AccueilOubliez Excel ou Word pour un vrai logiciel de facturation !

Oubliez Excel ou Word pour un vrai logiciel de facturation !

Publié le 8 mai 2017

Qu’il s’agisse du traitement de texte Word ou du tableur Excel, de – trop – nombreux professionnels et dirigeants de petites entreprises ont encore recours à la suite logicielle Microsoft Office pour rédiger et éditer leurs factures clients. La transition vers un vrai logiciel de facturation s’avère nécessaire tôt ou tard. Comment procéder ?

Besoin de client pour faire cartonner votre boite ?
Appelez-moi !
Christophe CHARTREUX
Prendre rendez-vous

Word, Excel : un choix peu judicieux pour facturer un client

Les logiciels de bureautique Microsoft Word et Excel ont l’avantage d’être polyvalents, et maîtrisés – au moins en ce qui concerne leurs fonctionnalités de base – par la plupart des professionnels. C’est la raison pour laquelle de nombreux chefs d’entreprise, en particulier dans l’univers des TPE, se contentent de la suite Microsoft Office pour rédiger devis et factures. Il est vrai que la tâche n’est pas compliquée : une fois le canevas créé ou sélectionné parmi les nombreux modèles disponibles sur Internet, un simple copier-coller suivi d’un « Enregistrer sous » permet d’éditer une nouvelle facture.

Cette solution de facilité n’est cependant pas sans inconvénient ni sans risque. Vous devrez notamment garder vous-même une traçabilité de vos numéros de facture, en veillant à éviter les numéros manquants et surtout les doublons. En cas d’erreur de copier-coller, deux factures portant le même numéro peuvent en effet engager votre responsabilité vis-à-vis des services fiscaux, notamment en ce qui concerne le paiement de la TVA.
Les modèles Word ou Excel, de plus, ne tiennent pas compte automatiquement des évolutions des règles comptables et fiscales qui s’appliquent à votre activité, d’où un risque d’erreur encore accru. Leur aspect est moins professionnel que les factures générées par un logiciel spécialisé. Enfin et surtout, leur rédaction peut vous faire perdre plus de temps du fait de l’absence de reports ou calculs automatiques des données.

Une migration longue, manuelle et laborieuse

Dès le 1er janvier 2018, en cas de défaut de l’utilisation d’un logiciel de facturation, le montant de l’amende est fixé à 7500 € et le chef d’entreprise dispose de 60 jours pour se mettre en conformité.

LE BON PLAN DE PROSPÉRINE :

Utilisez Henrri, le logiciel de facturation GRATUIT le plus abouti sur le marché répondant à la nouvelle législation.

Le changement de système de facturation est une opération évidemment très délicate pour une entreprise, mais surtout très laborieuse. Il n’existe à l’heure actuelle aucun logiciel de facturation qui permette la migration « en un clic » de l’ensemble de vos anciennes données de facturation sous Word ou Excel. Or, et après plusieurs années pendant lesquelles vous avez commencé à accumuler une base clientèle importante ou des fournisseurs nombreux, la tâche est très loin d’être négligeable !

A défaut d’une migration instantanée, certains logiciels proposent certes une aide à la transition depuis Microsoft Office, mais avec une bonne dose de travail manuel tout de même. Il convient alors de préformater vos données de facturation selon un canevas prédéfini, sous format DOC ou XLS, et qui peut ne pas correspondre du tout au canevas que vous utilisiez précédemment. Vous devrez ensuite ouvrir votre nouveau logiciel et importer ces fichiers pour générer en masse vos anciennes factures de vente et d’achat, et retrouver ainsi tout votre historique.

Notre conseil : profitez de la fin d’exercice !

Rien ne vous empêche de conserver en archive vos anciennes factures sous Word ou Excel sans les importer dans votre nouveau logiciel, du moment que vous pouvez toujours y accéder en cas de contrôle ! Il s’agit même d’une solution recommandée, puisqu’elle vous évite de perdre du temps dans un processus de transition chronophage et complexe, qui peut en plus générer de nombreuses erreurs.

Le passage « sec » d’un système de facturation à un autre ne peut cependant pas intervenir n’importe quand. Nous vous conseillons de profiter de la fin d’un exercice annuel pour engager cette réforme importante pour votre entreprise, en envisageant par exemple de rédiger vos nouvelles factures à compter du 1er janvier de l’année suivante. Ce choix est idéal pour la lisibilité de votre bilan et pour le travail de l’expert-comptable, et rendra également moins soupçonneux un contrôleur fiscal.

Faire appel à un conseiller extérieur ?

Saviez-vous que des conseillers en entreprise se spécialisent dans les problématiques de facturation ? Le recours à un conseiller extérieur peut s’avérer très utile pour ne commettre aucune erreur, et pour être guidé vers la solution la plus simple et la plus transparente pour votre entreprise.

Ils sont devenus des patrons heureux ! Faites comme eux.


Besoin de client pour faire cartonner votre boite ?
Appelez-moi !
Christophe CHARTREUX
Prendre rendez-vous
En savoir plus sur cette thématique

Vous y êtes presque. Laissez-nous vos coordonnées, nous vous appelons sous 48H !

Être un dirigeant épanoui
Organisation du dirigeant 31.08.2015
Consultant : quel type de facturation adopter ?
Lire la suite
Gagner plus d’argent
Facturation 07.04.2015
Que faut-il sur une facture ?
Lire la suite
07.04.2015
Définition du numéro SIRET
Lire la suite

Les actualités de Petite-Entreprise.net

Facebook
Petite-Entreprise.net
23-11-2021
[Métier] Zoom sur les commerçants de proximité🤝 Comme vous l'avez surement remarqué, petite-entreprise.net s'est refait une beauté et pas que...il y aussi de nouvelles rubriques. …
Facebook
Petite-Entreprise.net
22-11-2021
🚨 Ça y est, le nouveau site est sorti ! 🥳 Nouveau design, des contenus aérés, des couleurs pleines de pep's, des nouvelles catégorie de fiches pratiques, des nouvelles rubriques métiers …
Fiche pratique
Fiscalité 26.11.2021
Projets Outre-Mer : comment disposer d'aides fiscales ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
22-11-2021
[Maintenance] Le site est actuellement en maintenance ! Il est en train de se refaire une beauté ! 🎉 Prospérine vous donne rendez-vous d'ici quelques minutes pour découvrir les nouveautés ! …
Conseiller
Jean-Christophe MASSON
Conseil en gestion d’entreprise
PAREMPUYRE
(33) Gironde
Facebook
Petite-Entreprise.net
19-11-2021
[Infos TPE] Les TPE doivent ouvrir un compte AT/MP en ligne avant le 1er décembre 2021. 📅 Dirigeants d'entreprises de moins de 10 salariés, vous devez inscrire votre entreprise sur le site …
Facebook
Petite-Entreprise.net
15-11-2021
[Fiche pratique] Devenir trader : comment se lancer dans le trading ? 🧐 Devenir trader est un rêve pour beaucoup d’entrepreneurs qui veulent être libres financièrement. Mais ce secteur n'est …
Facebook
Petite-Entreprise.net
09-11-2021
Une fois n'est pas coutume, le nouveau site a raté son réveil ! 😴 Je travaille d'arrache-pied avec mon équipe pour qu'il soit prêt et en pleine forme ! 💪 En attendant, son prédécesseur …
Fiche pratique
Accompagnement entrepreneur 10.11.2021
Devenir trader : comment se lancer dans le trading ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
07-11-2021
[Lancement] C'est demain ! 🎇🎊 Êtes-vous prêts à découvrir le nouveau site internet ? Rendez-vous demain sur petite-entreprise.net ! #lancement #siteinternet #nouveauté #conseils …
Conseiller
Patrick DROUARD
Conseil en gestion d’entreprise
PONT-L'ABBÉ
(29) Finistère
Facebook
Petite-Entreprise.net
06-11-2021
[Lancement] Plus que 2 jours ! 🎉 Prospérine et toute l'équipe ne tiennent plus en place ! Vous vous souvenez de l'apparence du site il y a quelques années ? Il a déjà bien évolué depuis …
Facebook
Petite-Entreprise.net
05-11-2021
[Lancement] Tic-Tac Tic-Tac ! ⏰ Le Jour-J approche à grand pas ! Dans 3 jours, le nouveau site petite-entreprise.net sera en ligne ! 🥳 On a hâte que vous puissiez découvrir toutes les …
Facebook
Petite-Entreprise.net
05-11-2021
[Webinaire] 🚨 Notre partenaire Rivalis anime un nouveau webinaire mardi 9 novembre à 17h. 🚨 👉 Comment soigner sa première impression face au client ? 👉 Comment recevoir vos clients …
Fiche pratique
Accompagnement entrepreneur 28.10.2021
Quels sont les 3 points essentiels pour comprendre une fiche de paie ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
04-11-2021
[LANCEMENT] Ne manquez pas la mise en ligne de votre nouveau site petite-entreprise.net ! 🎉 Plus que 4 jours à attendre... ⏱ Êtes-vous curieux d'en voir plus ? 😎 Alors commentez …
Conseiller
Laurent HEINRICH
Conseil en pilotage d’entreprise
CHARVONNEX
(74) Haute Savoie
Facebook
Petite-Entreprise.net
03-11-2021
[LANCEMENT] Vous êtes impatients de découvrir notre nouveau site internet ? 🧐 Je suis contente de vous annoncer sa mise en ligne ce Lundi 8 Novembre ! 🎉 C'est une grande étape pour moi et …
Facebook
Petite-Entreprise.net
29-10-2021
📣[NOUVEAUTÉ]📣 Je ne tiens plus en place… 🥳 Je peux enfin vous annoncer que … je vous prépare un nouveau site internet flambant neuf ! 🎁 Mon équipe est à fond pour que …
Facebook
Petite-Entreprise.net
28-10-2021
[Fiche pratique] Quels sont les 3 points essentiels pour comprendre une fiche de paie ? 📄 Nous avons déjà tous eu une fiche de paie entre les mains. Mais combien d’entre nous savent …
Fiche pratique
Accompagnement entrepreneur 19.10.2021
Restauration professionnelle : tout l'équipement au meilleur rapport qualité/prix !
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
27-10-2021
📣[NOUVEAUTÉ]📣 Je vous en parlais hier, je vous prépare une grande nouveauté avec mon équipe qui va décoiffer ! 🔥 Voici un nouvel indice (rébus) qui vous mettra encore plus sur la …
Conseiller
Eric BOURGEOIS
Conseil en pilotage d’entreprise
Courcouronnes
(91) Essonne
Facebook
Petite-Entreprise.net
26-10-2021
📣[NOUVEAUTÉ]📣 Hello c'est Prospérine, en direct de nos bureaux avec mon équipe.🔥 Je suis contente de vous annoncer une grande nouveauté mais je ne vais pas vous en dire plus ... …
Facebook
Petite-Entreprise.net
21-10-2021
[Fiche pratique] Comment créer sa micro-entreprise ? 🧐 Le nombre de créations de micro-entreprises a explosé au premier trimestre de 2021 ! Vous aussi, vous voulez sauter le pas de …
Facebook
Petite-Entreprise.net
20-10-2021
[Webinaire] Créateurs d'entreprise : Augmentez vos chances d'obtenir votre financement ! 🔥 Notre partenaire @Rivalis vous donne des conseils pour faire un bilan prévisionnel efficace ! …
Fiche pratique
Accompagnement entrepreneur 19.10.2021
Comment créer sa micro-entreprise ?
Lire la suite
Facebook
Petite-Entreprise.net
19-10-2021
[Fiche pratique] Pourquoi est - il primordial de ne pas passer outre ce document prévisionnel ? ✅ Construire un prévisionnel financier, c'est déterminer précisément ce dont vous avez besoin …
Conseiller
Lionel THOMAS
Conseil en gestion d’entreprise
ANNOISIN-CHATELANS
(38) Isère
Facebook
Petite-Entreprise.net
14-10-2021
[Webinaire] Vous n'étiez pas disponible pour le webinaire sur la hausse des matières premières réalisé par notre partenaire Rivalis mardi soir ? Voici le replay ! 😁 👉 …
Charger plus d'actualités
Suivez-nous
sur les réseaux sociaux
Vous avez soif d'informations ?
En vous inscrivant à notre newsletter, vous serez abreuvés de connaissances tous les vendredis soirs !
Voir un exemple de newsletter

La société Valpolis traite les données recueillies afin de faire suite à votre demande d’inscription à la newsletter.
En savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits.