Comment réduire les temps de réunions ?

Un ordre du jour précis et concis

L’un des problèmes des réunions, c’est que, toujours d’après l’étude OpinionWay réalisée auprès de plus de 1000 cadres, 15% d’entre eux admettent arriver régulièrement en réunion sans même connaître l’ordre du jour.

Ce chiffre étonnant (et un rien effrayant il faut l’admettre), suscite deux remarques :

• Il est fréquent que des réunions soient organisées de manière presque « routinière », sans qu’un ordre du jour clair soit établi ;

• Il est fréquent que l’information passe mal entre les organisateurs de la réunion (bien souvent la direction ou les managers) et les participants à la réunion.

Que l’ordre du jour soit flou ou que son contenu soit mal passé auprès des participants, dans un cas comme dans l’autre, la réunion ne peut être performante et rapide. En pratique, on a pu remarquer qu’en réalité les participants de l’interaction « perdent du temps » à se mettre d’accord sur un sujet de réflexion, un topic !

Il vaut mieux ajourner une réunion mal préparée ou sans ordre du jour clair plutôt que de s’obstiner à maintenir une réunion qui, de toute façon, n’aboutira à rien de concret (si ce n’est à faire perdre 1h29 en moyenne à tous les participants).

Le premier critère d’efficacité d’une réunion est un ordre du jour clair et concis.

Limiter les sujets

Le deuxième travers des réunions qui durent trop longtemps, c’est le volume des sujets à traiter. Partant du principe que les cadres décrochent tous ou presque après 52 minutes et que la plupart a déjà du mal à se concentrer au-delà de 30 minutes (ce qui est logique, puisque l’on considère que le temps moyen de concentration d’une personne est de 20 minutes), il est préférable de faire plusieurs petites réunions plutôt qu’une ou deux très longue.

Il convient donc de décomposer les ordres du jour pour extraire des sujets qui pourront être traités en des temps courts.

Piloter la réunion

L’un des autres problèmes des réunions, c’est leur tendance à s’éparpiller… faute de pilotage ferme et efficace. Cela paraît évident mais bien souvent c’est un manque de fermeté de l’animateur de réunion qui conduit à son étalement dans le temps.

Quand des participants s’égarent, il faut les rappeler à l’ordre du jour, quitte à noter les idées suggérées ou les questions évoquées pour les traiter dans une prochaine réunion.

Faire la police

Un gros mot, c’est vrai. On travaille avec des adultes ; on ne devrait pas avoir à faire la police. Mais si l’on demande à des étudiants d’éteindre leurs téléphones portables en cours, ce n’est pas pour rien. Bien sûr, les participants vous diront qu’il faut que leur téléphone soit allumé en cas de besoin, si jamais un client les appelle, qu’ils attendent un coup de fil d’un fournisseur, etc.

Soyons clairs :

• D’une part, les cadres n’utilisent leur téléphone en réunion que pour les raisons suivantes : 48% envoient des SMS, 10% jouent, 8% vont sur les réseaux sociaux, 2% vont sur des sites de rencontre (oui, oui…) ; les quelques 32% restant font autre chose (dessin, mails, etc.).

• D’autre part : on peut décemment attendre d’adultes responsables et censément organisés qu’ils gèrent leur emploi du temps de manière à se rendre disponibles pour les réunions.

Aussi, une fois que vous avez tout mis en œuvre pour que les réunions durent le moins longtemps possible (et donc dérangent le moins possible l’emploi du temps de vos collaborateurs), soyez ferme sur l’usage du smartphone…