Les notes de frais en 3 points

Les différents modes de remboursement

Lors d’une indemnisation forfaitaire, le salarié n’a pas à apporter les factures des ses dépenses. Cependant, seules les dépenses de nourriture, de logement, d’utilisation du véhicule personnel et de déplacement à l’intérieur du territoire métropolitain sont prises en compte. L’indemnité est définie à l’avance selon un barème fixé par L’Urssaf.

Lors d’un remboursement « au réel », le salarié doit fournir les factures de chacune de ses dépenses avant de se faire rembourser. Par ailleurs, plusieurs informations complémentaires sont exigées. Pour une note de restaurant, les noms des invités et le motif de l’invitation sont demandés.

Dans le cadre d’un déplacement, il est impératif de fournir le motif, le lieu de mission, le kilométrage effectué et le nombre de chevaux du véhicule.

L’exonération de cotisations

Les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations sociales. L’Urssaf, organisme chargé de collecter ces cotisations, est par conséquent très attentive au niveau du contenu des notes de frais.

Dans le cas d’un remboursement « au réel », il est obligatoire de présenter toutes les factures prouvant les dépenses pour bénéficier de l’exonération. Si celles-ci font défaut ou si les informations sont incomplètes, les frais peuvent être réintégrés dans les cotisations sociales.

Si vous n’êtes pas remboursé

Si le salarié n’est pas remboursé alors que ses dépenses sont justifiées et prouvées, celui-ci peut prendre acte de la rupture de son contrat de travail et saisir le Conseil des prud’hommes. Il sera en droit de demander le paiement des notes de frais et des indemnités pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.