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Choisir un logiciel de facturation gratuit ou payant ?

Mis à jour le 21 novembre 2021

La facturation est un domaine éminemment sensible, et certains chefs d’entreprise préfèrent donc se rassurer en se dotant d’un logiciel professionnel et souvent fort coûteux. De nombreuses sociétés, pourtant, pourraient se contenter très facilement d’une solution plus basique et même gratuite. Quels sont les éléments à retenir avant de faire votre choix ?

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Quelles fonctionnalités attendre d’un logiciel de facturation ?

Avant même d’opter pour une solution gratuite ou payante, la première étape consiste tout simplement à déterminer l’étendue de vos besoins. Sachez que tous les logiciels de facturation, du plus basique au plus évolué, gèrent en principe et au minimum les fonctionnalités suivantes :

  • L’édition de factures de vente respectant le formalisme légal en vigueur (mentions obligatoires, application des taux de TVA…)
  • L’édition de devis sur la base d’un canevas personnalisé au logo et au nom de votre entreprise.
  • L’attribution automatique d’un numéro à chaque facture.
  • La constitution progressive d’un fichier clientèle, sur la base des données renseignées dans chaque facture.

Des fonctionnalités plus évoluées, comme le suivi des encaissements sur le compte bancaire de l’entreprise ou encore l’alimentation instantanée de votre comptabilité, ne sont pas systématiquement assurées.

Logiciels payants : quel coût, et quels avantages ?

Les logiciels de facturation payants peuvent vous imposer un abonnement mensuel – c’est le cas de la plupart des logiciels accessibles en ligne – ou un tarif plus ou moins élevé à l’achat, voire les deux en même temps. Ce coût est notamment justifié par les charges qui pèsent sur les sociétés privées développant ces outils, à commencer par les frais de distribution en magasin si le logiciel est vendu en boîte. Le maintien d’une assistance téléphonique tend également à augmenter le prix du service, de même que la mise à disposition de mises à jour régulières. Les logiciels de facturation payants, enfin, ont tendance à offrir davantage de fonctionnalités que les logiciels gratuits, même si cela ne se vérifie pas toujours.

Le coût d’un logiciel payant est variable. Les tarifs d’abonnement à Ciel Compta, utilisé au sein de nombreuses entreprises françaises, démarrent ainsi à seulement 9€ par mois. Comptez au moins 10€ par mois pour Sage. Des solutions plus abordables existent pour les petits professionnels tels que les micro-entrepreneurs, avec par exemple le logiciel « Mon AE » à partir de 3€ par mois. Si vous préférez l’achat à un abonnement, un logiciel comme EBP vous reviendra à 189€ dans sa version la plus basique.

Que faut-il vérifier avant de se tourner vers un logiciel gratuit ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation gratuit est une option tout à fait valable pour la plupart des petites et moyennes entreprises. L’essentiel consiste à vous tourner vers un développeur-éditeur fiable, présent sur le marché depuis de nombreuses années. Surtout, vérifiez au préalable que le logiciel inclut bien toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin !

AlauxSoft, dans sa version freemium, ne permet pas d’assurer une veille sur les encaissements et les décaissements, par exemple. D’autres excluent certaines petites options bien pratiques comme l’envoi automatique des factures par e-mail : c’est le cas de Go-Facture. De nombreux logiciels gratuits, enfin, ne prévoient pas la possibilité d’une interconnexion avec votre banque, d’où la nécessité de réaliser régulièrement des imports manuels. Dans l’ensemble et en pratique, cependant, les logiciels gratuits suffiront amplement pour répondre aux besoins de la plupart des petits professionnels.

D’autres limites sont également susceptibles de gêner le bon fonctionnement de votre entreprise. Quelques logiciels gratuits font ainsi le choix de plafonner le nombre de factures gratuites tous les mois, comme par exemple Go-Facture avec 14 factures. Au-delà, vous devrez passer à la version payante. Vérifiez également que la gratuité est bien définitive (logiciel freemium) et qu’il ne s’agit pas simplement d’une période d’essai de 30 ou 60 jours : un rapide coup d’œil aux conditions générales d’utilisation devrait vous permettre de lever toute ambiguïté à ce sujet.

Dès le 1er janvier 2018, en cas de défaut de l’utilisation d’un logiciel de facturation, le montant de l’amende est fixé à 7500 € et le chef d’entreprise dispose de 60 jours pour se mettre en conformité.

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