Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Définition et caractéristiques de la facture pro forma

L’expression « Pro forma » vient du latin et signifie « pour la forme ». Il faut voir ce document commercial comme un devis officiel présenté sous forme de facture. Il est souvent utilisé pour les activités de vente et de prestations alors que le devis est traditionnellement réservé au BTP. Elle facilite les relations BtoB car elle se prête bien au partenariat. C’est un document provisoire, un modèle pour les documents complets et réels qui seront émis par la suite. Il est généralement accompagné des conditions générales de ventes.

Les avantages d’une facture pro forma

Le destinataire peut ainsi se faire une idée très précise de ce qui va lui être facturé s’il contracte avec le fournisseur et de la même façon le fournisseur peut très précisément formuler son offre auprès d’un client pour une nouvelle prestation ou auprès d’un prospect. On évite ainsi les malentendus sur la description des biens ou services proposés et sur les conditions commerciales : prix, remises éventuelles, termes de paiement, termes de la livraison. Comme pour un devis, en cas d’accord entre le client et le fournisseur, le client enverra un bon de commande : le contrat sera exécuté et entraînera par la suite la livraison du produit ou du service, accompagnée de la facture définitive. En cas de désaccord, le client n’est pas engagé.

Un autre intérêt de la facture pro forma est de se faire payer la marchandise, auprès de nouveaux clients ou pour des clients présentant des difficultés financières : le paiement en avance se fait sur la base de la facture pro forma et une fois les fonds reçus, le fournisseur livre et émet la facture définitive. Cela évite en amont bien des difficultés de recouvrement des créances !

Certains organismes financiers demandent une facture pro forma pour toute demande de prêt, leur permettant ainsi de bien évaluer le projet à financer.
Dans les transactions d’import ou d’export, une facture pro forma sera demandée pour obtenir des douanes une autorisation d’achat ou de vente.
Enfin, le client peut demander des factures pro forma pour comparer l’offre de différents fournisseurs.

Qui l’exige et que doit indiquer ce document ?

Une facture pro forma n’a ni valeur légale ni valeur comptable : ce n’est pas un document obligatoire. Elle n’est produite qu’à titre informatif. Il ne faut donc en aucun cas la comptabiliser !

Elle peut cependant être exigée par l’administration fiscale pour justifier d’une exonération de TVA pour les opérations faisant intervenir un intermédiaire agissant en son nom propre (article 256 du CGI/BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10-20130819)

Elle doit respecter un certain formalisme  et présenter : 

• la mention « Pro Forma »
• l’identification du fournisseur
• le nom du prospect ou client
• la date d’émission du document
• un numéro de facture pro forma
• le détail des marchandises ou prestations
• les quantités
• les tarifs hors taxes
• la TVA
• les délais de paiement
• les délais de livraison
• les déductions éventuelles
• la validité de l’offre
• les conditions particulières

Si la facture pro forma est émise pour une transaction internationale, elle devra indiquer :

• la devise de facturation,
• l’ Incoterm (c’est-à-dire les conditions de la livraison : lieu d’enlèvement, assurance et transfert de propriété).

Utilisez votre logiciel de facturation pour émettre vos factures pro forma, ou un modèle de facture sous Excel ou Word, en prenant bien soin de respecter le formalisme requis.

Voilà, vous savez tout pour utiliser cet outil commercial, pour dynamiser vos ventes, maîtriser vos approvisionnements ou sécuriser le paiement de vos factures.