout changement réalisé au niveau du logiciel de gestion commerciale aura une répercussion sur la totalité du système de gestion. Il faut donc que l’utilisateur du logiciel soit correctement formé et qu’il possède une maîtrise suffisante des fonctionnalités pour maintenir les paramètres en place et ne pas les détériorer.

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