Définition d'une secrétaire

Gestion d'entreprise • Publié le mardi 7 mai 2013, mis à jour le lundi 13 février 2017
Définition d'une secrétaire

On peut parler de secrétaire, secrétaire du personnel, employé administratif… ou même secrétaire médical ! Mais dans tous les cas, la personne qui exerce ce métier effectue des tâches de secrétariat.

Selon la taille de l’entreprise où elle évolue, elle se verra attribuer d’autres tâches comme d’établir des fichiers commerciaux, être en relation avec les partenaires, ou encore gérer des stocks.

Les missions d’une secrétaire

Le métier de secrétaire est en général exercé par les femmes. Plusieurs tâches ponctuent ses journées. Elle doit assister un ou plusieurs responsables dans leurs missions, en préparant leurs dossiers, leurs plannings…

Elle saisit des textes et tape son courrier suite à la demande de son responsable. Elle tient un standard et organise la prise de rendez-vous en fonction du planning. C’est aussi à elle, que revient la tâche d’organiser les réunions.

Ses activités quotidiennes dépendent du besoin de la personne qu’elle assiste. Elle peut très bien passer sa journée à saisir des documents sur son ordinateur et un autre jour, elle passera la majorité de son temps de travail à accueillir les visiteurs et prendre des messages par téléphone.

Les compétences requises

Même si c’est un métier sous la responsabilité d’une personne et que les besoin sont souvent dictés, il est fort apprécié que la secrétaire soit autonome.

La secrétaire doit être polyvalente et pouvoir travailler avec des personnes et des postes différents sans que la qualité de ses tâches ne soit touchée.

Le sens de l’organisation est aussi une qualité essentielle. La secrétaire doit être soignée et bien ordonnée pour bien organiser le planning, trier les dossiers…

La discrétion est aussi fortement appréciée. La secrétaire est souvent témoin de discussion et de scènes dont elle doit savoir garder le secret. La confidentialité des informations qu’elle reçoit est primordiale. Mais elle est aussi diplomate et doit savoir gérer les humeurs de son responsable avec qui elle passe beaucoup de temps.

La secrétaire a un métier où elle rencontre continuellement des gens. Elle doit donc aimer le contact et donner bonne impression. Une bonne présentation et le sens du relationnel sont des qualités essentielles.

Evolution du métier

La secrétaire peut se spécialiser ou après quelques années d’expériences envisager de devenir Assistante de direction.  Les tâches seront alors plus variées et elle se verra accorder plus de responsabilités. Il est aussi possible de faire quelques formations professionnelles en interne pour accéder plus rapidement à des promotions.

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