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Comment bien occuper son temps en confinement ?

Publié le 30 mars 2020

La situation actuelle est inédite. Jamais autant d’entreprises ont dû fermer leurs portes pendant si longtemps. Il est l’heure de profiter de ce temps « libre » imposé pour sortir la tête du guidon et faire ce que vous ne prenez jamais le temps de faire. C’est l’occasion de rattraper votre retard et prendre de l’avance ! Voici une liste de tâches à réaliser pendant le confinement.

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Faites un ménage de printemps

Mettez de l’ordre dans votre entreprise, débarrassez-vous du superflu, nettoyez, classez, organisez.

Lavez les véhicules, contrôlez les niveaux, vérifiez les dates de contrôle techniques, nettoyez les outils et vérifier leur fonctionnement.

Nettoyez votre ordinateur, installez les mises à jour, vérifiez votre anti-virus. Sauvegardez vos données sur un disque dur externe ou sur le cloud. Triez vos emails non-lus, répondez à ceux en retard. Désabonnez-vous de tous les emails publicitaires inintéressants qui viennent quotidiennement vous déranger.

Mettez en place une organisation que vous pourrez continuer à utiliser lors de la reprise. Classez vos dossiers d’une manière simple et logique. Faites des feuilles de suivi de chantier, mettez en place un grand planning d’équipe dans vos locaux. Rédigez des procédures pour certaines tâches complexes, afin que de futurs salariés puissent être autonomes rapidement.

Refaites la déco

Le cadre de travail est très important dans le bien être des salariés et dans leur productivité. C’est l’occasion de revoir l’agencement des bureaux, moderniser l’espace déjeuner, refaire la peinture des bureaux, créer un espace de pause ou encore accrocher un panneau d’affichage.

Mettez-vous à jour des contraintes juridiques

Cette fois, l’excuse « je le ferai quand j’aurai le temps » ne tient plus. Sécurisez et triez les données que vous avez sur vos clients et mettez-vous en conformité avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données).

Si vous n’avez pas encore fait votre DUER (Document unique d’évaluation des risques), c’est le moment ! Si vous en avez déjà un, mettez-le à jour avec les risques liés à une épidémie.

Profitez-en aussi pour contrôler vos CGU/CGV, règlement intérieur et affichage obligatoire.

Pilotez votre entreprise

Réalisez un diagnostic d’entreprise : faites le point sur votre trésorerie, évaluez vos pertes liées à l’arrêt d’activité et préparez votre plan de redémarrage. Mettez à jour votre prévisionnel et votre plan de trésorerie, réévaluez vos objectifs. Faites-vous accompagner par un Conseiller Local.

Rattrapez les retards sur les devis et factures, ajoutez les mentions obligatoires, relancez les impayés. Mettez en place un logiciel de facturation qui fera tout ça presque tout seul.

Limitez le plus possible vos dépenses pendant le confinement : arrêt des machines, mise hors service, coupure des éclairages, chauffage. Vérifiez vos relevés de compte et faites la chasse aux dépenses inutiles. Mettez en concurrence votre contrat d’assurance, mutuelle, téléphonie, internet.

Communiquez

Appelez vos salariés régulièrement pour prendre de leurs nouvelles, qu’ils soient en télétravail, en chômage partiel ou en arrêt maladie. Mettez à leur disposition un outil de visioconférence et organisez des animations à distance (jeux, afterwork, team building).

Réseautez, échangez avec vos confrères, utilisez les réseaux sociaux, comme par exemple le groupe Facebook SOS Patron – Coronavirus. Développez votre réseau sur Linkedin.

Créez ou mettez à jour votre site, page Facebook, page Google My Business. Animez vos réseaux sociaux et tenez informés vos abonnés sur la situation de votre entreprise.

Rajeunissez votre identité visuelle et créez une charte graphique (logo, polices, couleurs). Créez une plaquette de présentation et des nouvelles cartes de visite sur Canva.

Mettez en place un système d’avis clients avec l’envoi d’une enquête de satisfaction, comme Notes&Avis, et publiez-en régulièrement sur vos réseaux sociaux et votre site.

Prenez du recul

Réfléchissez à votre activité : identifiez les axes d’amélioration et cherchez des solutions. Envisagez une diversification ou au contraire un recentrage sur la meilleure activité.

Étudiez vos concurrents, analysez leur fonctionnement et démarquez-vous.

Formez-vous en ligne et identifiez les besoins en formation de vos équipes.

Anticipez la reprise

Contactez vos fournisseurs pour préparer la reprise. Gardez contact avec vos clients pour ne pas vous faire oublier : prenez de leurs nouvelles et assurez-vous de leur satisfaction.

Faites un planning des tâches de la reprise. Créez un grand calendrier avec les événements de l’année : TVA, impôts, entretiens annuels etc.

Préparez des actions commerciales pour booster votre chiffre d’affaires dès la reprise : jeux concours, promotions sur grosses quantités, cadeau pour recommandation, bon de réduction… Et trouvez de nouveaux clients en prospectant par téléphone.

Pour finir avec cette longue liste de tâche, le meilleur conseil que nous pouvons vous donner est peut-être tout simple : reposez-vous ! Prenez du temps pour vous, profitez de votre famille, faites du sport, faites ce qui vous fait plaisir et revenez motivé et en forme !

Vous avez une question ou besoin d’aide pour mettre en place une de ces actions ? Renseignez le formulaire ci-dessous, un Conseiller Local vous rappelle.

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