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3 actions clé pour gérer son entreprise comme un pro

Publié le 7 avril 2015
Parce qu’un entrepreneur se doit de tout gérer simultanément, il arrive qu’il se sente un peu dépassé. Du budget prévisionnel, à la gestion, en passant par l’exploitation, vous devez vous occuper de tout et vous n’arrivez pas à tout faire ? Pour mener votre entreprise à bon port, prenez le reflexe de déchiffrer vos tableaux de bords. Ils sont certes parfois longs et fastidieux, mais leur utilité est sans conteste. Quelles sont donc les méthodes et solutions pour optimiser la performance de votre société et comment être un bon pilote qui réussit à minimiser les risques d’échec de son entreprise ?
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Appliquer la méthode des entrepreneurs qui réussissent  

Les plus grands entrepreneurs vous diront qu’ils ont appliqué la fameuse méthode du « Agir, Apprendre, Recommencer ». Ces trois principales actions résument à elles seules une des méthodes à succès pour optimiser la performance de son entreprise. Ainsi, cette approche va permettre aussi bien aux vieilles entreprises qu’à celles en cours de lancement de sécuriser leur avenir. Dans les deux cas, il est important de réaliser que l’avenir est incertain et qu’il faut donc renoncer à le prévoir. Mais comment donc, me direz-vous, assurer son avenir si l’on n’a pas une idée claire sur où on veut aller ? Voici donc comment contourner la question au travers de 3 axes clés :

  • AGIR : avant de vous lancer dans un plan d’action donné, assurez-vous de prendre le minimum de risques. Ce n’est un secret pour personne que la trésorerie est le cœur de l’entreprise. Prévoyez donc précisément vos mouvements de trésorerie pour ne pas créer de déséquilibre fatal. N’absorbez pas de sommes supérieures à ce que votre trésorerie peut se permettre. Les prévisionnels de trésorerie se font en général de façon mensuelle pour plus de précision. Faites en sorte d’avoir un plan de trésorerie clair et détaillé pour les 3 prochains mois. Ceci vous permet de savoir à l’avance si vous pourrez vous constituer une réserve suffisante à l’issue de cette période. Il arrive que le dirigeant ne soit pas un bon financier et qu’il n’ait pas les connaissances requises pour savoir ce qu’est une trésorerie suffisante. Dans ce cas, n’hésitez surtout pas à faire appel à un expert-comptable pour vous éclairer de ses conseils et de son expertise.
  • APPRENDRE : n’attendez pas que votre expert-comptable vous donne votre bilan annuel pour vous intéresser à votre situation générale. Intéressez-vous en premier lieu à vos indicateurs. Ces derniers sont de deux sortes :

1. Les indicateurs d’action : comme leur nom l’indique, ils s’intéressent à vos actions prévues. Et là c’est à vous de vous en tenir à votre plan d’action pour réaliser les tâches planifiées.

2. Les indicateurs de résultat : ces derniers sont étroitement liés à vos actions et dépendent donc là aussi de vous. Cependant, certains facteurs externes peuvent influencer la réalisation de ces résultats.

Il est donc judicieux de faire un tableau pour confronter les deux indicateurs. L’ensemble des informations fournies vous sera précieux pour mettre le doigt sur vos manques et lacunes. Vous saurez ainsi de manière claire si vous n’avez pas atteint vos objectifs en raison d’un manque de temps, de ressources ou d’organisation.

  • RECOMMENCER : avant de réitérer les deux actions précédentes pour chaque mois, il est important d’analyser les données de votre chiffre d’affaires (CA). Il est important de classifier les provenances de votre CA et d’estimer s’il est utile ou pas de modifier la nature de vos actions et les efforts que vous y portez. En fonction de cela, corrigez vos prévisions de trésorerie pour les deux prochains mois et n’oubliez pas d’ajouter un mois de prévision. Vous serez parfois amené à modifier votre tableau de bord. Ainsi, en règle générale, pour chaque mois, examinez et étudiez les résultats du mois passé. Cette analyse vous apprendra toujours ce qu’il vous faudra modifier dans vos futures actions.  Assurez-vous que votre trésorerie sera positive pour les 3 prochains mois et que vous serez en mesure d’assurer vos créances. Le tableau de bord que vous construisez doit être lié à vos actions et vos objectifs. Cet instrument de pilotage est le reflet de ce que vous voulez réaliser. A la fin de chaque mois, faites le point sur vos résultats ainsi qu’une analyse complète de la situation globale.

Les erreurs à ne pas commettre 

Pour continuer à assurer comme un pro au sein de votre entreprise, il y a des erreurs à éviter. Sachez donc qu’il vous faudra éviter de :

  • Laisser de côté l’analyse de la performance de votre entreprise. Il faut toujours trouver le temps pour cela
  • Opter pour des indicateurs dont l’analyse vous donnera des informations fastidieuses et pas évidentes à interpréter. Il vous faut toujours choisir des indicateurs perspicaces vous délivrant une expertise claire et cohérente.
  • Élaborer un système trop lourd. Vous finirez par ne plus l’utiliser par manque de temps. Focalisez donc sur l’essentiel
  • Se passer des conseils d’un expert-comptable en pensant vous en sortir tout seul. Cette économie de bout de chandelle risque de vous faire perdre du temps et de vous faire prendre des risques inutiles. Chargez vous de la gestion et laissez la comptabilité à un expert
  • Élaborer un plan d’action un peu flou concernant les actions à mener, les clients à atteindre ou les résultats à réaliser
  • Laisser les problèmes de trésorerie s’accumuler dans le temps. Cela pourrait être fatal à votre entreprise
  • Laisser des prix trop bas. La connaissance des prix d’achat est essentiel. Il est possible d’agir sur des prix de vente trop bas, qui pourraient mettre en péril la marge ou le chiffre d’affaires de votre entreprise
  • Si les produits que vous fabriquez ou revendez ne sont pas à la hauteur des attentes de vos clients c’est la notoriété de votre entreprise qui en prend un coup… la confiance de votre clientèle sera difficile à récupérer en cas de souci. Ne négligez pas la qualité des produits.
  • Être en sur-stockage présente un risque financier important. Ne  négligez pas le contrôle des niveaux de vos stocks. Si les stocks ne sont pas utilisés, le BFR risque d’augmenter. Cette augmentation peut mettre votre trésorerie en mauvaise posture
  • Allonger les délais de facturation. Il vaut mieux veiller à obtenir les règlements des clients dans des délais courts
  • Pensez que les délais de livraison ne sont pas à respecter
  • Investir sans cohérence

Connaitre le vocabulaire de la gestion 

  • Point mort ou Seuil de rentabilité. Ce seuil comme son nom l’indique est atteint lorsque l’entreprise devient rentable. Les activités génèrent des pertes au démarrage.
  • Le fonds de roulement constitue l’argent disponible pour financer les activités quotidiennes de l’entreprise
  • Le besoin en fonds de roulement : Le BFR va être différent selon l’activité journalière, le cycle de vie de l’entreprise, les ventes réalisées et les produits stockés. Le banquier doit avoir prévu ces différences de liquidités fréquentes.

En somme, être entrepreneur c’est être le pilote de son entreprise et ne rien laisser au hasard. Il est donc important de vous concentrer sur vos priorités : les clients, la production et la facturation. Il faut cependant ne pas omettre de toujours garder un œil sur vos tableaux de bord. Ces derniers vous accompagnent dans votre développement et vous aident à rester sur la route à suivre.

Vous voulez créer votre tableau de bord seul ? Téléchargez nos modèles ici 

Et vous, comment départagez-vous votre temps pour vaquer à toutes vos responsabilités de dirigeant ?

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