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Comment mettre en place un ERP ?

Publié le 7 avril 2015

En contrepartie des nombreux avantages qu’il offre, notamment en rapport avec les gains de productivité et l’amélioration des processus, la mise en œuvre d’un ERP (Enterprise Resource Planning) ou d’un progiciel de gestion intégré (PGI) au sein de toute entreprise, représente un engagement qui implique des changements à tous les niveaux de l’organisation. Ainsi, la réussite d’un ERP est fondamentalement subordonnée à une planification rigoureuse de la mise en place d’un tel projet qui tient compte des particularités de chaque entreprise et qui peut représenter jusqu’à dix à quinze semaines de travail. L’entreprise doit dans ce cadre faire appel à des conseillers expérimentés en la matière.

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Comme tout nouveau projet, la planification de la mise en place d’un ERP passe par trois grandes étapes essentielles :

Etude de l’opportunité d’un tel projet :

L’étude d’opportunité de la mise en place d’un ERP est centrée sur trois éléments :

Un diagnostic interne de la situation de l’entreprise :

À l’aide des conseillers choisis, l’entreprise doit définir l’objectif du projet à travers un diagnostic interne qui intègre :

  • un état des lieux des besoins des différents acteurs dans l’organisation ainsi que de leurs besoins et des problèmes qu’ils rencontrent.
  • la détermination des départements de l’entreprise concernés par la mise en place d’un ERP et la cartographie des processus internes.
  • l’entreprise déterminera ainsi le type de gestion souhaité et les facteurs clés de succès pour la bonne marche des affaires de l’entreprise.

Détermination du budget et de l’échéancier du projet :

L’élaboration du budget représente également une étape cruciale dans la mise en place d’un ERP, dans la mesure où elle nécessite des coûts importants et que les retours sur investissement de ce projet sont très difficiles à évaluer. Il s’agit ainsi pour l’entreprise de se fixer une limite budgétaire en fonction des ressources financières dont elle dispose. Celle-ci doit également définir la durée requise pour l’implantation du progiciel de gestion intégrée.

Rédaction d’un cahier des charges : 

L’entreprise doit également rédiger un cahier des charges détaillé qui résume les grandes lignes du projet en question. Il récapitule notamment les objectifs et les besoins de l’entreprise afférents au nouveau progiciel à implémenter. Ce document doit comprendre une définition précise du périmètre fonctionnel de l’ERP. Il doit en outre mentionner les responsabilités du prestataire informatique à savoir l’installateur du progiciel, l’échéancier et les coûts du projet. Le cahier des charges fera partie intégrante du contrat que conclura l’entreprise avec son prestataire.
L’étude de l’opportunité de la mise en place d’un ERP dure généralement de quatre à six semaines.

Choix du progiciel de gestion intégré (ERP)

Une fois qu’elle a procédé à l’étude des opportunités de la mise en place d’un ERP, l’entreprise doit rédiger un appel d’offres pour acquérir ce progiciel. Cette étape dure de deux à trois semaines durant lesquelles les différents prestataires intéressés par l’appel d’offres de l’entreprise vont donner leur proposition.
 
Une fois les offres collectées, l’entreprise doit procéder à la vérification de l’adéquation des progiciels des prestataires avec ses besoins. Pour choisir entre les prestataires retenus, l’entreprise leur transmettra un dossier de consultation à travers lequel elle pourra leur demander des informations d’ordre général (capital, chiffre d’affaires, effectif du fournisseur, expériences, références …) et des informations relatives aux progiciels offerts (date de conception, coûts, sécurité, ergonomie, flexibilité, délai de conception, compatibilité technique, services proposés, possibilité d’évolution …).
 
Au final, celle-ci conservera un certain nombre d’offres (deux ou trois) qui correspondent aux exigences qu’elle a identifiées. Celle-ci peut également leur demander de réaliser des démonstrations et des tests de performances de leur ERP.

Implantation de l’ERP :

Pour la mise en place de l’ERP choisi, l’entreprise fait appel à un intégrateur qui a pour mission l’intégration de ce progiciel au sein de l’organisation en fonction des besoins de l’entreprise.
 
L’implémentation d’un progiciel ERP implique la préparation de l’environnement informatique englobant notamment :

  • la définition de l’architecture technique et des besoins en matériel : il convient dans ce cadre de définir les technologies et les matériels informatiques à adapter au progiciel choisi.
  • le paramétrage du progiciel pour l’aligner sur les spécificités et les besoins de l’entreprise.
  • la configuration des équipes de travail. La formation des utilisateurs de l’ERP est une condition essentielle pour la réussite de l’implantation de ce progiciel. Ces derniers doivent s’approprier de nouveaux outils et procédures de travail.

Transférer les données de l’entreprise dans le nouveau système d’information.
 
Mettre en place une gestion du changement : la mise en place d’un ERP implique une modification à tous les niveaux de l’organisation. Un plan de communication doit être établi à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise notamment avec ses clients et ses fournisseurs.

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