Le bilan social d’une entreprise : les 8 questions que vous devez vous poser

Le bilan social : c’est quoi ?

Un bilan social est à considérer comme un état des lieux de la situation sociale des salariés de votre entreprise. Contrairement au bilan comptable – indiquant l’équilibre entre l’actif et le passif – le bilan social renvoie à une situation instantanée de votre personnel. Vous devez l’établir sous forme d’un document unique contenant des données chiffrées relatives à vos employés. Ces dernières vous permettront de connaître :

• La situation de l’entreprise sur le plan social,

• Les réalisations effectuées dans le domaine social,

• Apprécier les changements réalisés lors de l’exercice écoulé.

Ce journal interne vous permettra de retracer la vie de votre entreprise et son historique social.

Le bilan social : A quoi sert-il ?

Grâce au bilan social, vous pourrez disposer d’une vue d’ensemble de la situation sociale de vos salariés : repérez les problèmes et les difficultés internes à votre société, définissez et mettez en place les solutions adéquates à l’avance afin d’éviter les situations difficiles. Cet outil vous permettra également de retranscrire l’historique de la vie de votre entreprise sur plusieurs années. En outre, chez petite-entreprise.net, nous pensons que ce document vous aidera à établir et à encourager le dialogue social au sein de votre société : les représentants du personnel disposeront ainsi de toutes données nécessaires à la communication interne.

Le bilan social : pour quelles entreprises ?

Si votre entreprise atteint plus de 300 salariés lors d’un exercice particulier, vous êtes obligés d’établir un bilan social relatif à l’année suivante. Cette condition est accompagnée de celle d’avoir un comité d’entreprise au sein de votre société.

Certaines obligations vous sont rajoutées si votre entreprise regroupe des établissements distincts : outre celui de l’entité principale (siège social), il vous sera demandé un bilan social particulier pour chacune dont l’effectif minimal aura atteint les 300 salariés. 

A noter : Lorsque l’effectif de votre entreprise ou d’une entité distincte passe sous la barre d’assujettissement lors d’un exercice particulier, l’obligation d’établir un bilan social reste toujours valable pour cette année.

Que doit contenir le bilan social de votre entreprise ?

Vous devez y inclure l’ensemble des chapitres suivants :

• L’emploi : avec les chiffres portant sur les effectifs, les recrutements, les départs, les taux d’absentéisme, les promotions, etc.,

• Les rémunérations et les charges qui y sont liées : indiquant les montants et la hiérarchie des salaires, le mode de calcul, les charges sociales, etc.,

• Les conditions d’hygiène et de sécurité du personnel : portant sur les accidents de travail, les maladies professionnelles, le comité d’hygiène et de sécurité, etc.,

• Les autres conditions de travail : détaillant les durées et les aménagements horaires de travail, l’organisation et la nature de chaque emploi, les conditions d’ergonomie et sanitaires, etc.,

• La formation : portant sur les types et les conditions de la formation professionnelle continue, ainsi que les congés de formation et d’apprentissage,

• Les relations professionnelles : avec une liste des représentants du personnel, les conditions d’information et de communication, etc.,

• Les diverses conditions de vie liées à votre entreprise : implication dans des actions d’œuvres sociales, diverses charges sociales, etc.

Procédure à suivre 

En tant que dirigeant, vous êtes l’unique responsable de l’établissement de ce bilan. Vous devez donc organiser le recensement des données et en vérifier l’authenticité. N’oubliez pas de consulter votre comité d’entreprise (CE) sur le projet de chaque bilan social annuel. Ainsi, après avoir créé ce document, organisez une réunion relative pour discuter du projet avec votre CE et les représentants des salariés. Vous aurez, pour cela, 4 mois suite à la fin de l’exercice en question. Notez, également, que vous disposez de 15 jours avant ladite réunion pour communiquer votre projet de bilan social aux personnes concernées.

Préparation de la réunion

Tout d’abord, n’hésitez pas à vous faire assister par un expert. Celui-ci vous sera d’une aide importante au niveau de la procédure à suivre :

• Présentez vos projets de bilans sociaux  à chaque comité d’établissement à temps,

• Présentez ensuite ces documents au CE central, accompagnés des avis de chaque comité d’établissement. Vous devez, impérativement, respecter les délais indiqués précédemment.

• Une fois la réunion tenue, l’ensemble des documents, éventuellement revus et mis à jour, devront être adressés à l’inspecteur du travail. Vous les accompagnerez du PV de la réunion, et les transmettrez dans un délai de 15 jours à partir de la date de la réunion.

Le bilan social : pour qui ?

Outre les membres qui ont contribué à son élaboration, le bilan social doit être diffusé aux personnes les plus concernées qui en feraient la demande : votre personnel ! Si vous dirigez une société par actions, vous devez communiquer chaque bilan social aux actionnaires de votre entreprise : ce document, ainsi que l’avis du CE devra leur parvenir avant chaque assemblée ordinaire annuelle. Cependant, la loi vous interdit formellement de communiquer ce document à toute autre personne extérieure à votre entreprise.

Sanctions encourues en cas de non respect des conditions légales

Les risques de sanction existent dans 3 cas :

• si vous ne présentez pas votre bilan social pour un exercice annuel particulier,

• si vous le transmettez en retard

• s’il est incomplet.

Selon l’article L483-1 du code du travail (complété par la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi), un tel délit d’entrave peut vous faire risquer un an de prison, une pénalité de 3.750 ou les deux. Sachez, toutefois, que la non-communication du bilan social aux salariés n’est pas toujours passible d’une sanction pénale.

Le bilan social, outil nécessaire à toute entreprise employant plus de 300 salariés, est un moyen efficace pour le suivi de la situation et des conditions de travail du personnel. Il vous permettra, d’ailleurs, d’améliorer les rapports sociaux internes et de déceler et d’anticiper les éventuels problèmes qui y sont relatifs, afin d’y trouver les solutions adéquates. Sachez, cependant, que l’établissement et la présentation de ce document aux parties concernées sont régis par certaines règles : le non-respect de ces dernières peut, en effet, vous faire encourir des sanctions pénales. Pour les patrons surmenés, un seul conseil : organisez-vous à l’avance et faites-vous assister pour cette tâche !