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Notes de frais et frais professionnels : les règles fiscales

Publié le 7 avril 2015
En 2007, 8% des redressements sociaux concernaient les remboursements des notes de frais. Le remboursement de ces notes de frais est un problème épineux pour les entreprises dont la gestion doit être optimisée pour éviter les mauvaises surprises. Nos explications et conseils.
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Un double risque : impôts d’un côté et URSSAF de l’autre

Une partie des frais professionnels sont déductibles du CA, donc du bénéfice imposable. En outre, les remboursements des notes de frais sont exonérés de charges sociales. Le risque de redressement est donc double… D’où l’importance d’être vigilant et d’avoir une bonne gestion des notes de frais, pour éviter les ennuis avec l’administration (il y en a suffisamment !).

Quelles sont les dépenses déductibles ?

Sont déductibles du chiffres d’affaires et éligibles à l’exonération de charges sociales les dépenses de nourritures, de logement et de véhicule. Mais seulement si ces dépenses ont été réalisées dans le cadre de l’activité professionnelle, sont liées à l’activité de l’entreprise et nécessaires ! Autant dire que cela peut parfois donner lieu à discussion. En outre, d’un point de vue fiscal, ces dépenses ne doivent pas être somptuaires. C’est-à-dire excessives au regard des besoins de l’entreprise. Par exemple, le week-end de cohésion d’entreprise, oui. Le week-end de cohésion d’entreprise au champagne sur un yacht en Méditerranée, difficile de le faire avaler au fisc…

Quoi qu’il en soit, il faut donc pouvoir toujours en fournir la preuve de la dépense ainsi que les motifs de la dépense à l’administration en cas de contrôle. Pensez à garder les justificatifs… et à ne pas abuser de cette pratique (pas trop, donc…) pour verser à vos salariés une sorte de complément de rémunération non chargé.

A noter concernant les dépenses d’hébergement : il est impossible de récupérer la TVA sur les remboursements des dépenses d’hébergement effectuées par le salarié ou le dirigeant à l’occasion d’un déplacement d’affaires.

Sachez que pour le remboursement des notes de frais, vous avez deux possibilités :

  • L’indemnisation forfaitaire
  • Le remboursement « au réel »

Indemnisation forfaitaire

La première solution, notamment pour les salariés qui sont souvent amenés à être en déplacement, aller en repas d’affaires etc., est de verser une indemnité forfaitaire pour couvrir les frais professionnels.

Ces indemnisations forfaitaires sont néanmoins encadrées par des barèmes fixés chaque année. Si les indemnités dépassent ce plafond, les sommes versées supérieures à ce plafond donnent lieu à des cotisations sociales.

Indemnisation réelle

L’autre solution consiste à rembourser exactement les dépenses engagées par le salarié au titre de son activité professionnelle. Ici encore, les justificatifs sont obligatoires !

Par ailleurs, dans le cas notamment de repas d’affaire, il est impératif de renseigner le motif du repas ainsi que les noms des personnes présentes au repas !
Les indemnisations « au réel » ne sont en revanche pas plafonnées. Elles sont donc plus complexes à mettre en œuvre mais évitent de fait toute cotisation sociale. Attention toutefois, notamment en ce qui concerne les repas d’affaires : si un salarié est remboursé de plus de 5 repas d’affaires par mois, les remboursements peuvent être requalifiés en avantage en nature… et donc être soumis à cotisations sociales ! Si l’un ou plusieurs de vos salariés doivent obligatoirement, pour récupérer ou maintenir des contrats, effectuer plus de 5 repas d’affaires par mois, prévoyez bien un argumentaire et des preuves du bénéfice apporté à l’entreprise par ces repas. Sans quoi, vous serez bon pour le redressement.

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