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5 astuces pour être plus efficace au travail

Publié le 7 avril 2015

On nous parle de compétitivité des entreprises, de macro-économie et de globalisation, mais en réalité, le principal problème que connaissent les entreprises, c’est celui de l’efficacité au travail. Est-on plus performant parce qu’on reste 10 heures au travail ou parce qu’on fait en 5 heures ce que d’autres font en 8 ? Voici 5 conseils pour être plus efficace au travail.

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Utiliser le principe de Pareto : on trie

Le principe de Pareto consiste à considérer que 20% de notre activité génèrent 80% des résultats de notre activité. Une fois cette donnée acquise, il suffit d’analyser les tâches à réaliser dans la semaine/le mois pour effectuer un tri. On décompose le travail en deux parties : les problèmes de fonds/tâches de fond et les problèmes secondaires/tâches secondaires. L’idée : identifier les tâches stratégiques pour les séparer des autres et mieux organiser son temps.

En prenant d’abord le temps d’analyser ce qui doit être fait de manière récurrente mais qui n’apporte rien ou presque à la rentabilité, on peut se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et ne réaliser les tâches à faible valeur ajoutée qu’à des moments de flottement.
La délégation comme principe corollaire

Ces tâches à faible valeur ajoutée, vous pouvez aussi, en tant que patron ou manager, apprendre à les déléguer à un collaborateur dont la position est moins stratégique. Il ne s’agit pas de dénigrer qui que ce soit, mais certains maillons de l’entreprise sont moins stratégiques et peuvent effectuer les tâches également moins stratégiques. Ces maillons n’en deviennent que plus importants : c’est grâce à eux que les collaborateurs plus stratégiques peuvent générer plus de résultats

Dissocier les tâches : personne n’est multi-task

On n’est pas des ordinateurs. Ils sont les seuls à réellement pouvoir effectuer plusieurs tâches en même temps. Les humains en sont en réalité incapables. De nombreuses études, notamment d’analyse conversationnelle, l’ont prouvé. Gardez donc en tête que pour faire une chose bien, il faut être concentré dessus, pas regarder ses mails en même temps, taper un texto ou flâner sur Facebook/Twitter/Instagram/etc.

Organiser le travail de manière scientifique

C’est prouvé, on est plus efficace le matin que l’après-midi et plus efficace en semaine que le vendredi. Voilà qui va nous aider à concentrer nos efforts sur les 20% de notre activité qui génèrent 80% des résultats de notre activité (principe de Pareto : on en parle juste au-dessus ; si vous avez déjà oublié, c’est que vous êtes du genre multi-task et que, du coup, vous n’êtes pas efficace : reprenez les leçons depuis le début !).

Vous allez donc pouvoir concentrer vos tâches importantes, stratégiques, le matin, les tâches moins importantes l’après-midi et les tâches à très faible valeur ajoutée le vendredi, si vous ne pouvez pas déléguer. C’est aussi le vendredi que vous ferez votre planning de la semaine suivante.

Egalement, vous allez réserver du temps pour vos mails à des moments précis de la journée : le matin en arrivant, éventuellement à midi avant d’aller manger et, le cas échéant, le soir avant de partir.

En résumé :

  • Concentrez les travaux importants sur les matinées, où vous êtes plus productif.
  • Réservez les tâches à faible valeur ajoutée le vendredi où vous êtes moins productif
  • Se bloquer des plages de travail intensif, sans sollicitation extérieure
  • On coupe le téléphone portable, on ferme Outlook ou Thunderbird, etc. ainsi que les dizaines de fenêtres ou d’onglets ouverts et on se concentre sur son travail, sans oublier de faire des petites pauses de temps en temps pour s’aérer l’esprit.
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